Кадровик на новій роботі: що перевірити на новому підприємстві + Бонус

1. Які документи роботодавця потребують уваги в першу чергу
2. Які відомості проконтролювати відносно працівників
3. Які моменти перевірити за для контролю військового обліку та бронювання (коли це ваша зона відповідальності)
4. Висновки

Одразу пропонуємо вам розбити ваш аудит на окремі етапи. Підкреслюємо в такому випадку ми під аудитом розуміємо саме первинне ознайомлення із документами. Вже після цього цілком можливо вам доведеться зробити повноцінний внутрішній кадровий аудит у складі комісії роботодавця. До речі зразок наказу про проведення такого аудиту знайдете тут. А етапи проведення кадрового аудиту своїми силами ви знайдете у нашому довіднику.

Але перше ніж приступати – радимо прийняти документи за актом приймання-передачі. Це дозволить зафіксувати стан речей на момент прийняття справ.

Які документи роботодавця потребують уваги в першу чергу

Знайомство з документами роботодавця доцільно розпочати з номенклатури справ кадрового підрозділу. Нижче більш детально з практичного погляду та по пунктах:

1. Перевірка актуальності локальних документів роботодавця на наявність та відповідність чинному законодавству. Тут перевіряємо:

1. Колективний договір (при наявності);
2. Правила внутрішнього трудового розпорядку;
3. Положення про оплату праці;
4. Положення про відпустки;
5. інші локальні акти.

2. Якщо на підприємстві є структурні підрозділи вивчаємо наявність Положень про підрозділи. Звісно ж вивчаємо Положення про відділ кадрів / службу персоналу.

3. З’ясовуємо чи наявні призупинені трудові договори з працівниками.

4. Перевіряємо чи подавалися повідомлення до ДПС про прийняття працівників на роботу у встановлені строки.

5. Перевіряємо штатний розпис і вивчаємо чи назви посад відповідають положенням Класифікатора професій ДК 003:2010. Особливу увагу слід приділити відповідності кодів і назв професій не лише у штатному розписі, а й:

1. трудових договорах;
2. наказах;
3. кадровій програмі.

6. Перевірка посадових інструкцій. Переконайтеся у наявності:

1. посадових та робочих інструкцій для посад за штатним розписом;
2. підписів працівників про ознайомлення із посадовими / робочими інструкціями.

7. Вивчаємо графік відпусток на поточний рік для його подальшого дотримання.

8. Визначте тривалість відпусток, на які мають право працівники: дані з колективного та трудових договорів доцільно звірити з обліковою програмою.

9. Перевірте наявність трудових книжок (якщо працівники прийняті до 10.06.2021 року та яким не видано трудові книжки після оцифрування) та актуальність даних в Журналі обліку трудових книжок – чи є підписи про отримання, наявність дати та номер документа-підстави про видачу трудової книжки.

10. На порталі електронних послуг ПФУ перевірити стан оцифрування трудових книжок роботодавцем: статус опрацювання, зауваження.

11. Проконтролюйте строки дії документів, які посвідчують особу (наявність відповідного фото в паспорті-книжечці, строк id-картки).

12. Перевірте наявність протоколів / наказів про обрання представника трудового колективу, уповноваженої особи за призначення страхових виплат.

13. Зафіксуйте (якщо немає такого собі реєстру) строки строкових трудових договорів, щоб знати коли потрібно буде фіксувати їх припинення.

14. Якщо на підприємстві застосовується змінний режим роботи, перевірте:

1. правильність складання графіків;
2. дотримання норми робочого часу;
3. дотримання часу міжзмінного відпочинку;
4. чи виникають надурочні години;
5. чи не варто змінити обліковий період.

Які відомості проконтролювати відносно працівників

Далі визначаємо відомості щодо окремих працівників.

1. Визначаємо працівників, які відсутні тривалий час на роботі (з нез’ясованих причин, які перебувають у відпустках по вагітності та пологах та догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного, 6-річного віку тощо). Наявність підстав для таких відпусток.

