Дії підприємства для виключення працівника з реєстру застрахованих осіб

Ні, повторно «звільняти» працівника не потрібно, а помилкове жовтневе нарахування слід виправити через об’єднану звітність і паралельно звернутися до ПФУ з листом та/або через кабінет страхувальника для актуалізації даних.

Обґрунтування

1. Спершу виправте помилкове жовтневе нарахування в об’єднаній звітності Помилкове нарахування зарплати після фактичного звільнення треба скоригувати в Об’єднаному розрахунку:

• подайте «уточнюючий» Д1 за жовтень 2025 року з типом нарахувань «3» у гр. 09 на зменшення помилково нарахованого доходу і ЄСВ, а суми ЄСВ перенесіть у відповідні рядки табличної частини Розрахунку, як описано для випадку донарахувань/зменшень ЄСВ у Д1;
• подайте «уточнюючий» 4ДФ за жовтень 2025 року, де по працівнику повністю вилучіть помилковий рядок з ознакою «1» та введіть правильний/нульовий з ознакою «0», якщо дохід має бути відсутній.
  Такий підхід випливає з порядку коригування сумових помилок у Д1 та 4ДФ через коди типів нарахувань 2/3 та ознаки «0/1», установленого Порядком №4.

2. Повторне «звільнення» не подається, але звільнення має бути правильно відображене в Д5 Якщо у місяці фактичного звільнення (червень 2025 року) звільнення не було показане або було показане з помилкою в Д5, слід подати уточнюючий Податковий розрахунок тільки з Д5 за цей місяць:

• продублювати потрібний рядок і вилучити його ознакою «1» у гр. 20 (якщо він помилковий);
• додати правильний рядок із датою звільнення та ознакою «0» у гр. 20.
  Такий механізм «виключення-включення рядка» в Д5 прямо передбачено розділом V Порядку №4.

3. Для «зняття» з реєстру застрахованих осіб потрібне звернення до ПФУ Навіть за правильно поданою звітністю колишні працівники можуть залишатися у переліку працюючих у ПФУ. У такій ситуації роботодавцю рекомендують:

• подати письмове звернення до свого управління ПФУ або звернення через кабінет страхувальника з проханням актуалізувати дані, додавши копію наказу про звільнення та роздруківки з об’єднаної звітності із зазначеною датою звільнення;
• за потреби, якщо оперативне повідомлення про звільнення не приймається, скористатися розділом «Відомості про трудові відносини» в кабінеті страхувальника та створити запис про звільнення із прикріпленням сканкопії наказу, як це рекомендують для кейсів, коли працівник «висить» у ПФУ попри коректну звітність.

4. Якщо після коригування звітності ПФУ не оновить дані автоматично Якщо після виправлення Д1, 4ДФ та Д5 і звернення до ПФУ працівник усе ще числиться у переліку працюючих, варто:

• повторно звернутися до ПФУ з акцентом, що всі звітні форми виправлено, та просити вручну вилучити працівника зі списку працюючих;
• за потреби залучити ТЦК та СП, якщо помилка «тягнеться» до Реєстру призовників і відображається в «Дії» як діючий працівник, для внесення актуальної інформації про звільнення.

Ваша ситуація вирішується саме через виправлення об’єднаної звітності (Д1, 4ДФ, за потреби Д5) і офіційне звернення до ПФУ, а не шляхом повторного звільнення працівника.