У разі якщо під час звільнення працівника виявлено відсутність його трудової книжки у роботодавця, відповідальність для компанії залежить від причин такої відсутності та від того, чи було порушено обов’язок роботодавця щодо її зберігання.

1. Якщо трудова книжка не передавалася роботодавцю (зберігалася у працівника; з 2021 року роботодавці не зберігають паперові трудові книжки працівників, прийнятих на роботу після червня 2021 року), відповідальність для роботодавця відсутня. При звільненні працівнику видається копія наказу про звільнення, а на його вимогу — вноситься відповідний запис до трудової книжки (за умови її надання). Основним підтвердженням страхового стажу є відомості з Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України.

2. Якщо трудова книжка була передана роботодавцю, але втрачена з його вини, у цьому випадку роботодавець несе:

фінансову відповідальність відповідно до ст. 265 КЗпП України
(https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1422) — у вигляді штрафу в розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення, як за порушення інших вимог законодавства про працю;
адміністративну відповідальність відповідно до ст. 41 КУпАП України
(https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10#n210) — у вигляді штрафу на посадових осіб у розмірі від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1 700 грн).
Крім того, роботодавець зобов’язаний оформити дублікат трудової книжки в установленому порядку.

Порядок оформлення дубліката трудової книжки можна переглянути за посиланням:
https://kadroland.com/news/1441-poryadok-oformlennya-dublikatu-trudovoyi-knizki

Раді допомогти, звертайтесь ще!