Відразу відзначимо, що підписання документів кваліфікованим електронним підписом (КЕП) ще не означає перехід на електронний документообіг (ЕДО).

Згідно із Законом «Про електронні документи та електронний документообіг» (ст. 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n58 ) :

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Тобто мають бути цілісно задіяні усі процеси обігу: від створення документа в електронній формі до його формування в електронну справу та потрапляння в електронний архів.

І, наприклад, крім накладення на кадровий наказ КЕПу керівника (з Дії, з сервісу Вчасно тощо) цей документ має бути і завізований (внутрішнє погодження) в електронному вигляді відповідними посадовими особами і наданий працівникові на ознайомлення. Що теж має відзначитися накладенням КЕП і електронної позначки часу.

Тому для здійснення такого глобального переходу слід придбати відповідне програмне забезпечення, яке дозволяє дотримання усіх технологічних процесів і операцій з кадровими електронними документами.

Як варіант, Ви можете ознайомитися з програмою LitDoc.HR https://litiko.com/uk/produkty/ecm-sistemi/litdoc-hr/ , щоб отримати уявлення як відбувається такий кадровий ЕДО.

Раді допомогти, звертайтесь ще!