Юридичні ризики при звільненні матеріально відповідальної особи підприємства

Це є порушенням з погляду діловодства та некоректним оформленням документів з кадрового обліку.

Порушення виникають через відсутність окремого журналу та системи наказів з адміністративно-господарської діяльності — це порушення правил організації документообігу та архівного права (згідно з Правилами організації діловодства, затвердженими Мін’юстом № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text )

Накази про звільнення (кадрові) мають тривалий строк зберігання (75 років), а накази про інвентаризацію (АГД) — короткий (3–5 років). Об'єднувати їх в одну справу не можна.

Також проблема виникає з датами. Наказ про звільнення зазвичай датується днем звільнення (або за кілька днів до нього), а інвентаризація має бути повністю завершена до моменту остаточного розрахунку та звільнення працівника. Якщо через об'єднання розпоряджень у загальному наказі змістяться строки, і інвентаризацію проведуть після звільнення, ДПС може визнати її результати недійсними.

Держпраці перевіряє дотримання трудового законодавства (Кодекс законів про працю України).
Трудове право не забороняє об’єднувати кілька управлінських рішень в одному наказі, якщо дотримано головну вимогу — працівника звільнено законно, вчасно видано копію наказу та проведено повний розрахунок у день звільнення. Тобто, штрафів за "змішування" кадрових питань та питань інвентаризації в одному документі з боку Держпраці не передбачено, оскільки це не порушує безпосередні трудові права працівника.

Податкова служба оцінює інвентаризацію через призму достовірності фінансової та податкової звітності. Відповідно до п.7 Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879, проведення інвентаризації при зміні матеріально відповідальної особи (МВО) є обов’язковим:

"… у разі зміни матеріально відповідальних осіб, а також у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів або на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності (на день приймання-передачі справ) в обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні;»

Отже, навіть якщо на підприємстві раніше не велися накази з адміністративно-господарської діяльності, тепер важливо розділити ці процеси з:
- окремо видайте Наказ про проведення позапланової інвентаризації (зареєструйте його в окремому журналі АГД, ). У ньому визначте склад комісії та чіткі строки, які мають передувати дню звільнення або закінчуватися в останній робочий день працівника.

- видайте чистий Наказ про звільнення за власним бажанням або угодою сторін, де буде лише кадрове розпорядження без додаткових господарських умов.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Переходьте на новий рівень! Пакет Преміум — це відповіді без черги та 1 особиста усна консультація. Забирайте свій доступ просто зараз!