Правила проведення інвентаризації та оформлення актів приймання документів

Оформлення таких документів заднім числом заборонено.

Оскільки злиття/об'єднання підрозділів відбулося два роки тому, а попередні відповідальні особи вже не працюють, провести передачу «минулим часом» або за участю звільнених працівників неможливо.

Ситуацію слід врегулювати за поточною датою шляхом видачі наказу керівника, проведення фактичної інвентаризації наявних справ та складання довільного акта приймання-передавання поточним днем із поясненням причини відсутності раннішого оформлення.

Що вам потрібно зробити?

1.Керівник підприємства має видати наказ про проведення інвентаризації та приймання-передавання документів.
2. Складіть розпорядчий документ про призначення комісії для перевірки наявності та стану документів реорганізованого об’єднаного підрозділу на поточну дату.
3. Комісія перевіряє фактичну наявність справ та опис наявних документів, склавши відповідні інвентаризаційні описи або акти перевірки.
4. Оформляєте акт поточним днем, де зазначаєте фактичний стан речей, вказуєте причину затримки (що з'єднання відбулося такого-то числа минулих років, але передавальний акт своєчасно не склали) та зафіксуйте передачу справ нинішнім відповідальним особам.

Акт підписують усі члени комісії та нові працівники, які прийняли справи. Керівник підприємства накладає гриф "ЗАТВЕРДЖУЮ" на акті.
Також потрібно додати до пакету документів службові записки від нових працівників або керівників підрозділу про фактичне прийняття справ у такому вигляді.

Раді допомогти, звертайтесь ще!