
Діловодство
08.12.2025
Як передавати е-документи до архіву: чи треба роздруковувати всі накази
Деякі сервіси пропонують послугу ведення кадрового обліку в електронному вигляді (заяви, накази і т.д.). Але постає питання: якщо підприємство припиняє свою роботу та закривається, то яким чином в такому випадку передаються кадрові документи до архіву?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Можна вести електронний кадровий документообіг.
Документи тимчасового строку зберігання, зокрема електронні заяви працівників з різних питань, графіки відпусток, повідомлення, кадрові накази про надання щорічних основних і додаткових відпусток, а також відпусток на навчання – роздруковувати не потрібно, бо вони мають тимчасовий строк зберігання – 1 рік, 3 роки, 5 років. Їх достатньо зберігати лише в електронній формі.
А от з електронних особових карток (форма П-2) та усіх кадрових наказів тривалого (понад 10 років) строку зберігання згідно з вимогами законодавства про електронні документи та електронний документообіг слід виготовляти засвідчені паперові копії, незалежно від того, яким сервісом Ви користуєтеся.
Отже, з електронних документів, засвідчених кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, що мають тимчасовий строк зберігання, виготовлення паперових копій не передбачається.
Лише для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі, уповноважена особа виготовляє паперові копії таких документів, які вона засвідчує (абз. 7 ст. 193 розд. VI Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55).
У разі припинення юрособи ці засвідчені належним чином копії будуть передані в архів. Але зараз державні архіви (напевно й трудові архіви) почали приймати на зберігання електронні документи також. Це питання більш детально Ви можете з'ясувати з куратором Вашої юрособи, в якій перебуваєте на обліку.
Джерело: kadroland
Мінікурс на тему:
Накази про прийняття, звільнення, відпустки: правила за ДСТУ 4163:2020
Статті та консультації на тему:
Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок
Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство
Дія
27.10.2026
З 26.10 нова послуга в «Дії»: як отримати витяг про статус ветерана війни
Підтвердити статус ветерана війни або члена сім’ї загиблого Захисника чи Захисниці тепер можна за допомогою витягу з відповідного реєстру в «Дії». Документ формується у PDF із КЕП Мінветеранів. Також розширили можливості отримання витягу через ЦНАП для дітей ветеранів, зокрема для оформлення освітньої підтримки

Соціальне страхування / Пенсії
27.10.2026
Як підготуватися до пенсії: 5 кроків, які варто зробити заздалегідь
Щоб оформлення пенсії не затягнулося, варто завчасно перевірити страховий стаж, заробітну плату та документи. У ПФУ нагадали про 5 важливих кроків, які допоможуть підготуватися до призначення пенсії

Класифікатор професій
27.10.2026
Як користуватися Класифікатором професій та утворювати нові посади
З 01.01.2027 багато хто з роботодавців буде перезатверджувати штатні розписи. Зокрема, слід буде перевірити написання назв посад на актуальність. Далі наводимо рекомендації від Мінекономіки щодо користування Класифікатором професій та утворення нових назв посад

Робочий час
27.10.2026
Наказ про повітряну тривогу: як ознайомити дистанційників
Чи є вимоги щодо організації роботи дистанційників під час повітряної тривоги? Чи потрібно викликати дистанційних працівників до офісу, щоб ознайомити їх із наказом про порядок дій під час повітряної тривоги? Конкретні відповіді – в матеріалі

Бронювання
27.10.2026
ДАР не приймає заявки на визначення агропідприємств критично важливими
Державний аграрний реєстр (ДАР) тимчасово призупинив прийом заявок на визначення агропідприємств критично важливими. Які причини призупинення та коли планується відновлення прийому заявок – про це в матеріалі

Бронювання
27.10.2026
Бронювання за постановою №1328: як збільшити квоту понад 50% і кому змінили правила
Постанова КМУ від 23.10.2026 №1328 змінює правила бронювання військовозобов’язаних працівників, зокрема порядок збільшення квоти понад 50% через Координаційний центр. Кого стосуються нові умови, які підприємства можуть претендувати на додаткове бронювання та чому отримати погодження буде непросто? Розбираємо ключові зміни й проблемні питання за аналізом народного депутата Олександра Федієнка

Бронювання
27.10.2026
Бронювання працівника ОПК: чи достатньо пройти ВЛК і сплатити штраф без звернення до ТЦК
Підприємство ОПК, прийняли на роботу працівника, у «Резерв+» наявна інформація про звернення ТЦК до Нацполіції. Подали на бронювання з приміткою – бронювання з порушенням. Після отримання бронювання працівник сплатив штраф, пройшов ВЛК. Чи потрібно йому йти до ТЦК та СП? Чи сплати штрафу та проходження ВЛК достатньо?

Соціальне страхування / Пенсії
27.10.2026
Пакунок школяра на 5 000 грн: встигніть подати заяву до 1 листопада
Батьки дітей, які у 2026–2027 навчальному році йдуть до першого класу, можуть оформити одноразову допомогу «Пакунок школяра». Заяву можна подати онлайн через «Дію» або офлайн у сервісному центрі ПФУ, але треба встигнути до 1 листопада 2026 року

Оплата праці
27.10.2026
Як розрахувати зарплату працівнику з неповним робочим часом: приклад
Працівник працює за скороченим графіком за домовленістю з роботодавцем? Оплату праці визначають пропорційно фактично відпрацьованим годинам або залежно від виробітку. Розглянемо, як розрахувати зарплату з посадового окладу відповідно до статті 56 КЗпП

Бронювання
27.10.2026
Порушення військового обліку можуть загрожувати критичності підприємства та збільшенню лімітів бронювання
У постанові КМУ від 23.10.2026 №1328 передбачено підставу для відмови розгляду збільшення лімітів бронювання Координаційним центром – систематичні порушення військового обліку керівником підприємства. Розповідаємо, про які саме порушення йдеться

Відпустки неоплачувані
27.10.2026
Чи законно відправляти працівників у відпустку «за свій рахунок», якщо немає роботи
Чи можна вимагати від працівників заяви на відпустку без збереження зарплати, якщо на підприємстві немає роботи? Держпраці нагадала правила оформлення таких відпусток і пояснила, які законні альтернативи має роботодавець, зокрема простій або призупинення дії трудового договору

Ранковий кадровик
27.10.2026
Про текст постанови, запізнення через тривогу, відпустку «від завтра», довідки для Звіту 4%, воєнний стан по 29.01.2027 🙋♀️ Ранковий кадровик від 27.10.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору

Бронювання
26.10.2026
Постанову КМУ про бронювання досі не оприлюднили, але депутати вже вимагають змін
Уряд 23 жовтня ухвалив доопрацьовану постанову щодо критичності та бронювання працівників. Для ОПК та енергетики передбачили бронювання до 95%, для теплопостачання та водоканалів – до 75%, а також змінили правила розрахунку квоти 50%. Водночас з’явилися нові ризики втрати критичності та обмеження бронювання. Розбираємо ключові зміни за аналізом нардепа Ярослава Железняка.









