Документи для прийняття на роботу: що потрібно роботодавцю

Роботодавець має підготувати заяву про прийняття, форму наказу про прийняття, бланк повідомлення до ДПС, а також форми для обліку персоналу — передусім особову картку П-2 та склад особової справи працівника.

Обґрунтування

Основний перелік документів для заповнення працівником. Працівник обов’язково подає заяву про прийняття на роботу, навіть якщо трудовий договір укладається в усній формі. Заява фіксує волевиявлення працівника щодо прийняття на певну посаду, виду зайнятості, дати початку роботи та, за потреби, строковості договору. Після підписання письмового трудового договору заява не є обов’язковою, але може використовуватися як внутрішній документ.

Наказ про прийняття як обов’язковий документ роботодавця. Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, а також без повідомлення податкового органу про прийняття на роботу. Це прямо передбачено ст. 24 Кодексу законів про працю. Тому роботодавець повинен мати затверджену форму наказу (типова П-1 або власна) і використовувати її для оформлення прийняття.

Повідомлення до ДПС. Роботодавець повинен мати можливість заповнити форму Повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою, затвердженою постановою Кабміну від 17.06.2015 №413, оскільки без подання такого повідомлення працівник не може бути допущений до роботи. Номер наказу про прийняття зазначається саме в цьому Повідомленні, тому наказ і Повідомлення взаємопов’язані.

Документи для обліку кадрів. Для обліку працівника роботодавець готує форму особової картки П-2 як основний первинний документ з обліку особового складу та бланки або шаблони документів, що входять до особової справи. Порядок формування особових справ регламентує п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5. До такої справи входять заява про прийняття, копії або витяги з наказів про прийняття, анкета чи особовий листок, автобіографія, копії паспорта, РНОКПП, військово-облікового документа, документів про освіту, документів для надання пільг, документи про переведення, заохочення, атестацію, звільнення тощо.

Документи для ознайомлення з умовами праці. До початку роботи роботодавець повинен ознайомити працівника з основними умовами праці, у тому числі з правилами внутрішнього трудового розпорядку, системою оплати праці, правами й обов’язками, режимом роботи, небезпечними факторами, тривалістю відпусток тощо. Цей обов’язок встановлено ст. 29 КЗпП. Для цього на практиці готують інформаційний лист або інший документ для підпису працівником як підтвердження ознайомлення.

Підсумовуючи, роботодавець має мати заготовлені: форму заяви про прийняття, форму наказу про прийняття, форму повідомлення до ДПС, шаблони документів особової справи та особову картку П-2, а також документи для письмового ознайомлення працівника з умовами праці.