Процедура завірки копій документів у Товаристві: що потрібно знати

Частково так, потрібно і слово «Копія», і напис «Згідно з оригіналом», але штамп «Копія згідно оригіналу» використовувати не можна, а печатка не завжди обов’язкова.

Обґрунтування

1. Які реквізити обов’язкові на копії
Відповідно до п. 8 гл. 11 розд. II Правил № 1000/5 копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку, тобто:

• у правому верхньому куті першого аркуша ставимо відмітку «Копія» (штамп або рукописно);
• у нижній частині останнього аркуша під реквізитом «Підпис» робимо напис:
  • слова «Згідно з оригіналом»;
  • назва посади особи, що засвідчує;
  • її особистий підпис;
  • власне ім’я та прізвище;
  • дата засвідчення копії.

2. Чи можна/потрібно використовувати печатку і який саме штамп
За тими ж Правилами № 1000/5 напис про засвідчення копії за наявності печаток скріплюють відбитком основної печатки юрособи або печатки структурного підрозділу, тобто печатка бажана, але залежить від того, чи передбачено її використання внутрішніми документами товариства.
Допустимі варіанти:

• окремий штамп «Копія» у правому верхньому куті;
• окремий штамп чи рукопис «Згідно з оригіналом» у зоні засвідчувального напису.

3. Чому штамп «Копія згідно оригіналу» не можна застосовувати
Штамп «Копія згідно оригіналу» не відповідає конструкції реквізитів, установлених гл. 11 розд. II Правил № 1000/5, адже:

• відмітка «Копія» і відмітка про засвідчення копії повинні бути рознесені по різних зонах аркуша;
• засвідчувальний напис обов’язково включає посаду, підпис, ім’я, прізвище, дату, а не лише коротку фразу.

4. Де це треба закріпити в самому Товаристві
Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів для Товариства слід закріпити в Інструкції з діловодства, спираючись на вимоги Правил № 1000/5 щодо оформлення копій і використання печаток.

Правильне оформлення для вашого Товариства: «Копія» у правому верхньому куті першого аркуша, а внизу останнього аркуша – повний напис «Згідно з оригіналом» з підписом, даними уповноваженої особи та, за наявності, печаткою.