При наявності працівників, місце перебування яких невідоме, перевірте наявність актів про відсутність працівників на роботі, чи відправлені листи працівникові за місцем реєстрації та фактичного проживання. Сформуйте (при потребі) пакет документів, які засвідчували б факт неявок працівника на роботі.

2. Визначте наявність працівників, які увільнені від роботи:

1. у зв’язку з призовом на військову службу під час мобілізації;
2. тих, хто уклав контракт з добровольчими формуваннями.

Перевірте їх поточний статус на порталі електронних послуг ПФУ.

3. Визначте працівників, які мають особливі статуси, які дають право на пільги та компенсації:

1. додаткова відпустка особам, які мають дітей, відповідно до статті 19 Закону про відпустки;
2. «чорнобильські» відпустки, відповідно до Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи»;
3. відпустки учасникам бойових дій;
4. відпустки для осіб з інвалідністю;
5. тощо.

4. Визначити працівників за рахунок яких виконується норматив працевлаштування осіб з інвалідністю (4% або 2%) та виконання роботодавцем вимог працевлаштування таких осіб, з 01.01.2026 року. Говоримо про дотримання таких вимог:

1. працевлаштування за основним місцем роботи;
2. нарахування зарплати в розмірі більше за мінімальну (на 2026 рік – більше за 8647 грн);
3. наявність довідки МСЕК (якщо інвалідність встановлена до 31.12.2024) або наявність оригіналу Витягу про оцінювання (якщо інвалідність була оформлена після 01.01.2025).

5. Вивчаємо перелік заброньованих працівників (якщо мова про критичне підприємство) та перевіряємо дотримання зарплатного критерію.

6. Формуємо на порталі ПФУ відомості про застрахованих осіб, на сайті Дія – військовозобов’язаних. Перевіряємо їх актуальність та вносимо корективи через звітність при потребі.

Які моменти перевірити за для контролю військового обліку та бронювання (коли це ваша зона відповідальності)

По-перше, перевірте актуальність військово-облікових документів працівників з «Резерв+», які є військовозобов’язаними, призовниками та резервістами. Вивчіть строк дії, строк відстрочки та бронювання (за наявності). Наступним етапом – чи всі потрібні відомості внесено до списків військового обліку.

По-друге, якщо підприємство визнане критично важливим: ознайомтеся з критеріями для підприємства як такого, що є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період. Деякі установи, які визнають підприємства критично важливими, пропонують щомісяця звітувати про дотримання критеріїв, там є частина інформації, яку готує кадрова служба. З’ясуйте чи це стосується вашого підприємства.

По-третє. На сайті Міністерства юстиції (Відомості з ЄДР) перевірте контактні дані роботодавця, визначте в кого до них є доступ – сюди працівники можуть надсилати повідомлення, які стосуються трудових відносин (п. 3-4 ст. 7 Закон України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Висновки

Перші тижні роботи кадровика на новому місці – час для систематизації процесів та виявлення ризиків. Проведений аудит допоможе побачити реальний стан кадрового обліку, визначити пріоритети та впевнено вибудувати подальшу роботу.

Пам'ятайте: краще виявити проблему одразу, ніж виправляти її під час перевірки.

Вікторія ФАСТОВЩУК, начальник відділу кадрів ПрАТ «ЕСМА»

Бонус до статті – завантажити

Шаблони та зразки документів:

Колективний договір

Колективний договір між ФОП і працівником

Положення про відділ кадрів

Штатний розпис на 2026 рік

Типовий штатний розпис

Довідник на тему:

Етапи проведення кадрового аудиту своїми силами

Схожі публікації:

Адвокатські поради для кадровиків: як (не) варто робити при прийнятті, звільненні та аудит кадрових документів

Складаємо план роботи відділу кадрів на 2026 рік + зразок