Розробка номенклатури справ: порядок дій та затвердження комісії

Якщо ТОВ досі не має номенклатури справ, її потрібно розробити.

Номенклатура справ є обов’язковою для юридичної особи та використовується для формування справ і визначення строків їх зберігання.

Усі підрозділи підприємства, зокрема кадрова служба, розробляють номенклатуру щороку — до 15 листопада поточного року на наступний рік згідно п. 8 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438).

На підставі цих номенклатур служба діловодства (або відповідальна особа) складає зведену номенклатуру підприємства за уніфікованою формою додатка 10 до Правил №1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1433)

Зведену номенклатуру підписує керівник служби діловодства, візує керівник архіву (або відповідальна за архів особа) і подає на схвалення експертній комісії підприємства, як вимагає п. 14 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5.

Після схвалення експертною комісією номенклатуру погоджують з держархівом або ЕК органу вищого рівня (для новостворених підприємств – протягом року з початку діяльності, надалі – раз на 5 років або при істотних змінах).

Погоджену номенклатуру затверджує керівник підприємства, і вона вводиться в дію з 1 січня наступного року.

Для організації експертизи цінності документів і схвалення номенклатури в юридичних осіб створюються постійно діючі експертні комісії, що діють на підставі положення про них, згідно з п. 2 гл. 1 розд. V Правил №1000/5 та п. 9 Порядку №1004 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1004-2007-%D0%BF). До завдань такої комісії належить, зокрема, схвалення номенклатур справ і подання їх до ЕПК державного архіву.Тому ТОВ має створити експертну комісію наказом керівника і використовувати її для схвалення номенклатури.

Нормативно встановлено, що погоджена номенклатура уточнюється, передруковується, затверджується керівником і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року (п. 21 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5). Водночас у п. 19 гл. 1 розд. IV цих Правил передбачено можливість протягом року вносити зміни до чинної номенклатури, у тому числі додавати нові справи з використанням резервних номерів. Для підприємства, яке раніше номенклатури не мало, практично допустимо затвердити її й почати застосовувати з будь-якої дати поточного року, а надалі – діяти за загальним правилом: щороку до грудня уточнювати й вводити в дію з 1 січня оновлену редакцію.

Найзручніше для ТОВ зараз розробити й затвердити номенклатуру якнайшвидше, створивши експертну комісію, а з наступного року вже дотримуватися річного циклу її уточнення та введення в дію з 1 січня.

Детально зі зразками документів у мінікурсі - https://kadroland.com/news/7100-nomenklatura-sprav-2025-2026-shho-ne-potribno-robiti-do-15112025

Раді допомогти, звертайтесь ще!