Правила зберігання інформаційних листків трудового договору і терміни

З усією інформацією, передбаченою ч. 1 ст. 29 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175, роботодавець ознайомлює працівника, отримує від нього згоди, підписи тощо.

Крім цього додатково ще має оформити узагальнюючий документ, де зафіксовано всю цю інформацію.

Форма, як саме маєроботодавець інформувати працівника, не встановлена. Ба більше, зазначено, що це відбувається в узгоджений із працівником спосіб, а отже, в принципі, кожен роботодавець може на свій розсуд розробити свою довільну форму такого інформування.

Ми, наприклад, пропонуємо переглянути відповідний Інформаційний лист для працівника при прийнятті на роботу за посиланням https://kadroland.com/documents у розділі Документи

Інформаційні листки можуть зберігатися (взалежності від затвердженої на підприємстві Номенклатури справ)

в особовій справі працівника - інформаційний листок долучають до документів особової справи одразу після оформлення, оскільки він безпосередньо фіксує факт ознайомлення працівника з його індивідуальними умовами праці

або в окремій папці - якщо внутрішніми правилами не передбачено підшивання повідомлень в особову справу, інформаційні листки формують в окрему кадрове досьє (наприклад: «Повідомлення та інформаційні листки про умови трудового договору працівників, прийнятих у 2026 році»

Термін зберігання: якщо у складі особової справи -75 років після звільнення працівника.
якщо в окремій папці (поза особовою справою) - 3 роки після звільнення працівника або завершення календарного року

Журнал реєстрації не є обовязковим на законодавчому рівні. Але роботодавець може вести реєстрацію таких листів в окремому журналі під назвою «Журнал реєстрації інформаційних листків».

Раді допомогти, звертайтесь ще!