Скасування відрядження директора через відсутність дозволу МЗС

Відрядження директора слід скасувати наказом керівника про скасування (або зміну) раніше виданого наказу про відрядження на підставі його доповідної/службової записки із зазначенням, що дозвіл МЗС не отримано, добові та аванс підлягають поверненню в частині, яка не підтверджена фактичними витратами.

Обґрунтування

1. Скасування наказу про відрядження оформлюється окремим наказом. Для службових відряджень передбачено, що відміна відрядження здійснюється виданням наказу про скасування наказу про відрядження на підставі мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу, який подається не пізніше ніж за два дні до запланованого вибуття у відрядження, а якщо вибуття у понеділок — не пізніше ніж у п’ятницю до нього, з подальшим оформленням наказу про скасування не пізніше дня запланованого вибуття відповідно до Наказу № z0592-19.

2. Підстава для наказу – доповідна (службова записка) про неможливість виїзду. Оскільки дозвіл МЗС не надано, директор подає службову записку на керівника (власника, орган управління), де зазначає, що згідно з наказом такого-то числа мав вибути у відрядження, але у встановлений строк дозвіл МЗС на виїзд за кордон не отримано, тому відрядження не відбулося і просить скасувати наказ про відрядження. На підставі цієї записки видається наказ про скасування.

3. Формулювання наказу про скасування. У наказі зазначають: реквізити первинного наказу про відрядження (дата, номер), формулювання «вважати таким, що втратив чинність» або «скасувати наказ від … № … про направлення у службове відрядження директора … у зв’язку з неотриманням у встановленому порядку дозволу МЗС України на виїзд за кордон», а також доручення бухгалтерії провести розрахунки з працівником (повернення авансу, добових тощо).

4. Повернення авансу та добових. Якщо директор фактично не виїхав і в дорозі не був, відрядження не відбулося. У такому разі всі виплачені добові і виданий аванс на витрати мають бути повернуті як невикористані підзвітні кошти, а працівник повинен зробити це не пізніше трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки, що відповідає загальним правилам повернення невикористаних підзвітних коштів, які застосовуються до відряджень за нормами Податкового кодексу.

Правильне й своєчасне скасування наказу та повернення авансу убезпечить роботодавця від претензій щодо безпідставного використання коштів та порушення порядку оформлення відряджень.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?