Обов'язкові документи для відрядження в Україні та за кордоном

Не зовсім: основним обов’язковим документом є наказ про відрядження, а посвідчення про відрядження не є обов’язковим ні для внутрішніх, ні для закордонних відряджень, але роботодавець може запровадити його добровільно у своїх внутрішніх документах.

Обґрунтування

1. Обов’язкові документи роботодавця для будь‑якого відрядження
   Базовим документом є наказ про відрядження, у якому зазначають працівника, місце, мету, строк відрядження та розмір добових. Витрати, що не оподатковуються, мають бути підтверджені наказом і хоча б одним документом, який підтверджує перебування у відрядженні, згідно з пп. 170.9.1 ПКУ. Для трудових гарантій (добові, проїзд, житло) посилаються на ст. 121 КЗпП, яка передбачає обов’язок відшкодувати витрати у зв’язку з відрядженням, але не вимагає посвідчення.

2. Відрядження по Україні: що мінімально потрібно
   Для внутрішніх відряджень достатньо:

   • наказу про відрядження;
   • наявності підтвердних документів про витрати або сам факт поїздки (квитки, рахунки за проживання, інші документи від третьої сторони), щоб не оподатковувати добові за правилами пп. 170.9.1 ПКУ.
     Посвідчення про відрядження як обов’язковий бланк скасовано наказом Мінфіну № 738, тому воно не належить до обов’язкових підтвердних документів.

3. Відрядження за кордон: обов’язкові документи роботодавця
   Для закордонного відрядження з боку роботодавця обов’язковими є:

   • наказ про відрядження з усіма ключовими реквізитами (ПІБ, посада, країна, строк, мета, розмір добових) як головний документ, на підставі якого визначають кількість днів відрядження за пп. 170.9.1 ПКУ;
   • підтвердні документи перебування працівника за кордоном (проїзні документи, рахунки за проживання, інші документи від третіх осіб), які разом із наказом дають право не оподатковувати добові в межах установленого ліміту.

4. Статус посвідчення про відрядження
   Посвідчення про відрядження скасовано наказом Мінфіну № 738, воно не є обов’язковим і не згадується як необхідний документ у пп. 170.9.1 ПКУ серед доказів перебування у відрядженні. Підприємство може добровільно відновити його використання для внутрішнього контролю, закріпивши форму й порядок заповнення у Положенні про відрядження, але таке посвідчення не замінює вимогу мати наказ та інші підтвердні документи.

5. Що вважати повним пакетом документів для цілей оподаткування
   Для того щоб добові не оподатковувались:

   • має бути наказ про відрядження;
   • має бути щонайменше один документальний доказ перебування працівника у місці відрядження (квиток, рахунок за проживання, довідка приймаючої сторони, службова записка тощо) у розумінні пп. 170.9.1 ПКУ.
     Якщо таких доказів немає, сума добових включається до оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо.

Для обох випадків (Україна і закордон) достатньо наказу про відрядження плюс підтвердні документи, а посвідчення може застосовуватись тільки за внутрішнім рішенням роботодавця.