Обов'язковість штатного розпису та наслідки його відсутності підприємстві

Ні, не обов'язково, але рекомендовано.

На сьогодні питання щодо обов'язковості штатного розпису залишається дискусійним, однак для роботодавців, у тому числі банків, рекомендується мати затверджений штатний розпис.

Із 28.08.2025 втратив чинність Господарський кодекс України, зокрема ч. 3 ст. 64 ГКУ, яка передбачала, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. При цьому КЗпП, Закон України «Про оплату праці» та інші закони не містять прямої норми, яка б зобов'язувала всіх роботодавців затверджувати штатний розпис.

Разом із тим після втрати чинності Господарським кодексом позиція державних органів залишилася незмінною.

Так, Мінекономіки у листі від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09 зазначило, що затвердження штатного розпису на підприємстві є обов'язковим, оскільки він необхідний для врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захисту від незаконного звільнення та оплати праці.

Аналогічної позиції дотримується і Держпраці, яка у листі від 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а рекомендує роботодавцям мати затверджений штатний розпис.

При цьому слід зазначити, що прямої законодавчої норми, яка б після 28.08.2025 встановлювала відповідальність саме за відсутність штатного розпису, немає, тобо жодних санкцій бути не може.

Водночас його відсутність може ускладнити підтвердження:

організаційної структури підприємства;
наявності штатних посад;
установлених посадових окладів;
проведення скорочення чисельності або штату;
обґрунтування кадрових рішень під час перевірок чи судових спорів.
Тому з практичної точки зору доцільно й надалі затверджувати штатний розпис незалежно від того, що після скасування Господарського кодексу пряма законодавча вимога щодо його наявності відсутня.

Щодо банків, спеціального порядку затвердження штатного розпису саме для банків трудове законодавство не встановлює. Як правило, штатний розпис затверджується органом або посадовою особою, визначеними статутом банку та його внутрішніми документами (наприклад, правлінням банку або головою правління, якщо такі повноваження йому надані).

Форма штатного розпису можна використовувати примірну, можна власну розробити, форма унормована лише для бюджетних установ.

Як оформлювати гриф затвердження штатного розпису в консультації за посиланням - https://kadroland.com/news/10467-grif-zatverdzennya-statnogo-rozpisu-bez-pomilok

Отже, хоча після 28.08.2025 законодавство вже не містить прямої вимоги щодо обов'язкової наявності штатного розпису для всіх роботодавців і окремий штраф саме за його відсутність не встановлений, з урахуванням офіційної позиції Мінекономіки та Держпраці, а також практичної необхідності підтвердження структури, чисельності працівників і системи оплати праці, роботодавцям, у тому числі банкам, доцільно й надалі затверджувати та вести штатний розпис.

Раді допомогти, звертайтесь ще!