Чи потрібен журнал обліку наказів при електронному документообігу

За умови запровадження системи електронного документообігу (СЕД) реєстрація усіх видів службових документів, в першу чергу й наказів, здійснюється в автоматизованого режимі, який передбачає заповнення реєстраційно-моніторингової картки (РМК) на кожний документ.

РМК – це картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання в установі документа незалежно від форми його створення.

Форма РМК та вимоги до її ведення чітко регламентовані у нормативно-правових актах. Радимо обов’язково ознайомитися з:

1) пунктами 9 – 10 гл. 3 р. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n319

2) пунктами 38 – 47 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#n174

Таким чином, якщо накази на Вашому підприємстві створюються в електронній формі, керівник підписує їх кваліфікованим електронним підписом, то і реєструватися вони повинні в автоматизованому режиму, а вести додаткові паперові журналі реєстрації наказів не потрібно. Подвійна реєстрація заборонена законодавством.

Раді допомогти, звертайтесь ще!