Невиплата лікарняного: як виправити ситуацію зі сумісником

У вашій ситуації лікарняний суміснику можна не оплачувати, але це потрібно належно оформити рішенням про відмову в призначенні допомоги через відсутність втрати заробітку та порушення режиму, і саме відсутність такого рішення, а не невиплата як така, створює ризики претензій з боку ПФУ та працівника.

Обґрунтування

Допомога по тимчасовій непрацездатності призначається лише для компенсації втрати заробітної плати. Якщо працівник у період лікарняного працював і отримував зарплату, втрати заробітку немає, отже немає й підстав для нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності за цим листком. Це випливає з визначення мети виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності як компенсації втрати заробітної плати застрахованої особи, закріпленої у законодавстві про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

Працюючи під час лікарняного, працівник фактично порушує режим, встановлений лікарем. Закон прямо передбачає, що застраховані особи, які порушують режим, встановлений лікарем, не виконують призначені рекомендації або не з’являються без поважних причин на медогляд, втрачають право на допомогу по тимчасовій непрацездатності з дня допущення порушення на строк, який визначає орган, що призначає допомогу, тобто роботодавець або уповноважена ним особа за Законом України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" від 23.09.1999 №1105-XIV.

Ключовий ризик зараз у вас не в самій невиплаті, а в тому, що відмова від оплати не оформлена документально. Без рішення про відмову виглядає так, ніби роботодавець просто не надав гарантію, передбачену законом, хоча формально працівник мав би право вимагати або допомогу, або мотивовану відмову. Це може спричинити:

1. претензії працівника про порушення його права на страхову виплату;
2. питання з боку ПФУ під час перевірки, чи були правильно розглянуті лікарняні й чи не занижена сума заявлених або фактичних виплат.

Щоб виправити ситуацію, важливо діяти не через донарахування лікарняних, а через належне оформлення відмови. Якщо ви вже оплатили працівникові зарплату за дні, коли діяли листки непрацездатності, логічно й правомірно:

1. залишити оплату як зарплату за фактично відпрацьований час;
2. не оплачувати лікарняний як допомогу із соцстрахування;
3. належно оформити відмову в призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності за всі періоди, коли працівник хворів «формально», але фактично працював.

Алгоритм дій

1. Перевірити облік робочого часу та нарахування
   Переконайтесь, що:

   • у табелі за дні дії лікарняного стоять відмітки про роботу (умовне «Р» або свій код робочого дня)
   • за цей період працівникові нарахована і виплачена зарплата.
     Це буде основним доказом відсутності втрати заробітку.

2. Розглянути лікарняний(ні) уповноваженою особою

   1. Керівник або уповноважена особа із соціального страхування переглядає е-лікарняний (обидві його частини, включно з продовженням).
   2. Фіксує, що в зазначені в листку періоди працівник фактично працював і отримував зарплату.
   3. Визначає підстави відмови:
      • відсутність втрати заробітку (допомога не виконує функцію компенсації)
      • порушення режиму тимчасової непрацездатності, що тягне втрату права на допомогу з дня порушення, згідно із Законом України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" від 23.09.1999 №1105-XIV.

3. Оформити рішення про відмову в призначенні допомоги

   1. Складіть внутрішній документ: наказ керівника або протокол/рішення уповноваженої особи.
   2. У рішенні зазначте мінімально необхідне:
      • реквізити роботодавця та уповноваженої особи
      • ПІБ працівника, його статус як сумісника
      • реквізити електронного листка(ів) непрацездатності
      • період тимчасової непрацездатності за кожним листком
      • констатацію факту роботи в ці дні згідно з табелем та виплатою зарплати
      • посилання на те, що допомога не надається через відсутність втрати заробітної плати та через порушення режиму тимчасової непрацездатності, що дає підстави для відмови в наданні допомоги по тимчасовій непрацездатності відповідно до Закону України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" від 23.09.1999 №1105-XIV.
   3. Додайте до рішення копію (роздруківку) е-лікарняного і копію сторінок табеля за відповідні дати.

4. Повідомити працівника про відмову
   Письмово вручіть працівнику (під підпис або надішліть рекомендованим листом / електронно з підтвердженням):

   • коротке повідомлення про відмову в призначенні допомоги за конкретним(и) лікарняним(и)
   • причини відмови і посилання на внутрішнє рішення
   • зазначення, що за цей період йому виплачена зарплата за фактично відпрацьований час.

5. Взаємовідносини з ПФУ
   Якщо заяву-розрахунок до ПФУ ви не подавали:

   • після оформлення відмови питання вичерпується, допомога не призначається і кошти ПФУ не залучаються.
     Якщо випадково подасте заяву-розрахунок у майбутньому:
   • доведеться або відкликати її, або вчасно повернути помилково отримані кошти та подати коригуючу заяву, щоб уникнути санкцій за неправильне використання страхових коштів; порядок відповідальності та повернення надмірно отриманих сум визначено Законом України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" від 23.09.1999 №1105-XIV.

Ризики / нюанси

1. Ризик претензій працівника. Якщо відмову не оформити, працівник може стверджувати, що йому «просто не заплатили лікарняний». Наявність формалізованого рішення з чітким обґрунтуванням знімає цей ризик або мінімізує його.

2. Ризик претензій ПФУ. У разі перевірки ПФУ ці лікарняні побачать у реєстрі. За відсутності рішень про відмову можуть виникнути питання, чому застрахована особа не отримала допомогу. Правильно оформлене рішення з посиланням на порушення режиму і відсутність втрати заробітку дає правові підстави не заявляти ці дні до фінансування.

3. Донараховувати лікарняні «заднім числом» у вашій ситуації не варто. Це суперечитиме суті страхових виплат, адже працівник уже отримав зарплату за ці дні, і створить ризики подвійної оплати того самого періоду та претензій ПФУ щодо безпідставного використання коштів.

Підсумок: оформіть рішення про відмову в призначенні допомоги за всі дні «лікарняних, коли працівник працював», зафіксуйте це документально і повідомте працівника, тоді відсутність виплати буде правомірною і не становитиме загрози для роботодавця.