Порядок відображення інваліда в податковому розрахунку для звітності

Ні, у податковому розрахунку працівника з інвалідністю показуєте у Додатку 1 з кодом категорії «2» (та іншими «пільговими» кодами для лікарняних/декретних), а окремий «інвалідний» звіт про наявність працівника з інвалідністю як форми для подання станом на серпень 2026 року ще не затверджено, тому його подавати не потрібно, але потрібно буде звітувати про внесок за новими правилами щокварталу, коли форма офіційно набуде чинності.

Обґрунтування

1. Як відображати працівника з інвалідністю у Податковому розрахунку
Працівника, якому встановлено інвалідність і подано підтвердні документи, відображають у Додатку 1 до Податкового розрахунку із кодом категорії застрахованої особи «2» щодо зарплати, «36» щодо лікарняних та «43» щодо декретних, до яких застосовується пільгова ставка ЄСВ 8,41% згідно з ч. 13 ст. 8 Закону №2464-VI. Пільгова ставка ЄСВ застосовується з дати отримання роботодавцем підтвердних документів про інвалідність, і ЄСВ нараховується на фактично нарахований дохід без «дотягування» до мінімального внеску для цього працівника.

2. Чи потрібен окремий звіт «про інвалідів» зараз
З 2026 року закон вимагає від роботодавців / платників внеску подавати звітність про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю щокварталу до контролюючих органів, а форму звіту встановлює орган фінансової політики за Законом №875-ХІІ (ст. 18-2 Закону №875-ХІІ). На практиці форма квартального звіту про внесок уже затверджена, але «окремого» повідомлення лише про факт наявності працівника з інвалідністю (без розрахунку нормативу та внеску) закон не передбачає, а дані про такого працівника беруться з Податкового розрахунку за формою J0500111/F0500111, який подає роботодавець.

3. Коли і куди подавати звіт про внесок за невиконання нормативу
Роботодавці складають звіт про нарахування, обчислення та сплату внеску за базовий період – календарний квартал, подають його протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу, а внесок сплачують ще протягом 10 календарних днів після граничного строку подання, причому адміністрування внеску тимчасово здійснюють податкові органи згідно із Законом №4219-ІХ. Конкретні граничні строки для 2026 року (до 11.05, 10.08, 10.11 та 09.02.2027 для звітів і відповідно до 20.05, 19.08, 20.11 та 19.02.2027 для сплати) вже визначені для внеску за невиконання нормативу, але це саме звіт про внесок, а не окремий «реєстр інвалідів».

Рекомендація:
Переконайтесь, що у працівника є належний документ про інвалідність, від дати його отримання застосовуйте ЄСВ 8,41% та коди «2»/«36»/«43» у Додатку 1, а щодо квартального звіту про внесок – орієнтуйтеся на наявну затверджену форму та строки, але додаткового «списку осіб з інвалідністю» до будь-якого іншого органу зараз подавати не потрібно.

Подальша робота з працівником з інвалідністю для цілей і пільг ґрунтується на правильному оформленні документів і відображенні у Податковому розрахунку та «інвалідному» квартальному звіті.