Накази про прийняття, звільнення, відпустки: правила за ДСТУ 4163:2020

1. Чи обов’язково застосовувати ДСТУ 4163:2020 при оформленні кадрових наказів
2. Чи загрожують штрафи за невиконання вимог ДСТУ 4163:2020
3. Які обов’язкові реквізити кадрового наказу за ДСТУ 4163:2020
4. Як за ДСТУ 4163:2020 оформити найменування підприємства, код ЄДРПОУ та назву документа
5. Як за ДСТУ 4163:2020 зазначати дату, реєстраційний індекс і місце складання наказу
6. З яких частин складається кадровий наказ і як правильно формулювати текст
7. Що обов’язково потрібно вказати в наказі про прийняття на роботу
8. Як правильно оформити наказ про надання відпустки
9. Які реквізити має містити наказ про звільнення працівника
10. Які документи вказують як підставу для видання кадрових наказів
11. Як правильно оформити підпис, візу та відмітку про ознайомлення з наказом
12. Висновки

Чи обов’язково застосовувати ДСТУ 4163:2020 при оформленні кадрових наказів

Почнемо з того що застосування ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 №144 при оформленні кадрових документів є обов'язковим. Це встановлено п. 11 гл. 1 р. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5), де чітко зазначено, що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог цього стандарту.

Отже, ДСТУ 4163:2020 для підприємств – обов’язковий до застосування, а не рекомендований.

Чи загрожують штрафи за невиконання вимог ДСТУ 4163:2020

Але є й хороша новина – штрафів за невиконання вимог ДСТУ при оформленні кадрових документів немає. Органи Держпраці мають право застосовувати штрафи за порушення трудового законодавства. В нашому випадку вимоги до правил оформлення документів не належать до трудового законодавства – це вимоги законодавства про стандартизацію.

Ба більше, у період воєнного стану штрафи за статтею 265 Кодексу законів про працю України взагалі не застосовуються, якщо роботодавець виконує приписи про усунення порушень у повному обсязі та вчасно.

Але, ми все ж таки не радимо ризикувати та дотримуватись правил оформлення документів, передбачених ДСТУ 4163:2020.

Які обов’язкові реквізити кадрового наказу за ДСТУ 4163:2020

Отже, накази з кадрових питань, як я уже розповіла, складають відповідно до ДСТУ 4163:2020. Підготування наказу ініціює керівник підприємства або структурного підрозділу. Наказ оформлюють на бланку або стандартному аркуші паперу А4.

Перелік обов’язкових реквізитів для документів, зокрема для наказу, чітко визначений у п. 4.4 ДСТУ 4163:2020.

Як за ДСТУ 4163:2020 оформити найменування підприємства, код ЄДРПОУ та назву документа

Отже, перший реквізит – це найменування юридичної особи. Воно має відповідати тому, що вказано у статуті. Якщо є скорочене найменування, його розміщують нижче повного, в дужках або без них.

Далі йде код ЄДРПОУ. Його розташовують під назвою.

Нижче – назва документа. У нашому випадку це слово «наказ». Його розміщують посередині документа великими літерами.

Дивіться нижче на малюнку зразок оформлення таких реквізитів.

Як за ДСТУ 4163:2020 зазначати дату, реєстраційний індекс і місце складання наказу

Наступні реквізити – це дата, реєстраційний індекс і місце складання.

Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. Наприклад: 20.10.2025.

Реєстраційний індекс – це по суті номер наказу. Він може включати додаткові позначення, наприклад: № 37/К/ТР. Його розташовують праворуч.

Місце складання наказу має відповідати Кодифікатору адміністративно-територіальних одиниць. Наприклад: м. Суми. Для Києва скорочення «м.» не використовують.

Зразок нижче на малюнку.

З яких частин складається кадровий наказ і як правильно формулювати текст

Заголовок до тексту документа має бути коротким і точно передавати зміст.

Наприклад:

Текст наказу складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

У констатуючій частині зазначають обґрунтування.

Наприклад:

З метою забезпечення ефективного використання робочого часу.

Констатуюча частина може бути опущена.

Розпорядча частина містить завдання, строки виконання і виконавців. Розпорядча частина має починатися із дієслова у формі інфінітива: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» або НАКАЗУЮ. Далі ставиться двокрапка і прописується великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими – його ім’я та по батькові.

