Зміна організаційної структури: ліквідація департаменту та створення нових

Ні, у вашій ситуації не йдеться про скорочення, це організаційна зміна структури із збереженням чисельності, тож треба правильно оформити накази щодо структури, штатного розпису й руху працівників та вчасно ознайомити їх із кадровими наказами.

Обґрунтування

1. Алгоритм дій при зміні структури (ліквідація департаменту і створення двох нових)
Спершу оформлюєте зміну організаційної структури, потім — зміни до штатного розпису і лише після цього рух працівників. Типовий порядок:

1. Підготувати і видати наказ з основної діяльності «Про внесення змін до організаційної структури підприємства» (ліквідація старого департаменту, створення двох нових, опис їх складу).
2. За потреби підготувати та затвердити положення про нові департаменти й оновити посадові інструкції.
3. На підставі наказу про структуру видати наказ «Про внесення змін до штатного розпису» або наказ «Про затвердження штатного розпису в новій редакції» з дати початку роботи нових департаментів.
4. Визначити для кожного працівника: змінюється лише підрозділ чи також посада / оклад; залежно від цього — оформити або переміщення, або переведення.
5. Підготувати й видати індивідуальні кадрові накази (про переведення або переміщення), за потреби — додаткові угоди до трудових договорів.
6. Ознайомити працівників із кадровими наказами під підпис або через аркуш ознайомлення.

2. Шаблони наказів: структура та штатний розпис
У профільних роз’ясненнях рекомендують розділяти наказ про зміну структури і наказ про штатний розпис. Приклад формулювань можна адаптувати під ваш випадок.

Наказ про зміну структури (ліквідація департаменту, створення двох нових)
Заголовок: «Про внесення змін до організаційної структури підприємства». У тексті доцільно передбачити такі пункти:

• констатувальна частина: «У зв’язку з необхідністю удосконалення організаційної структури підприємства, оптимізації управління ...»;
• «1. Ліквідувати з 01.10.2026 структурний підрозділ — Департамент ___.»
• «2. Створити з 01.10.2026 структурний підрозділ — Департамент А, у складі: … (перелік відділів, посад, кількість штатних одиниць у загальних рисах).»
• «3. Створити з 01.10.2026 структурний підрозділ — Департамент Б, у складі: …»
• «4. Затвердити нову організаційну структуру підприємства, що додається.»
• «5. Відділу кадрів та бухгалтерії внести відповідні зміни до штатного розпису.»
• «6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.»

Наказ щодо штатного розпису
Враховуючи профільні рекомендації, зміни до штатного розпису при зміні структури оформлюють:

• або наказом «Про внесення змін до штатного розпису» (якщо змін відносно небагато);
• або наказом «Про затвердження штатного розпису з ___ дати» — якщо змінюється значна частина структури чи посад.
  У наказі: зазначаєте дату введення в дію, посилання на наказ про структуру, додаєте нову редакцію штатного розпису (або перелік змін по рядках: виключити/ввести посади, перенести їх у нові департаменти). Для комерційного підприємства форма штатного розпису довільна, але може орієнтуватися на форму, затверджену наказом № 57.

3. Кваліфікація й оформлення руху працівників
Тут важливо розрізнити переміщення і переведення за КЗпП України.

• Якщо в працівника:
  • не змінюється посада;
  • не змінюються трудові функції та умови праці;
  • змінюється лише структурний підрозділ у тій самій місцевості,
    це переміщення, яке не вважається переведенням і не потребує згоди працівника; достатньо наказу про переміщення і запису у внутрішніх документах (штатний розпис, табельні дані).
• Якщо ж змінюється:
  • назва посади;
  • розмір окладу;
  • істотні умови праці або підпорядкування;
    це переведення, яке потребує згоди працівника, заяви або письмової згоди, наказу про переведення і додаткової угоди до трудового договору (як у консультації щодо створення сектора в складі відділу).

Для оформлення:

• при переміщенні — наказ «Про переміщення працівника» із зазначенням старого й нового підрозділу, дати, без зміни посади;
• при переведенні — заява працівника, наказ «Про переведення на іншу посаду», додаткова угода з новим окладом, назвою посади, підрозділом.

4. Строки видання наказів і ознайомлення працівників в умовах воєнного стану
Загальні правила про зміну істотних умов праці (повідомлення не пізніше ніж за два місяці) встановлені ч. 3 ст. 32 КЗпП для мирного часу. У період воєнного стану норма про обов’язкові два місяці не застосовується за ч. 2 ст. 3 Закону від 15.03.2022 №2136-IX, але працівника все одно слід попередити до запровадження нових умов оплати праці або посади.

• Накази про зміну організаційної структури та штатного розпису доцільно видати до дати, з якої починають діяти нові департаменти.
• Ознайомлення з наказами з основної діяльності (про структуру, штатний розпис) обов’язкове лише для посадових осіб, відповідальних за виконання; працівників обов’язково ознайомлюють під підпис з їхніми кадровими наказами (про переведення, підвищення окладу тощо).
• Якщо зміни стосуються істотних умов праці (посада, оклад, режим), повідомляйте працівників до дати набрання чинності новими умовами, у воєнний час — у розумний, але не формалізований строк.

Рекомендація:
Доцільно підготувати один «структурний» наказ, один наказ щодо штатного розпису і пакет кадрових наказів (переміщення / переведення) з єдиною датою набрання чинності, а працівників, чиї істотні умови змінюються, письмово попередити та отримати їх згоду ще до цієї дати.

Правильне документальне оформлення зміни структури, штатного розпису й руху працівників дасть змогу уникнути претензій з боку контролюючих органів та самих працівників.