Оформлення внутрішнього сумісництва: кадровий облік та нюанси

При оформленні трудових відносин з внутрішнім сумісником керуються загальними правилами.

1. Заява про прийняття. В заяві, що складається у довільній формі, працівник серед іншого зазначає, що просить прийняти його на роботу саме за сумісництвом, посаду (роботу), на яку працевлаштовується, бажаний режим роботи (у вашому випадку, робота має виконуватися у вільний від основної роботи час, тобто після завершення роботи за основною посадою) та умову про випробування (якщо воно встановлюється).

2. Наказ про прийняття на роботу. Незалежно від форми трудового договору його укладання оформлюється наказом (розпорядженням) про прийняття на роботу за сумісництвом.

Зразок заяви та наказу за посиланням: https://kadroland.com/news/3752-zayava-ta-nakaz-pro-priinyattya-na-robotu-za-sumisnictvom-zrazki

3. Випробування. Попри те, що працівник вже працює на підприємстві за основним місцем роботи, під час прийняття за внутрішнім сумісництвом йому може бути встановлено строк випробування за угодою сторін. Умова про випробування повинна бути зафіксована в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу, з яким необхідно ознайомити працівника під підпис (ст. 26 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n161).

4. Повідомлення про прийняття на роботу. Обов’язково подавайте його до органу ДПС до початку роботи внутрішнього сумісника (ч. 4 ст. 24 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141). Винятком є випадки працевлаштування членів виконавчого органу госптовариства або керівника підприємства.

5. Особова картка, особова справа. Заповнюють особову картку на всіх працівників за кожним трудовим договором. Тому на внутрішнього сумісника треба оформити окрему особову картку.

Також на такого працівника слід сформувати й окрему особову справу (ст. 495 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12 квітня 2012 року № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14).

6. Обов’язок щодо інформування. У ст. 29 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175) перелічено інформацію, яка повинна бути доведена до працівника до початку його роботи. Все це в повній мірі стосується й ситуації, коли працівник приймається за внутрішнім сумісництвом. Погодьтеся, умови його праці за основною посадою (роботою) та за тією, на яку він прийнятий за сумісництвом, можуть відрізнятися. Тож не лінуємося, ознайомлюємо працівника.

7. Посада. За внутрішнім сумісництвом можна прийняти працівника як на іншу посаду, так і на посаду, що аналогічна тій, яку він займає за основним місцем роботи.

Наприклад, у штатному розписі підприємства передбачено 1,25 штатної одиниці за посадою «Бухгалтер (з дипломом магістра)». Ці одиниці можна розділити між двома різними працівниками. Проте також допустимий варіант, за яким одна особа приймається на цю посаду за основним місцем роботи на повну зайнятість + із нею ж укладається окремий трудовий договір про роботу за сумісництвом на умовах неповного робочого часу.

8. Графік роботи. Робота за внутрішнім сумісництвом виконується у вільний від основної роботи час. Відповідно, щоб не нервувати контролерів, узгодьте такий графік роботи, щоб робочі години за основним місцем і за внутрішнім сумісництвом не перетиналися.

Наприклад. На підприємстві встановлений п’ятиденний робочий тиждень з графіком роботи з 8:00 до 17:00. Тоді за основним місцем роботи за посадою «Бухгалтер (з дипломом магістра)» працівник виконуватиме роботу з 8:00 до 17:00, а за сумісництвом, наприклад, з 17:00 до 19:00.

Якщо ж робочі місця знаходяться на відстані, то рекомендується також передбачити час на дорогу.

Таким чином, роботодавцю з працівником слід визначити кількість робочих годин сумісника на тиждень, тривалість щоденної роботи, якщо вона фіксована, години початку / закінчення роботи.

9. Табельний облік. У разі внутрішнього сумісництва, табель обліку використання робочого часу ведеться за двома посадами.

Кожного працівника вносять до табеля, як правило, один раз. Але внутрішні сумісники — виняток. Інформацію щодо них показують двічі: за основною посадою та за сумісництвом. Тому в разі внутрішнього сумісництва табель обліку використання робочого часу ведуть за двома посадами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!