Наприклад:

ПРИЙНЯТИ: МАЗУРЕНКО Ольгу Сергіївну…

Що обов’язково потрібно вказати в наказі про прийняття на роботу

У наказі про прийняття обов’язково вказуємо: дату початку роботи; посаду згідно зі штатним розписом; структурний підрозділ (якщо є); умови праці (повна/неповна зайнятість, основне місце роботи чи сумісництво тощо). Якщо установлено випробування, то прописуємо строк випробування. Якщо йдеться про строковий трудовий договір, то про це також має бути вказано у наказі про працевлаштування. А також обов'язково вказуємо розмір окладу у гривнях. Це вимога Правил 1000/5. Вказувати тільки «згідно зі штатним розписом» заборонено.

Як правильно оформити наказ про надання відпустки

У наказі про надання відпусток слід вказати вид відпусток, дату початку і дату закінчення, тривалість у календарних днях. Якщо йдеться про щорічну відпусту, то обов’язково слід вказати робочий рік, за який надається ця відпустка. Якщо мова йде про соцвідпустку на дітей, відпустку учасниках бойових дій, то вказуємо календарний рік, за який вона надається.

Увага! Якщо у заяві про надання працівнику відпустку, йому достатньо вказати дату її початку та тривалість, то у наказі має бути визначено конкретна дата початку та дата закінчення, а також тривалість.

Наприклад:

… щорічну основну відпустку за робочий рік з 20 грудня 2024 р. по 19 грудня 2025 р. тривалістю 14 календарних днів з 20 жовтня 2025 р. по 02 листопада 2025 р.

Які реквізити має містити наказ про звільнення працівника

У наказі про звільнення обов’язково вказуємо дату звільнення; підставу (з посиланням на статтю та пункт КЗпП).

Якщо працівнику належить грошова компенсація за невикористану щорічну відпустку та соцвідпустку на дітей, то про це також вказується у наказі про звільнення. Якщо права на компенсацію відпусток при звільненні немає, то у наказі цей факт зазначати не потрібно.

А ось про те, як оформити копію наказу про звільнення, ми розповідали в іншому мінікурсі за посиланням.

Які документи вказують як підставу для видання кадрових наказів

У кожному пункті розпорядчого документа з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання. Це може бути заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо.

Наприклад, наказ про прийняття на роботу видається на підставі заяви працівника. Або ж наказ про звільнення видають, наприклад на підставі заяви працівника, якщо йдеться про звільнення за власним бажанням або за угодою сторін. У наказі про звільнення за прогул, як підстави вказують доповідну записку, акти про відсутність працівника на роботі, акт про відмову від пояснень.

У наказі про відпустки, як правило, зазначають заяву працівника, за необхідності – підтвердні документи, що дають право на цю відпустку. Якщо йдеться про щорічну відпустку, то як підстава може бути вказаний графік відпусток, повідомлення, заява.

Як правильно оформити підпис, візу та відмітку про ознайомлення з наказом

І останній обов’язковий реквізит – це підпис. Він включає посаду, власне підпис і прізвище підписанта. Далі, за необхідності, проставляються візи. Хто і в яких випадках візує накази про прийняття, відпустки, звільнення має бути визначено в Інструкції діловодства підприємства. З цими наказами обов’язково ознайомлюємо працівника. Це реалізується шляхом проставляння відмітки про ознайомлення із наказом.

Висновки

1. Застосування ДСТУ 4163:2020 регулюється Правилами № 1000/5 та є обов'язковим.
2. Основні реквізити: найменування організації, код ЄДРПОУ, назва документа, дата, реєстраційний індекс, місце складання, заголовок, текст, підпис.

Джерело: Kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про прийняття на роботу з випробувальним терміном

Наказ про прийняття на роботу за основним місцем (зведений)

Наказ про надання щорічної основної відпустки

Наказ про надання щорічної основної відпустки (за заявою)

Наказ про звільнення за угодою сторін (довільна форма)

Наказ про звільнення при зміні істотних умов праці

Мінікурс на тему:

Номенклатура справ 2025 / 2026: що (не) потрібно робити до 15.11.2025

Копія наказу про звільнення: правила оформлення

Накази на підприємстві: види, строки зберігання та правила реєстрації

Стаття на тему:

Секрет 3,2,2,1: як правильно оформити будь-який документ за ДСТУ

Ознайомлення працівників з кадровими документами

Щорічна основна та щорічна додаткова відпустки: чи можна поєднати в одному наказі

Види та класифікація наказів підприємства