
Діловодство
29.04.2026
Чи треба роздруковувати заяви та накази в електронному вигляді
Якщо використовувати Dubidoc (або інший ресурс), документацію після підписання потрібно роздруковувати чи достатньо зберігати в електрону варіанті?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Згідно з вимогами архівного законодавства та законодавства у сфері електронного документообігу, роздруковувати та засвідчувати належним чином паперові копії електронних документів слід лише в тому разі, якщо ці документи мають постійний та тривалий (понад 10 років) строк зберігання.
Так, для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі, уповноважена особа виготовляє паперові копії таких документів, які вона засвідчує (абз. 7 ст. 193 розд. VI Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55).
Зокрема, це накази з кадрових питань про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, оплату праці, зміну біографічних даних, надання відпустки без збереження заробітної плати та деяких видів соціальних відпусток тощо, строк зберігання яких становить 75 років згідно зі пунктом «б» статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).
Але це не обов’язково робити одразу після підписання відповідних документів. Зазвичай роздруковують та засвідчують паперові копії вже після закриття електронної справи по завершенні діловодного року. А особові справи працівників (якщо вони також ведуться в електронному вигляді), слід роздруковувати лише після звільнення працівників, так як особові справи також мають тривалий строк зберігання – 75 років, і обов’язково передаються в архів юрособи.
Усі кадрові документи, що мають тимчасовий строк зберігання (до 10 років включно), зокрема, графік та заяви про відпустки, кадрові накази тимчасового строку зберігання і навіть посадові та робочі інструкції працівників (за винятком деяких посад і професій) – достатньо зберігати в електронному варіанті за умови, що вони підписані, завізовані із застосуванням КЕП/УЕП та мають електронну відмітку про ознайомлення.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Внутрішній опис зведеної особової справи
Інструкція з діловодства в електронній формі
Мінікурси на тему:
Накази на підприємстві: види, строки зберігання та правила реєстрації
Статті та консультації на тему:
Формування та зберігання справ у поточному діловодстві
Строк та місце зберігання кадрових документів: робочі ситуації
Експертна комісія та строки зберігання: повний гайд з експертизи документів
Скільки зберігати електронні заяви та накази
Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи
Як передавати е-документи до архіву: чи треба роздруковувати всі накази
Військовий облік
31.07.2026
Наказ про обов'язкове повідомлення про зміну облікових даних
Розглянемо, як оформити наказ про обов'язкове повідомлення працівниками роботодавця про зміну військово-облікових даних відповідно до п. 34 Порядку № 1487, щоб забезпечити своєчасне внесення змін до персонального військового обліку та виконання обов'язку щодо інформування ТЦК та СП. Зразок наказу допоможе роботодавцю організувати ведення військового обліку відповідно до вимог чинного законодавства України.

Трудова книжка
31.07.2026
Кому потрібно передавати сканкопії до ПФУ після 2 серпня
З 2 серпня ПФУ не матиме права вимагати від громадян документи для призначення пенсії, якщо необхідні відомості вже містяться в державних електронних реєстрах. Водночас за відсутності в реєстрах необхідних даних особу проінформують про необхідність подати відповідні документи. Зокрема, це можна зробити шляхом передачі сканкопій на вебпортал ПФУ

Мобілізовані / Добровольці ТРО
31.07.2026
Нова постанова КМУ про реєстр «Оберіг»: що містить, як працює і як перевірити свої дані
Міноборони повідомило, що Уряд затвердив актуальний порядок ведення Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів (ЄДРПВР) постановою КМУ від 29.07.2026 № 981. Документ визначає, як до нього вносять та оновлюють дані, як виправляють помилки та як людина може безоплатно отримати інформацію про себе

Соціальне страхування / Пенсії
31.07.2026
Пенсії, соцвиплати та прожитковий мінімум можуть змінитися: що готують у Раді
У Верховній Раді та Мінсоцполітики обговорили майбутні зміни у пенсійній системі, соціальних виплатах і порядку визначення прожиткового мінімуму. Дізнайтеся більше про підготовку комплексної реформи

