Процедура затвердження посадової інструкції: наказ чи інший документ

Не зовсім: посадову інструкцію можна затвердити лише грифом керівника на самому документі, а наказ видавати не обов’язково, але його доцільно оформлювати, якщо затверджуєте або змінюєте інструкції масово чи хочете чіткіше врегулювати процедуру у локальних актах.

Обґрунтування

1. Хто і як затверджує посадову інструкцію Посадова інструкція затверджується керівником підприємства (або його заступником) шляхом проставлення на ній грифа «ЗАТВЕРДЖУЮ» за правилами діловодства, при цьому спеціальна процедура на рівні закону не встановлена, і кожен роботодавець визначає її самостійно у локальних актах, дотримуючись вимог Правил № 1000/5. Як правило, готують проєкт інструкції керівник підрозділу або кадрова служба, за потреби її візують відповідальні служби, а потім документ реєструється в журналі внутрішніх документів чи окремому журналі посадових інструкцій.

2. Коли достатньо лише нової редакції без наказу Якщо мова про одну посаду і ви просто замінюєте стару інструкцію на нову редакцію без зміни істотних умов праці, достатньо:

• оформити текст інструкції у новій редакції;
• затвердити її грифом керівника;
• ознайомити працівника з новою редакцією під підпис.
  Окремий наказ у такій ситуації не є обов’язковою вимогою законодавства, адже затвердження відбувається безпосередньо на самій інструкції.

3. Коли доцільно видати наказ Наказ доцільно видавати у двох основних випадках.

• Коли вперше запроваджуєте (або змінюєте) загальні правила / форму посадових інструкцій чи затверджуєте пакет інструкцій одразу для кількох посад.
• Коли зміни до інструкцій пов’язані з перерозподілом обов’язків, зміною назв посад, підрозділів, розширенням завдань тощо, тобто фактично змінюються умови праці, що прямо кореспондує вимогам п. 6, 17 Загальних положень ДКХП. У таких випадках наказ фіксує підстави й дату введення змін, а працівника додатково письмово інформують і ознайомлюють з оновленою інструкцією під підпис.

4. Обов’язок ознайомлення працівника Незалежно від того, чи використовуєте лише гриф, чи ще й наказ, працівник має бути ознайомлений з посадовою інструкцією та всіма змінами до неї під підпис до початку роботи або до дати введення змін, що випливає з обов’язку роботодавця поінформувати працівника про його права та обов’язки за ст. 29 КЗпП.

Процедуру затвердження та випадки, коли застосовується наказ, варто чітко закріпити у ваших локальних актах з діловодства та кадрового обліку.