Оформлення особових справ: вимоги до документів і їхнього ведення

Особові справи традиційно ведуться в паперовому вигляді.

Особові справи працівників повинні формуватися відповідно до встановлених правил, які передбачають включення певного набору документів у хронологічному порядку. Внутрішній опис документів, що містяться в особовій справі, є обов'язковим і має бути оформлений за унормованою формою, наведеною у Додатку 16 до Правил № 1000/5. Цей опис включає порядкові номери документів, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів . Внутрішній опис зведеної особової справи

До особової справи додаються такі документи:

1. Внутрішній опис особової справи


2. Заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт)


3. Копія наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу


4. Особовий листок з обліку кадрів


5. Доповнення до особового листка з обліку кадрів


6. Автобіографія


7. Копія паспорта


8. Копія облікової картки платника податків (за наявності)


9. Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва (за наявності)


10. Копії документів про освіту


11. Копії документів про науковий ступінь, вчене звання


12. Копії документів, що є підставами для надання пільг


13. Заява про переведення на іншу роботу (посаду)


14. Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу


15. Заява про прийняття за сумісництвом


16. Копія наказу про прийняття за сумісництвом або витяг зі зведеного наказу


17. Заява про зміну біографічних даних


18. Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові)


19. Характеристики


20. Копії документів про підвищення кваліфікації


21. Копії документів про стажування


22. Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання)


23. Документи з атестації


24. Заява про звільнення


25. Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу)

Ведення особових справ в електронному вигляді можливе за наявності інформаційної системи, що підтримує електронний документообіг

Більше тут:

https://kadroland.com/news/1273-osobova-sprava-yak-vesti-ta-zberigati

Раді допомогти, звертайтесь ще!