Обов’язковість ведення особового листка для дистанційних працівників

Так, особовий листок з обліку кадрів є обов’язковим документом в особовій справі, але форму та спосіб заповнення ви можете адаптувати під себе, у тому числі частково або повністю в електронному форматі, за умови, що працівник його підпише і документ буде долучений до особової справи, у т.ч. дистанційника.

Обґрунтування

1. Обов’язковість особового листка в особовій справі
Вимога мати особовий листок з обліку кадрів у складі особової справи прямо передбачена п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5, що поширюються на всі підприємства незалежно від форми власності.
Отже, якщо ви формуєте особові справи, у кожній має бути особовий листок та доповнення до нього, окремо від особової картки П‑2.

2. Обсяг інформації: чи можна «скорочувати»
Типової форми особового листка зараз немає, Правила №1000/5 лише вимагають його наявність, але не деталізують зміст.
Практично це означає, що роботодавець може затвердити власну форму, але в ній доцільно передбачити ключові блоки, які характеризують працівника до початку роботи:

• персональні дані;
• освіта;
• трудова діяльність (основні місця роботи / стаж);
• військова служба (за наявності);
• інші базові відомості, які надалі деталізують у доповненні до листка.

3. Спосіб заповнення: від руки, друком, електронно
Ні Правила №1000/5, ні інші акти не встановлюють, що особовий листок має бути виключно рукописним.
Можливі варіанти:

• заповнення працівником від руки на паперовому бланку;
• заповнення працівником електронної форми з подальшим друком і власноручним підписом;
• комбінований варіант: частина реквізитів друком, окремі відомості від руки, головне — розбірливість і підпис працівника.

4. Електронний формат і дистанційні працівники
Правила №1000/5 дозволяють організовувати діловодство з урахуванням електронного документообігу, але особова справа як комплекс документів має забезпечувати подальше архівне зберігання.
Для дистанційних працівників оптимально організувати процес так:

1. Надіслати працівнику електронний бланк особового листка (наприклад, у форматі Word / PDF‑форма).
2. Працівник заповнює його електронно та:
   • або підписує КЕП / УЕП, якщо ви впровадили е‑документообіг за Законом про електронні документи та Порядком №1886/5;
   • або роздруковує, підписує власноруч і надсилає вам поштою / передає під час очного візиту.
3. Ви долучаєте підписаний примірник до паперової особової справи, а електронну копію зберігаєте у СЕД (за наявності).

5. Чи є санкції за невиконання вимоги
Прямого окремого штрафу саме «за відсутність особового листка» немає.
Однак відсутність обов’язкових документів особової справи може розглядатися як порушення вимог трудового законодавства, що потенційно підпадає під штраф за «інші порушення законодавства про працю» за ч. 2 ст. 265 КЗпП, хоча практика залежить від підходу Держпраці.

Рекомендація: для всіх, зокрема й дистанційних працівників, затвердіть локальну форму особового листка та порядок його заповнення/обміну (у т.ч. електронно), забезпечивши підпис працівника і долучення документа до особової справи.

Організація особових листків як для офісних, так і для дистанційних працівників має бути єдиною та закріпленою у ваших внутрішніх положеннях.