Чи треба роздруковувати заяви та накази в електронному вигляді

Якщо використовувати Dubidoc (або інший ресурс), документацію після підписання потрібно роздруковувати чи достатньо зберігати в електрону варіанті?

1

43


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Згідно з вимогами архівного законодавства та законодавства у сфері електронного документообігу, роздруковувати та засвідчувати належним чином паперові копії електронних документів слід лише в тому разі, якщо ці документи мають постійний та тривалий (понад 10 років) строк зберігання.


Так, для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі, уповноважена особа виготовляє паперові копії таких документів, які вона засвідчує (абз. 7 ст. 193 розд. VI Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55).


Зокрема, це накази з кадрових питань про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, оплату праці, зміну біографічних даних, надання відпустки без збереження заробітної плати та деяких видів соціальних відпусток тощо, строк зберігання яких становить 75 років згідно зі пунктом «б» статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).


Але це не обов’язково робити одразу після підписання відповідних документів. Зазвичай роздруковують та засвідчують паперові копії вже після закриття електронної справи по завершенні діловодного року. А особові справи працівників (якщо вони також ведуться в електронному вигляді), слід роздруковувати лише після звільнення працівників, так як особові справи також мають тривалий строк зберігання – 75 років, і обов’язково передаються в архів юрособи.


Усі кадрові документи, що мають тимчасовий строк зберігання (до 10 років включно), зокрема, графік та заяви про відпустки, кадрові накази тимчасового строку зберігання і навіть посадові та робочі інструкції працівників (за винятком деяких посад і професій) – достатньо зберігати в електронному варіанті за умови, що вони підписані, завізовані із застосуванням КЕП/УЕП та мають електронну відмітку про ознайомлення.



Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Внутрішній опис зведеної особової справи

Наказ про запровадження альтернативних способів електронної комунікації з кадрового діловодства (ФОП)

Інструкція з діловодства в електронній формі


Мінікурси на тему:


Накази на підприємстві: види, строки зберігання та правила реєстрації


Статті та консультації на тему:


Формування та зберігання справ у поточному діловодстві

Строк та місце зберігання кадрових документів: робочі ситуації

Експертна комісія та строки зберігання: повний гайд з експертизи документів

Скільки зберігати електронні заяви та накази

Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи

Як передавати е-документи до архіву: чи треба роздруковувати всі накази

1

43

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

2

16

3

88

7

3804

20

24642

3

197

3

195

3

156

2

172

1

92

1

2

4

691

3

876

3

168

3

464

26

27091

11

11464

7

1223

4

2141

5

11920