Документи для прийняття на роботу інваліда та витяг експертів

Для прийняття на роботу особи з інвалідністю потрібен стандартний пакет документів працівника плюс документи, що підтверджують інвалідність, а для застосування ставки ЄСВ 8,41% необхідно мати саме належним чином засвідчений Витяг або чинну довідку МСЕК, при паперовому форматі — фактично оригінал, при електронному — PDF з е-печаткою МОЗ. Пільгова ставка ЄСВ застосовується лише з дати отримання роботодавцем такого підтвердного документа і протягом строку, на який встановлено інвалідність.

Обґрунтування

При прийнятті на роботу особи з інвалідністю подаються загальні обов’язкові документи. Це паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності), документ про освіту (за потреби), документи про стан здоров’я, трудова книжка або відомості з реєстру застрахованих осіб, військово-обліковий документ для військовозобов’язаних. Такі вимоги випливають із загальних правил працевлаштування і застосовуються також до осіб з інвалідністю.

Додатково особа з інвалідністю надає документи, що підтверджують «інвалідний статус». Це може бути копія пенсійного посвідчення або посвідчення особи з інвалідністю, а також документ, який прямо підтверджує встановлення інвалідності та строк дії: чинна довідка МСЕК (якщо видана до 01.01.2025 і ще діє) або Витяг з рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи. Такі документи потрібні і для належного обліку, і для виконання нормативу працевлаштування, і для пільг за ЄСВ.

Для застосування пільгової ставки ЄСВ 8,41% закон прямо вимагає належним чином засвідчений документ. Підтвердженням встановлення працівнику інвалідності є належним чином засвідчений витяг із рішення експертної команди щодо встановлення інвалідності, отриманий відповідно до постанови КМУ від 15.11.2024 №1338, або копія довідки до акта огляду МСЕК про встановлення групи інвалідності, виданої до 1 січня 2025 року, а нарахування єдиного внеску за ставкою 8,41% здійснюється роботодавцем із дати отримання від працівника таких документів і в межах строку, встановленого від 15.11.2024 №1338 (пп. 5 п. 2 розділу III Інструкції, наказ Мінфіну від 20.04.2015 №449).

Паперовий Витяг має бути саме оригіналом з підписом і печаткою медзакладу. На вимогу особи Витяг та рекомендації можуть видаватися в паперовій формі, при цьому вони засвідчуються підписом лікаря або іншого члена експертної команди та печаткою закладу охорони здоров’я, де сформовано документ (пп. 4 п. 2 наказу № 2067). Такий оригінал і є тим самим «належним чином засвідченим витягом» для цілей застосування ставки 8,41%.

Електронний Витяг у форматі PDF з електронною печаткою МОЗ також вважається належно засвідченим. Податкові органи роз’яснюють, що Витяг, засвідчений електронною печаткою МОЗ у форматі PDF, є таким, що вважається засвідченим належним чином, і може бути використаний роботодавцем для застосування пільгової ставки ЄСВ, за потреби з перевіркою електронного підпису через державні сервіси (ЗІР, категорія 201.04.01).

Копія паперового Витягу (у тому числі завірена роботодавцем або нотаріально) не дає права на ставку 8,41%. Норма Інструкції про ЄСВ говорить саме про «належним чином засвідчений витяг», а не про копію витягу, і практика контролюючих органів виходить із того, що для паперового формату це має бути оригінал, а виняток щодо «копії» прямо передбачений лише для довідки МСЕК, виданої до 01.01.2025 (пп. 5 п. 2 розділу III Інструкції). Тому копія витягу, навіть завірена, не є достатньою підставою для пільгової ставки.

Отже, для оформлення на роботу інваліда та застосування ЄСВ 8,41% роботодавець має отримати саме оригінал паперового Витягу або його електронний PDF з е-печаткою МОЗ чи чинну довідку МСЕК, а не лише копію витягу.