Паперовий та електронний гібрид в кадровому документообігу

1. Кадровий облік в електронній та паперовій формах: що передбачено законодавством
2. Чи потрібно дублювати електронні документи на папері
3. Інструкція з діловодства: дві чи одна
4. Як ведеться реєстрація кадрових документів при гібридному діловодстві
5. Висновки

Кадровий облік в електронній та паперовій формах: що передбачено законодавством

Ключові моменти організації кадрового діловодства в електронній формі містяться у таких нормативних актах.

1. Кодекс законів про працю (далі – КЗпП).

Так, у ст. 29 КЗпП зазначено, що ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника.

2. Закон України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851).

Він встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Відповідно до ст. 8 Закону №851 юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму, а допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Тобто електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові

3. Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін'юсту від 11.11.2014 №1886/5 (далі – Порядок № 1886/5).

Документ встановлює загальні вимоги щодо ведення електронного документообігу, організації роботи з електронними документами у діловодстві на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності та щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

4. Порядок впровадження електронного документообігу у сфері трудових відносин, затверджений наказом Міністерства економіки від 28.10.2021 №839-21 (далі – Порядок № 839-21).

Порядок №839-21 було змінено у 2026 році на підставі наказу Мінекономіки від 26.03.2026 №4408 (набрав чинності з 01.05.2026). Якщо раніше Порядок №839-21 регулював тільки документообіг в системі управління охороною праці, то тепер він поширюється на документообіг у сфері трудових відносин, а тому він є обов’язковим для всіх роботодавців, які прийняли рішення про впровадження електронного документообігу у цій сфері.

Рішення про перехід на електронний документообіг оформлюється відповідним наказом або розпорядженням роботодавця (п. 1 Порядку №839-21).

Одночасно з прийняттям такого рішення роботодавець зобов’язаний затвердити (п. 3 Порядку №839-21):

1. перелік документів, ведення яких передбачається в електронній формі;
2. порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення таких документів.

Виходячи з цієї норми Порядку №839-21 можна зробити висновок, що роботодавець може вести свій документообіг одночасно як в електронній формі, так і в паперовій (тобто, деякі документи будуть мати електронну форму відповідно затвердженого роботодавцем переліку, а деякі – паперову). Немає заборони на ведення документообігу в «гібридній» формі та в інших вищезазначених нормативних документах.

Отже, законодавство допускає організацію документообігу таким чином, щоб одні документи створювалися та опрацьовувалися в електронній формі, а інші — у паперовій, за умови визначення відповідного порядку у внутрішніх документах роботодавця.

Чи потрібно дублювати електронні документи на папері

Таке запитання найчастіше виникає у роботодавців, які запроваджують електронний документообіг. Для відповіді на нього звернемося насамперед до норм Порядку №1886/5.

Так, у п. 4 розд. І Порядку №1886/5 зазначено, що підприємства, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній. При цьому створення документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим.

Також в цій нормі передбачено, що проходження в діловодстві підприємства одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. А паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи.

Отже, виходячи з цих приписів законодавства, роботодавцю слід розуміти, що для зберігання кадрових документів, які було створено в електронній формі, необхідно обов’язково створювати засвідчені паперові копії документів постійного та тривалого зберігання. Всі інші кадрові документи можуть дублюватися копіями тільки за бажанням роботодавця. Тобто, визначальним в цьому питанні є строк зберігання електронних документів, передбачений законодавством.

Важливий нюанс! «Дублювання» електронних документів на папері здійснюється шляхом створення належним чином засвідчених паперових копій. Тобто документ один, але у нього є паперова копія

Щодо строків зберігання електронних документів зазначимо, що відповідно до ст. 13 Закону №851 строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Відповідно до п. 3 гл. 2 розд. V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила № 1000/5), відрізняють такі категорії документів:

1. постійного зберігання;
2. тривалого (понад 10 років) зберігання;
3. тимчасового зберігання (до 10 років включно).

А строки зберігання документів визначаються відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 №578/5, (далі – Перелік № 578/5).

У п. 1.8 Переліку №578/5 також зазначено, що строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

В Переліку №578/5 строки зберігання кадрових документів, здебільшого наведено в гл. 6 «Робота з кадрами» розд. І.

Так, наприклад, особові справи працівників підлягають зберіганню 75 років (ст. 493 Переліку №578/5). Тому, всі документи, які належать до особової справи, створені в електронній формі доведеться «продублювати» для зберігання в паперову форму (тобто, зробити паперову копію електронного документа).

А от, наприклад, документи про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати (графіки, заяви, відомості) підлягають зберіганню 1 рік (ст. 515 Переліку №578/5). Тому ці документи, створені в електронній формі не потрібно дублювати на папері.

