Алгоритм дій для кадрового обліку у випадку демобілізації працівника

Якщо підприємством отримано офіційну письмову інформацію про звільнення працівника з військової служби, слід зафіксувати його невихід на роботу та починати процедуру звільнення за прогул (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n231) або відсутність на роботі та інформації про причини відсутності понад чотири місяці поспіль (п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n204).
Для того, щоб звільнити працівника за прогул під час війни, слід ретельно збирати докази. Почати слід зі складання актів про відсутність. Відсутність працівника на роботі необхідно щоденно фіксувати належним чином (доповідна записка керівника працівника, акт про відсутність на робочому місці працівника) та надсилати йому листи з повідомленням про вручення з вимогою надати в письмовій формі пояснення щодо причин відсутності на роботі. Зразки документів за посиланням: Доповідна записка про відсутність працівника на роботі, Акт про відсутність працівника на роботі, Лист з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі. Копії (другі примірники) таких листів повинні залишитися у роботодавця. Відсутність працівника на роботі з нез`ясованих причин обов`язково слід табелювати кодом “НЗ” (з дня отримання інформації про звільнення працівника з військової служби). До з'ясування причин відсутності корегувати дані у табелі обліку робочого часу та звітності не потрібно. Якщо роботодавець не має інформації про причини відсутності працівника, то це також слід зафіксувати окремим актом. Зразок акту за посиланням: Акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності. Коли працівник з`явиться на роботі, слід з’ясувати у нього причину відсутності. Для цього запропонуйте йому надати письмові пояснення. Якщо відмовиться, відмову слід зафіксувати документально (актом про відмову). Якщо причини відсутності працівника не з’ясовано або з’ясовано, але виникають сумніви щодо правдивості пояснень працівника, слід вжити додаткових заходів щодо з'ясування причин відсутності працівника, наприклад, розпочати службове розслідування. Зазвичай початок проведення такого розслідування оформлюється наказом роботодавця у довільній формі. У наказі має бути викладено доручення про проведення службового розслідування та з’ясування причин відсутності працівника на роботі, призначено виконавців та визначено строки проведення службового розслідування. Наказ видається керівником підприємства в день отримання доповідної записки. Зразок наказу за посиланням: Наказ про проведення службового розслідування для з’ясування причин відсутності на роботі. За результатами службового розслідування складається акт, у якому відображаються результати вжитих заходів для з’ясування причин відсутності працівника на роботі. Вказаний акт оформлюється у довільній формі. В акті мають бути викладені конкретні причини відсутності працівника на роботі або вказано про те, що з’ясувати причини не вдалось. Акт за результатами службового розслідування складається наступного робочого дня після сплину строку, наданого працівнику для надання письмових пояснень та документів щодо причин відсутності на роботі. За результатами службового розслідування роботодавець має право розпочати процедуру звільнення працівника, який допустив прогул без поважних причин. Для початку роботодавець повинен подати обґрунтоване письмове подання до виборного органу первинної профспілкової організації, членом якої є працівник, для отримання попередньої згоди профспілкового органу на звільнення працівника за прогул. У разі якщо виборний орган первинної профспілкової організації не утворюється, згоду на розірвання трудового договору надає профспілковий представник, уповноважений на представництво інтересів членів професійної спілки згідно із статутом. Подання роботодавця має бути розглянуте виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) у присутності працівника. Розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу без згоди виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) допускається у випадку звільнення працівника, який не є членом первинної профспілкової організації, що діє на підприємстві, в установі, організації, та звільнення з підприємства, установи, організації, де немає первинної профспілкової організації. Отримавши згоду виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) на звільнення працівника, який вчинив прогул, роботодавець вправі видати наказ про накладення на такого працівника дисциплінарного стягнення у вигляді звільнення. Зразок наказу за посиланням: Наказ про звільнення за прогул. Працівника потрібно ознайомити зі змістом наказу під підпис. Якщо працівник відмовляється ставити підпис про ознайомлення з наказом, про це потрібно скласти відповідний акт у довільній формі. У день звільнення працівнику необхідно видати трудову книжку (п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 N 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text), копію наказу про звільнення та повідомлення про нараховані та виплачені суми (ст. 47 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n310), а також провести остаточний розрахунок відповідно до ст. 116 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n697). Консультація Держпраці з питання звільнення за прогул за посиланням: https://dp.dsp.gov.ua/novyny/zvilnyly-za-prohuly-bezpidstavno-ponovit-svoi-prava-vy-zapytuiete-my-konsultuiemo/. Корисний вебінар з цього питання за посиланням: https://kadroland.com/events/1050/2819.

Для звільнення працівника на підставі п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП документуйте його відсутність на роботі та відсутність інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль. До моменту звільнення слід вчинити певні дії для документального оформлення відсутності інформації про працівника:
1) Доповідна записка безпосереднього керівника про тривалу відсутність працівника і невдалі спроби зв'язатися з ним;
2) Наказ про розслідування причин відсутності працівника на роботі й призначення виконавців розслідування (безпосередній керівник відсутнього працівника, працівник відділу кадрів тощо);
3) Акти про відсутність працівника на роботі, про невдалі спроби зв'язку телефоном;
4) Направлення на всі відомі адреси (як місця реєстрації та/або проживання, так і на електронну пошту) листів з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі;
5) Підсумовуюча доповідна записка від безпосереднього керівника відсутнього працівника чи відділу кадрів про усі вжиті заходи з розшуку працівника (її текст може бути таким: «На підставі Вашого рішення (наказу) від ___ № ___ інформую про усі вжиті заходи щодо з'ясування причин відсутності на роботі працівника у період з ___ до ____. Так, у такий-то період було складено стільки-то актів про відсутність такого-то працівника на роботі протягом 4 місяців поспіль та здійснено і зафіксовано таку-то кількість спроб зв'язатися з ним телефоном. У такі-то числа працівникові такому-то було направлено листи з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі. Жодні із вжитих заходів не допомогли отримати інформацію про такого-то працівника – він відсутній на роботі з такого-то числа й інформації про причини його відсутності немає»);
6) Після сплину чотирьох місяців на підставі підсумовуючої доповідної записки роботодавець видає наказ про звільнення працівника.

Детально за посиланням: https://kadroland.com/news/555-zvilnennya-trivalo-vidsutnyogo-pracivnika-yaku-pidstavu-krashhe-vibrati.
У нагоді стане енциклопедія за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/8606.

Раді допомогти, звертайтесь ще!