Проблеми з підтвердженням працівників у Дія: як вирішити

У вашій ситуації університет як роботодавець уже зробив усе, що прямо вимагають норми (передали дані до ПФУ), а далі проблема лежить у площині обміну даними між ПФУ, Реєстром військовозобов’язаних і сервісом «Дія», тому формального «кадрового» інструменту негайно повернути працівників у списки для бронювання немає; залишається тільки домагатися актуалізації даних у ПФУ й очікувати оновлення в «Дії» або діяти через техпідтримку.

Обґрунтування

1. Обмін відомостями про працівників іде через ПФУ. Для бронювання «Дія» підтягує інформацію про працевлаштування із реєстру застрахованих осіб, який веде Пенсійний фонд. Обмін відомостями між ПФУ та МОН, а також використання даних з реєстру застрахованих осіб для аналізу зайнятості випускників і здобувачів освіти, прямо передбачено наказом № 287 / постановою правління ПФУ № 9-1. Якщо у ПФУ дані коректні, але в «Дії» частина працівників не відображається, це технічна проблема на боці електронної взаємодії реєстрів, а не помилка кадрового обліку університету.

2. Як роботодавець може повторно актуалізувати дані в ПФУ. Практично роботодавцю варто:

   1. перевірити через портал електронних послуг ПФУ перелік працюючих за вашим ЄДРПОУ, чи всі «пропалі» для бронювання працівники там є як працевлаштовані;
   2. за кожного «пропалого» працівника подати/оновити оперативні відомості через розділ «Відомості про трудові відносини робітника (трудові книжки)» або «Повідомлення про зміни в трудових відносинах» з доданням сканів наказів про прийняття/переведення;
   3. після збереження даних у ПФУ зачекати кілька днів і знову перевірити на порталі ПФУ та в «Дії», чи з’явилися ці працівники в реєстрі військовозобов’язаних для бронювання.
      Така повторна подача даних часто «проштовхує» оновлення між реєстрами, оскільки електронна взаємодія здійснюється через систему «Трембіта» за правилами, визначеними постановами КМУ про електронну взаємодію.

3. Що можуть зробити самі працівники. Для прискорення синхронізації варто порекомендувати військовозобов’язаним:

   • зайти в застосунок «Резерв+» та подати запит на уточнення даних щодо місця роботи через функцію «Не актуальне місце роботи» / «виправити дані онлайн» з перевіркою ПІБ, РНОКПП, дати народження;
   • у разі відмов або відсутності змін звернутись до підтримки «Резерв+» і «Дія» із конкретними прикладами (ПІБ, РНОКПП, скріни).
     Такі дії не гарантують миттєвого результату, але збільшують шанси, що технічні служби побачать розсинхронізацію саме по цих особах.

4. Випадки, коли проблема суто на боці «Дії». Норми Порядку обміну інформацією між МОН та ПФУ зобов’язують сторони забезпечувати захист інформації і електронну взаємодію, але не дають роботодавцю інструменту «вручну» втрутитися у роботу «Дії» чи Реєстру військовозобов’язаних. Якщо:

   • у ПФУ всі працівники відображаються як працюючі у вашого роботодавця;
   • дані в «Резерв+» також актуалізовані;
     але в «Дії» вони не з’являються більше кількох днів, залишається фіксувати проблему офіційними зверненнями:
   • письмово до ПФУ (через кабінет страхувальника або паперове звернення) з вимогою перевірити передачу відомостей до реєстрів, що використовуються для сервісу бронювання;
   • до Мінцифри / техпідтримки порталу «Дія» з описом ситуації, додаванням відповідей ПФУ і переліком конкретних працівників.

5. Чого ви не можете зробити як роботодавець. З огляду на чинні правила електронної взаємодії органів влади, університет не має:

   • доступу до «ручного» редагування даних у Реєстрі військовозобов’язаних або в технічних модулях «Дії»;
   • правових важелів вимагати бронювання поза сервісом «Дія».
     Тому, якщо після всіх кроків (повторна подача даних до ПФУ, звернення працівників через «Резерв+», офіційні звернення до ПФУ та Мінцифри) проблема триває, це вже суто технічний збій сервісу, який має бути усунутим розпорядниками реєстрів та «Дії».

У вашій ситуації доцільно паралельно повторно актуалізувати дані в ПФУ і наполегливо фіксувати проблему офіційними зверненнями до ПФУ та Мінцифри, доки технічні служби не відновлять коректний обмін даними.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?