Зміни до Типової інструкції з діловодства: що мають врахувати підприємства

1. Для кого зміни обов'язкові
2. Що варто врахувати звичайним підприємствам
3. Що підприємствам враховувати не потрібно
4. Заплановано затвердження уніфікованих форм
5. Висновки

26 вересня 2025 року на сайті КМУ з’явилася постанова від 25.09.2025 №1188 (далі – Зміни № 1188), яка вносить зміни до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі – Типова інструкція), затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55. Редакція про це повідомляла тут.

Змін зазнали деякі пункти Типової інструкції та додатки 9–12 до неї.

Для кого зміни обов'язкові

Насамперед відзначимо, що обов’язково увідповіднювати власні інструкції з діловодства до Змін №1188, а також типові та примірні інструкції з діловодства для підприємств, що належать до сфери їх управління, зобов’язані міністерства, інші центральні та місцеві органи виконавчої влади.

Всі інші підприємства не зобов’язані це робити.

Проте за рішенням керівництва деякі уточнення можуть бути внесені до чинної інструкції з діловодства й на відповідному підприємстві. Про що йдеться читайте далі.

Що варто врахувати звичайним підприємствам

Отже, на які важливі пункти Змін №1188 варто звернути увагу і врахувати відповідні зміни у текстах інструкцій з діловодства на підприємствах, якщо раніше там цих вимог визначено не було.

По-перше. Згідно з п. 5 Змін №1188 рекомендуємо внести уточнення щодо біографічних даних працівника у кадрових наказах, додавши слова «, по батькові (за наявності)». Таким чином у відповідному пункті інструкції з діловодства на підприємстві варто прописати таке:

Розпорядча частина наказу з кадрових питань починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими – його власне ім’я, по батькові (за наявності) та текст наказу

По-друге. Згідно з пунктами 7 і 8 Змін № 1188 рекомендуємо внести уточнення в ту частину інструкції з діловодства на підприємстві, де прописані вимоги до оформлення протоколів. Зокрема з урахуванням змін, внесених до Типової інструкції, у відповідних пунктах Вашої інструкції з діловодства має бути визначено таке:

Зауважимо, що правила оформлення протоколів так детально прописані лише в Типовій інструкції. На жаль, у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5) такої деталізації немає, через що з приводу оформлення протоколів виникає чимало запитань.

Наприклад: з якого слова починати формулювання тексту у порядку денному; в якому відмінку зазначають прізвища та власні імена промовців на заходах (зборах, засіданнях, нарадах), що протоколюється.

А відповіді на них містять якраз відповідні пункти Типової інструкції. І ці правила протоколювання варто зафіксувати в індивідуальних інструкціях з діловодства підприємства.

Потрібен зразок документа? У нашому розділі «Документи» – все, що треба кадровику. 6200+ шаблонів, які завжди під рукою!

Відзначимо, що у разі прийняття керівником рішення про внесення змін до інструкції з діловодства на підприємстві, відповідні зміни можуть бути внесені лише на підставі наказу з основної діяльності підприємства.

Що підприємствам враховувати не потрібно

Щодо оновлених додатків 9–12 до Типової інструкції, то підприємствам враховувати їх не потрібно. Зміст цих додатків стосується лише органів виконавчої влади, при чому тих, де досі не запроваджено систему електронного документообігу. А для інших юросіб форми номенклатури справ структурного підрозділу, зведеної номенклатури справ установи, акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, та опису справ структурного підрозділу, наведені у відповідних додатках 10, 11, 15 і 19 до Правил № 1000/5.

Заплановано затвердження уніфікованих форм

Крім того, хочемо звернути Вашу увагу на доповнення згідно зі Змінами №1188 п. 16 Типової інструкції новим абзацом такого змісту:

Примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності установи, затверджуються Мін’юстом

У цьому абзаці мова йде про уніфіковані форми зі Збірника уніфікованих форм організаційних документів, розробленого Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схваленого на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України (протокол від 08.04.2025 №1), про який ми розповідали у статті Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство.

Таким чином уряд надав повноваження Мін’юсту щодо затвердження зазначених уніфікованих форм, що зробить ці форми обов’язковими для застосування. І після затвердження Мін’юстом уніфіковані форми нарешті будуть оприлюднені на офіційному сайті.

Станом на сьогодні Збірник №1 (як і його попередник Збірник № 7) є методичним документом, а уніфіковані форми носять лише рекомендаційний характер.

Висновки

1. Зміни №1188 обов’язково мають бути внесені до інструкцій з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, а також затверджених відповідними органами інструкцій з діловодства для підприємств, що належать до сфери їх управління.
2. Підприємствам, що не належать до сфери управління міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, вносити зміни до своїх інструкцій з діловодства у зв’язку із затвердженням Змін №1188 не потрібно.
3. На розсуд керівництва підприємства можуть бути внесені окремі зміни до інструкції з діловодства, які обов’язково мають бути затвердженні наказом з основної діяльності підприємства.
4. До кінця цього року очікуємо на затвердження Мін’юстом уніфікованих форм зі Збірника №1.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Наказ про затвердження Інструкції з кадрового діловодства

Інструкція з кадрового діловодства

Наказ про затвердження Інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі

Інструкція з діловодства

Статті на тему:

Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство