Чи дозволено сканувати трудові книжки, що зберігаються у працівника

Так. Роботодавець може, але не зобов’язаний сканувати чи оцифровувати паперові трудові книжки працівників.

І в п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text зазначено, що відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ працівником, страхувальником або представником страхувальника.

Отже, роботодавець є одним з суб’єктів, хто може відсканувати чи оцифрувати трудову книжку. Прямого ж обов’язку для роботодавця не встановлено.

Якщо ж роботодавець вирішить відсканувати трудові книжки працівників, то ось кілька порад.

-Якщо трудова книжка зберігається в працівника, то для сканування роботодавцю достатньо усного звернення від працівника.Отримувати заяву та згоду на обробку персональних даних від працівника не потрібно.

Окремий наказ про сканування трудових книжок не обов'язковий. Як правило, якщо є інспектор з кадрів, то це входить до його посадових обов’язків згідно з посадовою інструкцією.

Якщо скануєте трудові книжки, які зберігаються у працівників, то не приймайте їх на зберігання навіть на один день

Раді допомогти, звертайтесь ще!