Підвищення добових у відрядженні: законність та процедури зміни

Закон не забороняє підвищити розмір добових посеред відрядження, але це потрібно оформити внутрішнім рішенням роботодавця та правильно поділити відрядження на періоди з різними сумами добових. Головне — не перевищити неоподатковуваний ліміт, а суму перевищення оподаткувати.

Обґрунтування

Розмір добових для комерційного підприємства встановлює сам роботодавець у внутрішніх документах — колдоговорі, Положенні про відрядження, наказі та може змінювати його на власний розсуд. Для небюджетних роботодавців немає фіксованої обов’язкової суми добових і немає заборони змінювати її під час вже триваючого відрядження. пп. 170.9.1 ПКУ встановлює лише граничний розмір, що не оподатковується.

ПКУ визначає тільки неоподатковуваний ліміт, а не “твердий” розмір добових. Для відряджень у межах України неоподатковуваний розмір добових становить не більше 0,1 мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного року, за кожен календарний день відрядження. Суми понад цей ліміт включаються до оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо. Це прямо випливає з пп. 170.9.1 ПКУ.

Щоб законно підняти добові з 300 грн до 500 грн з 25.07, потрібно чітко розмежувати періоди відрядження. За дні 01–24.07 залишаються добові 300 грн. Починаючи з 25.07, за наказом роботодавця та (або) зміненим Положенням про відрядження, встановлюються добові 500 грн. Це зручно оформити або загальним наказом про зміну розміру добових, або окремим наказом/додатком до наказу про відрядження з фразою на кшталт: “з 25.07.2026 р. встановити добові в розмірі 500 грн за кожен день відрядження”.

Слід врахувати податкові наслідки підвищення. Якщо 500 грн не перевищують 0,1 мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня 2026 року, то в межах цього ліміту добові не оподатковуються. Якщо ж встановлений роботодавцем розмір перевищить граничний розмір, різниця оподатковуватиметься ПДФО та військовим збором як додаткове благо працівника відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ. Підсумовуючи, підвищення добових у середині відрядження є законним за умови належного наказу та належного оподаткування можливого перевищення над лімітом.

Алгоритм дій

1. Перевірити внутрішні документи. Перегляньте колдоговір або Положення про відрядження. Якщо там зафіксовано 300 грн як постійний розмір, підготуйте зміни до цього документа або окремий наказ керівника про новий розмір добових.
2. Оформити наказ. У наказі пропишіть:
   • новий розмір добових — 500 грн;
   • дату, з якої він застосовується (наприклад, з 25.07.2026);
   • що за дні до цієї дати зберігається попередній розмір.
3. Поділити розрахунок відрядження на два періоди. За 01–24.07 нараховувати 300 грн, за 25–31.07 — 500 грн за день.
4. Перевірити дотримання неоподатковуваного ліміту. Порівняйте фактичні добові за кожен день із лімітом 0,1 мінімальної зарплати на 1 січня 2026 року. Якщо є перевищення, суму перевищення обкласти ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта та військовим збором згідно з пп. 170.9.1 ПКУ.

Ризики / нюанси

Основний ризик — відсутність належного документального оформлення зміни суми добових. Якщо не буде наказу або змін до внутрішнього положення, податківці можуть поставити під сумнів правомірність різних сум по днях і трактувати частину виплат як додаткову оплату праці. Тому важливо все документально закріпити й коректно відобразити в обліку.