Діловодство
31.07.2026
Архівний опис справ з кадрових питань: правила складення, відповідальні особи та зразок
Складення архівного опису справ з кадрових питань викликає ряд питань навіть у досвідчених кадровиків. Хто має бути укладачем цього опису? Яку форму використовувати? Чим він відрізняється від опису справ відділу кадрів? Схвалювати чи погоджувати цей опис на засіданні експертної комісії? Відповіді на ці та інші практичні питання – у статті

Відпустки неоплачувані
30.07.2026
Відпустка для догляду за дитиною до 6 років: оформлення від А до Я
Сьогодні все частіше трапляються випадки, коли дитина й після виповнення трьох років потребує домашньої опіки. Перед батьками та роботодавцями постають питання: як оформити відпустку для догляду за дитиною до 6 років? Які документи потрібні? Хто саме може піти у відпустку? Чи можна її перервати та вийти на роботу? Відповіді у нашій статті

Мобілізовані / Добровольці ТРО
30.07.2026
Працівника мобілізували «за добу» без ВЛК: суд скасував призов
Військовозобов'язаного фактично за одну добу доставили до ТЦК, провели «експрес-ВЛК» та направили до військової частини. Суд розглянув справу, встановив порушення процедури проходження ВЛК, скасував висновок про придатність, наказ про призов і наказ про зарахування до військової частини. Водночас рішення ще не набрало законної сили та може бути оскаржене

Особливі працівники
30.07.2026
Внесок за невиконання нормативу 4%: хто може не платити і не звітувати
Хто подає звіт та сплачує внесок за невиконання нормативу 4%: головне підприємство чи відокремлений підрозділ? ДПС в індивідуальній податковій консультації зазначає: все залежить від юридичного статусу підрозділу

Умови праці
30.07.2026
Підприємство «переїхало», а працівник відмовляється працювати в новому місці: що вирішив Суд
Під час воєнного стану роботодавці нерідко змушені переміщувати підприємство або переводити працівників на роботу в іншу місцевість. Але чи може працівник відмовитися від такого переведення і які наслідки матиме його рішення? Таке питання стало причиною судового позову від працівника. Верховний Суд визначив, коли роботодавець має право звільнити працівника, а коли відмова від переведення не є підставою для припинення трудових відносин

Бронювання
30.07.2026
Бронювання після останніх змін: запитання і відповіді для тих, хто остаточно заплутався
Ви запитуєте — ми відповідаємо. Після останніх змін у питаннях критичності та бронювання роботодавці масово звертаються до нас із однаковими запитаннями. Ми зібрали найпоширеніші з них в одному матеріалі.

Оплата праці
30.07.2026
Мінімалка – 9546 грн, прожитковий мінімум – 3691 грн: профспілки подали пропозиції до Держбюджету-2027
У 2027 році мінімальну зарплату планують підвищити до 9546 грн, а прожитковий мінімум для працездатних осіб – до 3691 грн. Профспілки вважають такі показники недостатніми та підготували свої пропозиції до проєкту Держбюджету-2027

Оплата праці
30.07.2026
Чи втратить працівник субсидію, якщо йому збільшено оклад
Повідомили працівникам про підвищення окладу з 01.08.2026. Один працівник відмовляється, мотивуючи тим, що може втратити право на субсидію. Чи дійсно працівник може втратити субсидію через підвищення окладу? І чи може він відмовитися від підвищення окладу?

Посадові інструкції
30.07.2026
Посадова інструкція керуючого магазином
Зразок посадової інструкції керуючого магазином допоможе правильно визначити посадові обов’язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги відповідно до Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. Використовуйте готовий шаблон як основу та адаптуйте його з урахуванням специфіки діяльності вашого підприємства.

Бронювання
30.07.2026
Спрощеного підтвердження критичності може не бути у кількох областях: що повідомляють роботодавці
Роботодавці повідомляють, що окремі обласні військові адміністрації не планують підтверджувати критичність за спрощеною процедурою. Зокрема, про застосування лише повного порядку розповідають представники підприємств Київської та Рівненської областей









