Виправлення помилки в підшивці наказів на відпустки

Уже підшиті та зареєстровані накази за минулий рік не розшивайте й не перенумеровуйте, помилку фіксуйте організаційно: залишаєте їх як є, оформлюєте пояснення/службову записку і з поточного періоду починаєте правильний поділ справ і журналів з новою нумерацією.

Обґрунтування

1. Накази різних строків зберігання не слід об’єднувати, але минулорічну ситуацію не переробляють «заднім числом». Накази про щорічні відпустки мають строк зберігання 5 років, а накази про відпустки без збереження зарплати — 75 років, тому об’єднувати їх в одну справу не слід, однак вимоги щодо «перешивання» раніше сформованих справ немає, головне — надалі формувати їх окремо за строками зберігання згідно з Переліком типових документів № 578/5.
2. Журнал реєстрації в межах року залишають закритим, без виправлень. Накази реєструють у межах року, а наприкінці року журнал закривають підсумковим записом, при цьому для кожного виду наказів (кадрові тривалого й тимчасового строку зберігання) надалі має бути окремий журнал з власною нумерацією, що узгоджується з вимогами Правил № 1000/5.
3. Виправлення теперішнім періодом: оформіть нову систему й опишіть відхилення. За аналогією з підходом до змін у номенклатурі справ, роботодавець має право в поточному році: а) затвердити номенклатуру справ з окремими справами і журналами для наказів 5 і 75 років; б) внутрішнім розпорядчим документом (наказ + службова записка) зафіксувати, що у минулому році накази про щорічні відпустки та відпустки без збереження зарплати формувались і реєструвались разом, із зазначенням причин і дати запровадження правильного поділу, що відповідає підходу, описаному в п. 19 гл. 1 р. IV Правил № 1000/5.

Надалі дотримуйтесь розділення наказів за строками зберігання та окремої реєстрації, а факт змішування за минулий період задокументуйте у пояснювальних матеріалах до справ і журналу.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?