Чи можна надавати копії табелів робочого часу за запитом

Надавати копії табелів обліку робочого часу можна лише за умови, що це не порушує захист персональних даних інших осіб, тобто або вилучено/знеособлено дані третіх осіб, або отримано законні підстави для їх розкриття.

Обґрунтування

Табель обліку робочого часу містить персональні дані працівників. У табелі відображаються прізвища працівників, їх табельні номери, інформація про відпрацьований час, відпустки, лікарняні та інші відхилення від нормального режиму роботи. Це дає змогу ідентифікувати конкретну особу та її робочий час, отже такі відомості є персональними даними.

Надання копій табелів одній фізичній особі означає одночасне розкриття персональних даних багатьох працівників. Загальний підхід порядків обробки персональних даних державних органів та установ такий: працівник або інша уповноважена особа має доступ лише до тих персональних даних (їх частин), які необхідні для виконання його професійних, службових або трудових обов’язків, а також зобов’язаний не розголошувати персональні дані, що стали йому відомі під час виконання обов’язків. Це прямо відображено, зокрема, у порядках обробки персональних даних для різних органів та систем, де фіксується принцип обмеженого доступу й обов’язок нерозголошення персональних даних третім особам без передбачених законом підстав (Про затвердження Порядку обробки первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі про..., Про затвердження Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Державна аудит..., Про затвердження Порядку обробки та захисту персональних даних в електронній системі щодо оцінюва..., Про затвердження Порядку обробки персональних даних у Національному агентстві України з питань де...).

Отже, роботодавець повинен забезпечити захист персональних даних інших працівників при розгляді запиту. Якщо фізична особа запитує інформацію про себе, вона має право ознайомитися з відомостями щодо власної особи. Для реалізації цього права достатньо надати витяг або копії документів у тій частині, яка містить її особисті дані, або іншим способом, що не розкриває персональних даних інших працівників. Натомість передача повних копій табелів з даними всього колективу без правових підстав на розкриття таких відомостей іншим особам буде розголошенням персональних даних третіх осіб.

Підсумовуючи, правомірною є або видача інформації вибірково (лише в частині, що стосується запитувача), або копій табелів після знеособлення даних інших працівників. Надання незнеособлених повних копій табелів за період 01.06.2025–01.06.2026 на запит однієї фізичної особи без спеціальної законної підстави буде суперечити вимогам щодо захисту персональних даних.