Організація дистанційної роботи в умовах відключень електроенергії

Організувати дистанційну роботу можна як постійно, так і тимчасово на період відключень світла, оформивши її або письмовим трудовим договором про дистанційну роботу, або наказом роботодавця із визначенням усіх умов.

Обґрунтування

Дистанційна робота визначена як форма організації праці, коли працівник виконує роботу поза приміщеннями роботодавця, у будь‑якому місці за своїм вибором із використанням інформаційно‑комунікаційних технологій. При цьому працівник самостійно організує робоче місце та відповідає за безпечні умови, а загальна тривалість робочого часу не може перевищувати норм, установлених для «звичайної» роботи. Кодекс законів про працю України

Загальне правило – при укладенні трудового договору про дистанційну роботу обов’язкова письмова форма, але під час воєнного стану сторони можуть за згодою визначати форму трудового договору. Це дозволяє використовувати як типову письмову форму, так і спрощений варіант у вигляді наказу, особливо коли дистанційна робота має тимчасовий характер, зумовлений надзвичайними обставинами. Кодекс законів про працю України

У разі загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційну роботу можна запроваджувати саме наказом роботодавця без обов’язкового письмового договору. Працівників потрібно ознайомити з наказом протягом двох днів з дня його прийняття, але до фактичного запровадження дистанційної роботи, а процедура попередження про зміну істотних умов праці в такому випадку не застосовується. Кодекс законів про працю України

Умови поєднання роботи вдома і в офісі, забезпечення обладнанням та компенсації витрат, порядок звітності й комунікації доцільно закріпити або в трудовому договорі, або в локальному Положенні та наказі. Це дозволяє формалізувати гібридний формат роботи, використовувати його саме під час відключень світла і водночас зберегти працівникам усі трудові гарантії щодо оплати праці, відпусток та страхування. Підсумково, дистанційний режим на період відключень організовується як окремим наказом (із зазначенням періоду, переліку посад, правил зв’язку і табелювання), так і через укладення або доповнення трудових договорів.

Алгоритм дій

1. Оцінити, які посади реально можуть працювати дистанційно. Відібрати офісних працівників, чия робота виконується за комп’ютером та може здійснюватися поза офісом без порушення технологічного процесу.

2. Визначити модель: постійна чи тимчасова/змішана дистанційна робота. Для періодичних відключень світла доцільно передбачити гібридний варіант: робота в офісі за наявності електроенергії та дистанційно – при її відсутності.

3. Підготувати локальний документ (Положення або додаткові умови) про дистанційну роботу. Пропишіть там: хто може працювати дистанційно, порядок переходу на дистанційку під час відключень, режим роботи, порядок обліку часу, канали зв’язку, порядок подання звітів, забезпечення обладнанням і компенсації (за інтернет, електроенергію тощо).

4. Оформити запровадження дистанційної роботи для конкретних працівників.

   • Варіант 1: укласти письмові трудові договори/додаткові угоди про дистанційну роботу з офісними працівниками.
   • Варіант 2 (спрощений на час воєнного стану та надзвичайних обставин): видати наказ керівника про запровадження дистанційної роботи у зв’язку з відключеннями світла із зазначенням періоду дії, переліку працівників/посад, умов роботи та звітності.

5. Ознайомити працівників з наказом та/або положенням до початку дистанційної роботи. Забезпечити фіксацію ознайомлення (підпис на папері або електронний підпис/лист).

6. Налагодити технічну частину.
   Визначити, хто працює на техніці підприємства, а хто – на власній, оформити акти передачі обладнання при потребі, погодити порядок доступу до корпоративних систем і захисту даних.

7. Організувати облік робочого часу і оплату.
   У табелі фіксувати робочі дні як звичайні, за погодженим режимом, а деталі відпрацьованого часу контролювати через встановлений порядок звітності (щоденні звіти, задачі у CRM тощо).

8. Передбачити порядок повернення до звичайного режиму.
   У наказі або договорі відразу зазначити, що дистанційна робота надається на час відключень/воєнного стану чи іншого періоду, і описати процедуру повернення до офісної роботи окремим наказом.