🚀 Відео, документи та AI-Консультант — усе для вашої зручності в одному місці
Підпис документів кадровика через КЕП: можливості та оформлення
Підкажіть, будь ласка, чи можна підписувати Заяву на прийом, Трудовий договір і інші документи, які підписуємо при прийомі на роботі через КЕП, наприклад у Вчасно?
Якщо так, то чи маємо ми це десь в документах прописати чи як правильно це оформити?
Так, можна.
Заяву про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір та інші кадрові документи можна створювати й підписувати в електронній формі з використанням КЕП, зокрема через сервіс «Вчасно». Однак роботодавцю необхідно належно організувати електронний документообіг і врахувати вимоги трудового законодавства та правила зберігання документів.
Кадрові документи там можна підписувати усі. Обмеження становлять інші документи - статут, свідоцтва, інші установчі документи компанії. Щодо зберігання, то сервіс Вчасно зберігає підписані документи у хмарному архіві протягом 25 років. Але для багатьох кадрових документів цього строку недостатньо.
Зокрема для особових справ працівників, особових карток (форма П-2), кадрових наказів про прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду, оплату праці тощо, що мають зберігатися 75 років згідно зі пунктом «б» статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 Nº 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14.
Тому згідно з вимогами законодавства (пункт 4 розділу | Порядку Nº 1886/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25) установи, в яких здійснюється електронний документообіг, зобовʼязані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній. Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи.
Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. Тобто не може бути одночасно два оригінали - у електронній формі та у паперовій формі. У паперовій - тільки копія. Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) - заяв працівників, повідомлень, графіків, звітів тощо у паперовій формі не є обовʼязковим.
Реламентйте питання, наприклад в інструкції з діловодства.
Буде корсиною стаття "Паперовий та електронний гібрид в кадровому документообігу" https://kadroland.com/news/11485-paperovii-ta-elektronnii-gibrid-v-kadrovomu-dokumentoobigu
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Відповідь АІ відхилено експертом
Вимоги до заповнення графи 9 військового обліку: прописка і проживання
Вибір посади для підвищення інженера з проектно-кошторисної роботи
Можу обрати посаду «Головний інженер з проектно-кошторисної роботи»?? (зберігається код 2142.2, вірно?). Нормативне обгрунтування…
Запит щодо звіту по інвалідам для підприємств з малим штатом
Дякую…
Проблеми з мобілізованими: як повернути їх в Дії
Запит на посилання відеолекції про звіряння списків військового обліку
Відповідь АІ схвалено експертом
Актуалізація військового обліку: видалення звільненого працівника з Реєстру
Вибір посади для категорійного менеджера за класифікатором професій
Виключення військовозобов'язаного працівника з обліку: правильні дії підприємства
Відповідь АІ схвалено експертом
Соціальні пільги та гарантії працівників у колективному договорі
Обов'язки директора щодо укриття під час тривоги працівників
Підкажіть, будь ласка.
В організації відсутнє укриття і безпечний простір. Є офіційне укриття через дорогу (300 м).
Директор видав наказ про режим роботи при жовтій і червоній загрозі. Є інструкція як діяти. Всі 10 працівників підписали про…
Відповідь АІ схвалено і доповнено експертом
Відрядження працівниці за кордон: законність та податкові ризики
Як подати графік Чорнобильської відпустки на пенсійному сайті
Суперечка з ТЦК: чи вказувати звільнених працівників у списках
Чи має значення статус військовозобов'язаного для бронювання працівника
підкажіть, будь ласка, маю працівника зі званням - головний сержант, який в грудні 2023 р. був звільнений у ЗАПАС через наявність дружини з інвалідністю. В Резерві він просто Військовозобов'язаний, не резервіст. Заброньований в нас, а до цього був заброньований…
Чи може мобілізований ФОП продовжувати діяльність під час служби
Виключення посад із розрахунку СКШП для осіб з інвалідністю
Відповідь АІ схвалено експертом
Суміщення посад з матеріальною відповідальністю: можливості та обмеження
Відповідь АІ схвалено і доповнено експертом
Штрафи і ризики для компанії під час перевірки ТЦК
Підскажіть будьласка, що загрожує компанії та які штрафи, якщо планується перевірка від ТЦК, а в компанії є співробітники: 1. не стоять на обліку в ТЦК, 2. у розшуку, 3. Не обновили дані ( не має Резерв+ , а є старі військові білет)…
Пакет документів для прийому нових працівників у компанії
Відповідь АІ схвалено експертом
