Перехід до електронного документообігу: план дій для кадровиків

Відразу відзначимо, що підписання документів кваліфікованим електронним підписом (КЕП) ще не означає перехід на електронний документообіг (ЕДО).

Згідно із Законом «Про електронні документи та електронний документообіг» (ст. 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n58 ) :

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Тобто мають бути цілісно задіяні усі процеси обігу: від створення документа в електронній формі до його формування в електронну справу та потрапляння в електронний архів.

І, наприклад, крім накладення на кадровий наказ КЕПу керівника (з Дії, з сервісу Вчасно тощо) цей документ має бути і завізований (внутрішнє погодження) в електронному вигляді відповідними посадовими особами і наданий працівникові на ознайомлення. Що теж має відзначитися накладенням КЕП і електронної позначки часу.

Тому для здійснення такого глобального переходу слід придбати відповідне програмне забезпечення, яке дозволяє дотримання усіх технологічних процесів і операцій з кадровими електронними документами.

Як варіант, Ви можете ознайомитися з програмою LitDoc.HR https://litiko.com/uk/produkty/ecm-sistemi/litdoc-hr/ , щоб отримати уявлення як відбувається такий кадровий ЕДО.

Раді допомогти, звертайтесь ще!