
Діловодство
29.04.2026
Чи треба роздруковувати заяви та накази в електронному вигляді
Якщо використовувати Dubidoc (або інший ресурс), документацію після підписання потрібно роздруковувати чи достатньо зберігати в електрону варіанті?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Згідно з вимогами архівного законодавства та законодавства у сфері електронного документообігу, роздруковувати та засвідчувати належним чином паперові копії електронних документів слід лише в тому разі, якщо ці документи мають постійний та тривалий (понад 10 років) строк зберігання.
Так, для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі, уповноважена особа виготовляє паперові копії таких документів, які вона засвідчує (абз. 7 ст. 193 розд. VI Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55).
Зокрема, це накази з кадрових питань про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, оплату праці, зміну біографічних даних, надання відпустки без збереження заробітної плати та деяких видів соціальних відпусток тощо, строк зберігання яких становить 75 років згідно зі пунктом «б» статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).
Але це не обов’язково робити одразу після підписання відповідних документів. Зазвичай роздруковують та засвідчують паперові копії вже після закриття електронної справи по завершенні діловодного року. А особові справи працівників (якщо вони також ведуться в електронному вигляді), слід роздруковувати лише після звільнення працівників, так як особові справи також мають тривалий строк зберігання – 75 років, і обов’язково передаються в архів юрособи.
Усі кадрові документи, що мають тимчасовий строк зберігання (до 10 років включно), зокрема, графік та заяви про відпустки, кадрові накази тимчасового строку зберігання і навіть посадові та робочі інструкції працівників (за винятком деяких посад і професій) – достатньо зберігати в електронному варіанті за умови, що вони підписані, завізовані із застосуванням КЕП/УЕП та мають електронну відмітку про ознайомлення.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Внутрішній опис зведеної особової справи
Інструкція з діловодства в електронній формі
Мінікурси на тему:
Накази на підприємстві: види, строки зберігання та правила реєстрації
Статті та консультації на тему:
Формування та зберігання справ у поточному діловодстві
Строк та місце зберігання кадрових документів: робочі ситуації
Експертна комісія та строки зберігання: повний гайд з експертизи документів
Скільки зберігати електронні заяви та накази
Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи
Як передавати е-документи до архіву: чи треба роздруковувати всі накази
Соціальне страхування / Пенсії
15.09.2026
З 1 січня 2027 року допомога сім’ям з дітьми з інвалідністю до 71 000 грн на місяць: Закон підписано!
Верховна Рада 19 серпня ухвалила законопроєкт №14191, який докорінно змінює систему державної підтримки сімей з дітьми з інвалідністю. З 2027 року запровадять базову величину від 4000 грн, переглянуть розміри соціальних виплат і надбавок на догляд, а також запровадять нові соціальні послуги для дітей та їхніх батьків

Відповідальність / Перевірки
15.09.2026
ПФУ оприлюднив плани перевірок роботодавців: кого перевірять у IV кварталі
Пенсійний фонд розпочав затверджувати та оприлюднювати квартальні плани документальних перевірок страхувальників. Роботодавцям уже варто перевірити, чи потрапило їхнє підприємство до плану на IV квартал 2026 року та підготувати документи щодо використання коштів на лікарняні й інші страхові виплати

Сумісництво
15.09.2026
Повний робочий день за сумісництвом: коли це можливо
Приймаємо головного бухгалтера на ТОВ за сумісництвом на повний робочий день. З її слів за основним місцем роботи вона працює віддалено у вільний час. Чи потрібно якесь підтвердження, що в нас вона може працювати повний день?

Відпустки неоплачувані
15.09.2026
Не можна просто відкликати з відпустки: що робити, якщо працівник у відпустці за «свій рахунок»
Працівник перебуває у відпустці без збереження заробітної плати, але роботодавцю терміново потрібно повернути його до роботи. Чи можна достроково припинити таку відпустку та оформити повернення на роботу – пояснила Держпраці

Медогляди
15.09.2026
Медогляди працівників у 2027 році: 7 кроків, які має пройти роботодавець
Обов’язкові медичні огляди – зона відповідальності роботодавця, а Держпраці контролює, чи охоплені ними всі працівники, які цього потребують. Для підготовки до 2027 року роботодавцю потрібно визначити умови праці, скласти й погодити Перелік, повідомити працівників, сформувати поіменний Список та організувати медогляди за власний рахунок. Тримайте чек-лист із 7 кроків, щоб не пропустити жодного етапу

Соціальне страхування / Пенсії
14.09.2026
10 днів – інакше проблеми з виплатами: що потрібно повідомити Пенсійному фонду
Особи, які отримують пенсії, страхові чи соціальні виплати, житлові субсидії або пільги, повинні повідомляти Пенсійний фонд про зміни у своїх даних. Якщо не повідомити про зміни вчасно – можуть виникнути зайві виплати, які доведеться повернути

Відпустки неоплачувані
14.09.2026
До 60 днів без збереження зарплати: кому роботодавець зобов’язаний надати відпустку
Працівники з інвалідністю I, II та III груп мають право на відпустку без збереження зарплати, яку роботодавець зобов’язаний надати за їхнім бажанням. Розповідаємо, скільки днів такої відпустки можуть отримати працівники щороку та чи може роботодавець відмовити у її наданні

Робочий час
14.09.2026
Переведення годинників хочуть перенести з жовтня на вересень: що відомо
В Україні пропонують переводити годинники на зимовий час уже в останню суботу вересня, а не в жовтні. Відповідну петицію зареєстрували 10 вересня 2026 року. Розповідаємо, що пропонують змінити та коли за чинними правилами українці мають перейти на зимовий час цього року

Відповідальність / Перевірки
14.09.2026
Досягли граничного віку, але в «Резерв+» – «розшук»: чому так і що робити
Автоматичне виключення з військового обліку після досягнення граничного віку не анулює порушення правил військового обліку, які були зафіксовані раніше. Міноборони пояснило, що робити зі штрафом, якщо порушення виникло ще до виключення з військового обліку, та коли доведеться звертатися до ТЦК та СП

Відповідальність / Перевірки
14.09.2026
170 000 грн штрафу на керівника чи відповідальної особи за ВО не буде: комітет відхилив законопроєкт №16013-1
Законопроєкт №16013-1 пропонував штрафувати службових осіб на 170 000 грн, якщо порушення правил військового обліку призвело до взяття на облік особи, яка за законом не підлягає військовому обліку. 14 вересня профільний комітет ВРУ вирішив відхилити цей проєкт

Військовий облік
14.09.2026
Військовий облік жінок: Генштаб пояснив, куди включати працівниць офіцерського складу
Жінки-військовозобов’язані офіцерського складу мають бути включені до окремої групи Списків персонального військового обліку. У Генштабі ЗСУ пояснили, як діяти роботодавцю, якщо жінка перебуває на військовому обліку офіцерського складу

Військовий облік
14.09.2026
Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку з зазначенням заміни на період тимчасової відсутності
Відповідальну особу за ведення військового обліку визначають наказом відповідно до п. 8 Порядку № 1487, а за потреби в цьому ж наказі можна передбачити особу, яка замінюватиме її у разі відсутності. Такий наказ із встановленням доплати за ведення військового обліку належить до кадрових наказів тривалого строку зберігання — 75 років.