Зверніть увагу! Докладніше про строки зберігання кадрових документів ви можете дізнатися з нашого довідника «Строки зберігання документів»

Інструкція з діловодства: дві чи одна

Якщо роботодавець веде кадровий облік із застосуванням електронної та паперової форми, то в нього закономірно виникає питання:

скільки інструкцій з діловодства йому потрібно затверджувати: дві (для кожного виду документообігу окремо), чи одну, в якої всі процеси документообігу будуть уніфіковані?

Наявність на підприємстві інструкції з діловодства передбачена п. 7 розд. І Правил №1000/5. У цій нормі передбачено, що інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом підприємства, а розробляти її повинна уповноважена служба діловодства, при цьому відносно цієї інструкції зазначено, що нею

Аналогічні приписи є також у Порядку №1886/5. Тут вказано, що порядок організації електронного документообігу визначається інструкцією з діловодства підприємства з урахуванням вимог нормативно-правових актів у сфері діловодства, а також технічних і програмних засобів, що функціонують на підприємстві (п. 1 гл. 1 розд. ІІІ Порядку №1886/5). При цьому документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються на підприємстві на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу (п. 2 гл. 1 розд. ІІІ Порядку № 1886/5).

Отже, якщо документообіг ведеться роботодавцем у гібридній формі – частково в електронній, а частково – в паперовій, то всі питання документообігу варто затвердити в одній інструкції з діловодства.

Докладніше про розробку та затвердження інструкції з діловодства можете дізнатися з наших статей:

1. «Інструкція з діловодства: поради з практики підготовки»;
2. «Інструкція з діловодства – на що звернути увагу під час розробки».

Як ведеться реєстрація кадрових документів при гібридному діловодстві

Реєстрація паперових документів здійснюється відповідно до вимог гл. 3 розділу IIІ Правил №1000/5. Реєстрація здійснюється із застосуванням однієї з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова або автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

При реєстрації документів застосовуються, зокрема, такі правила:

1. документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;
2. документи реєструються за документопотоками (вхідні, вихідні, внутрішні);
3. документи реєструються лише один раз (вхідні – у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час), створювані – у день підписання або затвердження).

Правила реєстрації електронних документів визначено гл. 9 розд. III Порядку №1886/5. Звісно, для електронної форми документів використовується тільки автоматизована наскрізна електронна реєстрація, причому разом з документами з іншими носіями інформації.

Отже, вважаємо, виходячи з вищенаведених норм, що у разі застосування роботодавцем електронного документообігу одночасно з паперовим, доцільно вести єдину реєстрацію всіх документів одного типу, незалежно від його форми (електронна, або паперова). Це допоможе уникнути дублювання реєстрації документів, «задвоєння» номерів тощо. Тим більше, що для електронних та паперових документів застосовується єдина номенклатура справ (п. 1 гл. 1 розділ. IV Правил №1000/5): номенклатура справ призначена для встановлення на підприємствах єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах.

Порядок реєстрації документів також визначається в інструкції з діловодства підприємства.

Також цей висновок підтверджується положеннями Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55 (далі – Інструкція № 55). Так, у п. 38 Інструкції №55 зазначено, що вхідні, внутрішні, вихідні, інші документи незалежно від форми їх створення, підготовлені в установі, реєструються в системі електронного документообігу.

Дія Інструкції №55 розповсюджується на органи виконавчої влади та бюджетні установи, але комерційні підприємства можуть застосовувати її приписи за бажанням.

Висновки

1. Законодавство не забороняє роботодавцям вести кадровий облік в «гібридним» способом, коли частина документів оформлюється в електронній формі, а частина – в паперовій. Головне – чітко визначитися з переліком документів, які будуть мати електронну форму, а які – паперову та закріпити це у внутрішніх документах, зокрема, в інструкції з діловодства підприємства.
2. Інструкція з діловодства оформлюється одна, не потрібно окремо затверджувати інструкцію щодо електронного документообігу, а окремо – щодо паперового. Все має бути уніфіковано в одному документі.
3. Якщо кадрові документи створюються в електронній формі, то для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання необхідно створювати також їх засвідчені паперові копії. Для документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) створення паперових копій не є обов’язковим.

Шаблони та зразки документів:

Інструкція з діловодства в електронній формі

Інструкція з діловодства

Мінікурси на тему:

Обов’язкові кадрові документи – 2026: повний практичний список

Примірні форми заяв, наказів, графіку відпусток, штатного розпису з 09.07: обов’язкові чи ні

Статті та консультації на тему:

Внесення змін до інструкції з діловодства на підприємстві + зразок наказу

Інструкція з діловодства: поради з практики підготовки

Інструкція з діловодства – на що звернути увагу під час розробки

Зміни до Типової інструкції з діловодства: що мають врахувати підприємства

Локальні документи підприємства (положення, правила, посадові інструкції): розроблення, оновлення, ознайомлення працівників

Чи треба роздруковувати заяви та накази в електронному вигляді

Скільки зберігати електронні заяви та накази

Особова картка форми П-2: ручне чи електронне ведення