Консультація щодо впровадження часткової дистанційної роботи для працівників

Установити часткову дистанційну роботу (2 дні на тиждень) можна шляхом наказу та/або додаткових угод до трудових договорів із фіксацією змішаного режиму, місця роботи під час WFH, правил безпеки та узгодженого порядку вибору «плаваючих» днів дистанційки, а облік робочого часу ведеться як звичайні робочі дні без окремого коду, якщо не запровадите власний внутрішній.

Обґрунтування

1. Як оформити режим часткової дистанційної роботи.
   Дистанційна робота є формою організації праці, коли працівник працює поза приміщеннями роботодавця з використанням ІКТ, і може поєднуватися з роботою в офісі за погодженням сторін, а всі особливості такого поєднання мають бути закріплені у трудовому договорі про дистанційну роботу або наказі, який виконує його роль у період воєнного стану, згідно зі ст. 60‑2 Кодексу законів про працю України.
   Практично доцільно:

   • видати наказ про запровадження змішаного режиму (описати, що 2 дні – дистанційно, 3 – в офісі, або вказати гнучкий вибір днів за погодженням з керівником);
   • укласти з працівниками додаткові угоди, де: вид роботи визначити як дистанційна у частині тижня, описати канали комунікації, режим роботи, порядок визначення дистанційних днів, забезпечення технікою і компенсації.

2. Місце роботи під час WFH.
   За дистанційної роботи працівник обирає місце виконання роботи, але сторони можуть у договорі деталізувати, що «звичайним» місцем є конкретна адреса, якщо інше не погоджено, оскільки ст. 60‑2 КЗпП дозволяє врегулювати особливості дистанційки саме трудовим договором.
   У додатковій угоді можна прописати, наприклад: «Під час дистанційної роботи працівник, як правило, виконує роботу за адресою, зазначеною як місце проживання в особовій справі, якщо інше місце попередньо письмово (електронно) не погоджено з роботодавцем».

3. Безпекова ситуація та відповідальність працівника.
   Загальне правило – при дистанційній роботі працівник сам несе відповідальність за безпечні умови праці на обраному місці, а роботодавець зобов’язаний забезпечити справний стан переданого обладнання та проводити інструктажі, що випливає зі ст. 153 Кодексу законів про працю України та спеціальних норм щодо дистанційної роботи.
   У договорі/наказі варто:

   • покласти на працівника обов’язок обирати місце роботи, яке не створює загрози життю та здоров’ю, і дотримуватися інструкцій з охорони праці, у тому числі дій під час повітряних тривог тощо;
   • закріпити, що роботодавець відповідає за належний технічний стан переданого обладнання, а працівник – за дбайливе користування і збереження;
   • передбачити порядок дистанційних інструктажів та фіксації їх проходження (обмін електронними документами).

4. Облік днів дистанційної роботи з «плаваючими» днями.
   Норми про дистанційну роботу передбачають, що облік робочого часу ведеться в загальному порядку, а спеціальний код для дистанційних днів не є обов’язковим і може встановлюватися внутрішніми документами роботодавця.
   Можливі підходи:

   • табелювати усі відпрацьовані години як «Р»/«01», а інформацію про те, що день був дистанційним, фіксувати у внутрішньому графіку/реєстрі дистанційних днів (на підставі погоджених з керівником графіків чи заяв/електронних повідомлень);
   • або затвердити положенням про дистанційну роботу власний умовний код (наприклад, «ДР») виключно для внутрішнього розмежування, залишивши при цьому загальний облік годин незмінним.
     Щоб «плаваючі» 2 дні були керованими, доцільно прописати обов’язок працівника погоджувати конкретні дні дистанційки з керівником (наприклад, щотижня/щомісяця електронним листом) і зберігати ці погодження як підставу для табелювання.

Чітко прописаний змішаний режим у наказі/угодах і окреме положення про дистанційну роботу допоможуть безпечно й керовано застосовувати часткову дистанційну працю.