"Поради новому кадровику: з чого почати свою роботу?"

Спочатку потрібно перевірити, які локальні кадрові документи й базові реєстри вже є на підприємстві, а далі послідовно дооформити обов’язкові документи та запустити облік працівників і військовий облік.

Обґрунтування

1. Старт: прийняття справ і первинний «аудит» Насамперед варто прийняти кадрові документи за актом приймання-передачі та подивитися, що вже існує, а чого немає. Далі корисно пройтися чеклістом: наявність колективного договору або його «замінників», ПВТР, положення про оплату праці, відпустки, військовий облік, номенклатура справ, журнали реєстрації заяв і наказів, графік відпусток, особові справи, книги обліку трудових книжок, списки військового обліку тощо. Вимогу мати номенклатуру справ і особові справи працівників закріплено у Правилах № 1000/5, які застосовують до всіх підприємств.

2. Документи, які мають бути до початку масового прийняття працівників Першочергово слід домовитися з керівником про затвердження: структури та штатної чисельності, штатного розпису, посадових/робочих інструкцій, Правил внутрішнього трудового розпорядку. Якщо колективного договору поки не планують, треба розробити положення про оплату праці, преміювання, облік робочого часу, відпустки. Такий підхід відповідає загальним вимогам трудового законодавства та дозволяє уникати спорів, а вимога мати ПВТР і визначені умови праці випливає зі ст. 29 Кодексу законів про працю України.

3. Організація особових справ і поточного кадрового діловодства Після появи перших працівників потрібно: оформлювати заяви й накази про прийняття, своєчасно подавати повідомлення до ДПС про прийняття, формувати особові справи, вести журнали реєстрації заяв та наказів, табелі обліку робочого часу, графік відпусток і документи з обліку відпусток. Перелік документів особової справи та вимоги до зберігання кадрових документів також визначені у Правилах № 1000/5.

4. Номенклатура справ і архівна частина роботи Упродовж першого року роботи підприємства необхідно розробити й погодити номенклатуру справ, у якій будуть окремі розділи для кадрових документів і документів з військового обліку. Вимогу погодження номенклатури з архівною установою протягом року з дати реєстрації встановлено ст. 32 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (архівні установи).

5. Військовий облік як окремий блок завдань Якщо на підприємстві є призовники, військовозобов’язані або резервісти, слід домогтися від керівника видання наказу про призначення відповідальної за військовий облік особи (часто це кадровик), визначити їй обов’язки, повідомити ТЦК за встановленою формою та організувати ведення списків персонального військового обліку. Обов’язок організувати військовий облік і покласти його ведення на конкретного працівника встановлено п. 8 Порядку №1487.

Рекомендація: Складіть для себе короткий план на 1–2 місяці: спочатку – перевірка наявних документів і «дір», потім – затвердження ключових локальних актів і номенклатури справ, далі – налагодження прийняття на роботу, ведення особових справ, графіка відпусток і військового обліку.

Якщо надасте інформацію, чи це нове підприємство «з нуля» чи ви прийшли на вже діюче, можна деталізувати кроки саме під вашу ситуацію.