Інформаційний лист при прийомі на роботу – важливий інструмент при оформленні на роботу

1. Що вимагає КЗпП
2. Як повідомляти працівників
3. Коли надавати інформаційний лист
4. Скільки екземплярів інформаційного листа треба зробити
5. Особливі умови повідомлення дистанційників
6. Про що повідомляти під підпис

Що вимагає КЗпП

Відповідно до ст. 29 Кодексу законів про працю до початку роботи роботодавець зобов'язаний в узгоджений з працівником спосіб інформування працівника про:

1. місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
2. визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;
3. права та обов’язки, умови праці;
4. наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги й компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору – під підпис;
5. правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
6. проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони;
7. організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
8. тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
9. процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

Як повідомляти працівників

З усією інформацією, передбаченою ч. 1 ст. 29 КЗпП, ми так чи інакше ознайомлюємо працівника, отримуємо від нього згоди, підписи тощо.

Так, з місцем роботи ми ознайомлюємо працівника, коли видаємо наказ про прийняття працівника на роботу. Він бачить, куди він працевлаштовується, до якого підприємства.

Про свою посаду також знає або з наказу про прийняття на роботу, або, в тому числі з трудового договору.

Про перелік посадових обов'язків – з трудового договору та посадової інструкції. Права та обов'язки, знову ж таки, – з посадової інструкції, трудового договору, наказу про відпустки тощо.

Інструктажі з пожежної безпеки, з охорони праці працівник проходить окремо, проставляє свій підпис у відповідних журналах.

Але додатково ще маємо оформити узагальнюючий документ, де зафіксовано всю цю інформацію.

Форма, як саме маємо інформувати працівника, не встановлена. Ба більше, зазначено, що це відбувається в узгоджений із працівником спосіб, а отже, в принципі, кожен роботодавець може на свій розсуд розробити свою довільну форму такого інформування.

Ми, наприклад, пропонуємо відповідний Інформаційний лист для працівника при прийнятті на роботу.

Більше інформації про нюанси працевлаштування на курсі «Професія. Кадровик з нуля до профі: прийняття, звільнення, відпустки, військовий облік»

Коли надавати інформаційний лист

Чітко зазначено, що надаємо інформаційний лист чи повідомляємо про умови праці до початку роботи. Найбезпечніший варіант – ознайомити з таким документом в день, коли укладається трудовий договір чи видається наказ про прийняття працівника на роботу.

Але в принципі можемо це зробити й в день працевлаштування, але до того, як працівник безпосередньо почне працювати, виконувати свої функціональні обов'язки.

Скільки екземплярів інформаційного листа треба зробити

Стаття 29 Кодексу законів про працю не визначає необхідності видавати інформаційний лист на руки. Фактично, це має бути таке підтвердження, що роботодавець виконав свій обов'язок.

Але деякі роботодавці на практиці оформлюють інформаційний лист у двох екземплярах. Один залишають в себе як підтвердження того, що вони виконали свої вимоги, інший видають працівникам на руки, тому що дійсно там передбачено дуже важливу і корисну інформацію, в тому числі для працівників.

Особливі умови повідомлення дистанційників

Частиною 2 ст. 29 КЗпП визначено:

При укладенні трудового договору про дистанційну роботу роботодавець забезпечує виконання пунктів 1, 3, 5, 7–9 частини першої цієї статті та у разі потреби надає працівникові необхідні для виконання роботи обладнання та засоби, а також рекомендації щодо роботи з ними. Інформування може здійснюватися у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі

Отже, при працевлаштуванні на дистанційну роботу (зауважте: про надомну тут не йдеться!) слід повідомити працівника про:

1. місце роботи, трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
2. права та обов’язки, умови праці;
3. правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору;
4. організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
5. тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
6. процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

Бачимо, що дозволені дистанційні інструктажі. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися додаткові умови щодо безпечної праці.

Про що повідомляти під підпис

Відповідно до ч. 3 ст. 29 КЗпП:

Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису

Формально з більшістю умов, визначених ч. 1 ст. 29 КЗпП можемо ознайомити працівника онлайн, наприклад, якщо працівник має свій електронно-цифровий підпис і може підписати відповідний документ.

Крім того, у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника. Наприклад, ознайомлення і підтвердження ознайомлення з відповідною інформацією може відбуватися через певний месенджер чи через електронну пошту. Але тут маємо видати відповідний наказ, зафіксувати ці альтернативні способи комунікації.

Увага! В такий спосіб не можна ознайомити про небезпечні чи шкідливі виробничі фактори

Відповідно до ч. 3 ст. 29 КЗпП:

У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної пунктом 4 частини першої цієї статті, що доводиться до відома працівників у порядку, встановленому цією статтею.

Про це маємо повідомити працівника під його особистий підпис. В такому випадку навіть наявність електронного цифрового підпису нас не може врятувати, тим паче якщо обмін інформацією здійснюється за допомогою альтернативних способів комунікації. Краще все ж таки перестрахуватися та отримати саме живий підпис в будь-якому випадку.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Інформаційний лист для працівника при прийнятті на роботу

Наказ про затвердження Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Статті та консультації на тему:

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Прийняття на роботу дистанційно: правила та нюанси

Інформуємо правильно про робоче місце працівника