Як правильно передати трудові книжки працівникам після оцифровування

Розглянемо Ваші запитання.

1. Можливість видачі ТК. У листі від 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а Держпраці зауважила: якщо відсутні відомості про трудову діяльність внесено до РЗО, то ТК можна видати працівнику до завершення п’ятирічного терміну.

За розʼясненнням ПФУ Вінничини від 13.11.2024 https://t.me/pfvinobl/2569 для того, щоб дізнатись про результати оцифрування ТК, необхідно на вебпорталі Пенсійного фонду України https://portal.pfu.gov.ua/ виконати наступні дії:

👉1. Роботодавцю зайти в кабінет страхувальника у розділ "Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)".

👉2.Подивитись статус звернення:

✔️статус «Виконано» означає, що сканкопії ТК опрацьовані і дані про трудові відносини працівника актуалізовано;

✔️статус «Скасовано виконання» означає, що звернення містить певні помилки та не опрацьовано і потребує повторного подання (опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення»);

✔️інші статуси означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду.

2. Перевірка витяга з ЕТК. Роботодавець в особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України https://portal.pfu.gov.ua/ може сформувати витяг злектронної трудової книжки застрахованої особи (розділ «Комунікації з ПФУ»-> пункт меню «Запит на отримання електронних документів»-> заповнити форму, вказавши дані застрахованої особи та тип звернення «Витяг з ЕТК»). Переглянути сформований витяг можна через пункт меню «Звернення».

Проаналізувавши зміст витягу з електронної трудової книжки застрахованої особи можна зробити висновок, чи оцифрована паперова трудова книжка працівника (роз’яснення ГУ ПФУ в Чернівецькій обл. від 16.01.2025 https://www.pfu.gov.ua/cv/414613-yak-diznatys-chy-nadav-poperednij-robotodavets-skankopiyu-trudovoyi-knyzhky/ ).

Адже сформована інформація про трудові відносини містить графу 4 "Дата запису (за сканованими документами)". Якщо там є записи, трудова книжка оцифрована, якщо немає — ні.

3. Документи при видачі ТК.

Інціатор — роботодавець. В описаном запитанні роботодавець видає ТК без звільнення. Тому знадобиться відповідний наказ. При цьому не забуваємо, що загальні норми п. 11 гл. 10 роз. IІ Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n216 встановлюють, що з розпорядчим документом з кадрових питань обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.

Ініціатор — працівник. У такому разі працівник може звернутись до роботодавця із заявою про видачу ТК. І наказ про видачу також потрібен.

І, звісно ж, у будь-якому разі має бути запис та підпис у Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (типова форма № П-10 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93/conv#o162 ). У графі 12 цієї Книги відповідальна особа роботодавця зазначить дату та підставу видачі ТК, приміром «13.03.2026, п. 2 розд. ІІ Закону від 05.02.2021 № 1217-IX». А в графі 13 — працівник поставить свій підпис про отримання ТК.

При цьому якихось записів у самій ТК робити не треба.

Раді допомогти, звертайтесь ще!