
Діловодство
29.04.2026
Чи треба роздруковувати заяви та накази в електронному вигляді
Якщо використовувати Dubidoc (або інший ресурс), документацію після підписання потрібно роздруковувати чи достатньо зберігати в електрону варіанті?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Згідно з вимогами архівного законодавства та законодавства у сфері електронного документообігу, роздруковувати та засвідчувати належним чином паперові копії електронних документів слід лише в тому разі, якщо ці документи мають постійний та тривалий (понад 10 років) строк зберігання.
Так, для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі, уповноважена особа виготовляє паперові копії таких документів, які вона засвідчує (абз. 7 ст. 193 розд. VI Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55).
Зокрема, це накази з кадрових питань про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, оплату праці, зміну біографічних даних, надання відпустки без збереження заробітної плати та деяких видів соціальних відпусток тощо, строк зберігання яких становить 75 років згідно зі пунктом «б» статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).
Але це не обов’язково робити одразу після підписання відповідних документів. Зазвичай роздруковують та засвідчують паперові копії вже після закриття електронної справи по завершенні діловодного року. А особові справи працівників (якщо вони також ведуться в електронному вигляді), слід роздруковувати лише після звільнення працівників, так як особові справи також мають тривалий строк зберігання – 75 років, і обов’язково передаються в архів юрособи.
Усі кадрові документи, що мають тимчасовий строк зберігання (до 10 років включно), зокрема, графік та заяви про відпустки, кадрові накази тимчасового строку зберігання і навіть посадові та робочі інструкції працівників (за винятком деяких посад і професій) – достатньо зберігати в електронному варіанті за умови, що вони підписані, завізовані із застосуванням КЕП/УЕП та мають електронну відмітку про ознайомлення.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Внутрішній опис зведеної особової справи
Інструкція з діловодства в електронній формі
Мінікурси на тему:
Накази на підприємстві: види, строки зберігання та правила реєстрації
Статті та консультації на тему:
Формування та зберігання справ у поточному діловодстві
Строк та місце зберігання кадрових документів: робочі ситуації
Експертна комісія та строки зберігання: повний гайд з експертизи документів
Скільки зберігати електронні заяви та накази
Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи
Як передавати е-документи до архіву: чи треба роздруковувати всі накази
Відпустки
30.10.2026
Відпустка учаснику бойових дій за сумісництвом: чи належать 14 оплачуваних днів
ФПУ роз’яснила, чи має право працівник зі статусом учасника бойових дій на додаткову оплачувану відпустку за сумісництвом. Які документи потрібні для її надання та за чий рахунок оплачують 14 календарних днів відпочинку

Військовий облік
30.10.2026
Контроль за роботою ВЛК при ТЦК посилять – наказ Головнокомандувача ЗСУ
У Збройних силах України посилюють контроль за роботою військово-лікарських комісій: запроваджують постійний моніторинг їхніх рішень, перевірятимуть обґрунтованість медичних висновків, посилять нагляд за направленням військовозобов'язаних на огляди

Звільнення
30.10.2026
Заява про звільнення з КЕП: чи підтверджує вона згоду працівника
Електронна заява про звільнення, підписана КЕП, стала одним із доказів добровільної згоди працівника на припинення трудових відносин. Суд оцінив її разом з іншими обставинами та відмовив у поновленні на роботі: примусу до звільнення працівник не довів

Охорона праці
30.10.2026
Закон про безпеку праці під загрозою вето: профспілки пояснили, що не так із новими правилами
ФПУ закликає Президента накласти вето на ухвалений Закон про безпеку та здоров’я працівників на роботі. Профспілки заявляють про звуження прав, пільг і гарантій працівників та вимагають доопрацювати документ за участю соціальних партнерів. Також представники ФПУ звернулися до Уряду щодо доопрацювання норм відповідного законопроєкту

Соціальне страхування / Пенсії
30.10.2026
10 пенсій при виході на пенсію: хто може отримати
Деякі працівники бюджетної сфери можуть отримати одноразову грошову допомогу при виході на пенсію за віком у розмірі 10 місячних пенсій. ПФУ пояснив, хто має право на таку виплату, який страховий стаж потрібно мати, які посади та періоди роботи зараховують до спеціального стажу і як підтвердити право на допомогу

Інше
30.10.2026
Кібератака на українські держустанови: хакери розсилають листи від імені ДТЕК
За даними Держспецзв’язку, хакерське угруповання UAC-0050, пов’язане з правоохоронними структурами рф, розсилає електронні листи про «погашення заборгованості за електроенергію» нібито від імені бухгалтера компанії «ДТЕК Енерго»

Відпустки на дітей
30.10.2026
Відпустка для догляду за другою дитиною: чи може батько оформити її до 3 років
Чи має право батько оформити відпустку для догляду за другою дитиною до досягнення нею трирічного віку, якщо перша дитина також потребує догляду? Держпраці роз’яснила, як надають таку відпустку, які документи має подати працівник і чому одночасно скористатися нею для догляду за однією дитиною може лише один із батьків

Оплата праці
30.10.2026
Гранти для переробних підприємств: вища зарплата замість створення нових робочих місць
Уряд оновив кадрові умови грантової програми для переробних підприємств. Альтернативою створенню п’яти робочих місць стане зарплата вище середньої по регіону. Нові правила стосуватимуться також раніше виданих грантів

Звільнення
30.10.2026
Звільнення працівника у зв'язку із закінченням строку трудового договору: зразок наказу
Звільнення працівника після закінчення строку трудового договору оформлюють наказом відповідно до пункту 2 статті 36 КЗпП України. Дізнайтеся, коли видавати наказ про звільнення та чи потрібно працівнику подавати заяву або завчасно попереджати його про припинення трудових відносин.

Соціальне страхування / Пенсії
30.10.2026
Допомога по вагітності та пологах у 2026 році: оформлення, строки та розмір виплат
Як оформити допомогу по вагітності та пологах, скільки днів триває декретна відпустка та як розраховують виплати? ПФУ роз’яснює, коли формують е-лікарняний, як перенести частину відпустки на період після пологів, скільки виплачують застрахованій особі та які обмеження щодо суми допомоги діють залежно від страхового стажу й місця роботи

Охорона праці
30.10.2026
Укриття на підприємстві: бізнесу планують продовжити строк облаштування
Уряд планує змінити правила роботи підприємств під час повітряної тривоги: бізнесу хочуть надати більше часу на облаштування укриттів, дозволити використовувати безпечні приміщення за межами підприємства та встановлювати вимоги до місткості укриття залежно від кількості працівників і відвідувачів. Що передбачають запропоновані зміни та коли військові адміністрації мають зібрати інформацію про виконання вимог безпеки?

Охорона праці
30.10.2026
Що повинні робити працівники під час сигналу повітряної тривоги: алгоритм дій
Що робити працівникам під час повітряної тривоги та коли можна повертатися до роботи? Держпраці нагадала алгоритм дій персоналу: від припинення роботи й переходу до укриття до перевірки безпеки приміщень після відбою. Також пояснила, чому роботодавцю важливо заздалегідь визначити порядок реагування на тривогу та ознайомити з ним працівників










