Визначення відповідальних осіб за медичні довідки у фірмі

Відповідальність за організацію та своєчасність проходження працівниками обов’язкових медичних оглядів (ОМО) на підприємстві несе роботодавець.

Законодавство не визначає, що саме відділ кадрів або саме служба охорони праці повинні вести облік медичних довідок, контролювати строки їх поновлення чи безпосередньо видавати направлення працівникам.

Відповідно до ст. 169 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n940) роботодавець зобов’язаний за власні кошти організувати проведення попередніх і періодичних медичних оглядів працівників відповідних категорій.

Порядок організації та проведення ОМО працівників певних категорій, затверджений наказом МОЗ від 08.09.2025 № 1393 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1551-25#Text), який чинний з 18.11.2025, прямо передбачає: роботодавець за участі служби охорони праці призначає відповідальних осіб за організацію ОМО і здійснює контроль за проведенням ОМО у строки, узгоджені з медичною комісією. Крім того, Порядок визначає відповідальну за організацію ОМО особу як особу, на яку наказом роботодавця покладено відповідні обов’язки.

Отже, законодавство не встановлює автоматичного розподілу функцій за принципом: «охорона праці відповідає за медогляди, а кадри — за довідки». Роботодавець має визначити відповідальних осіб своїм наказом і встановити їхні конкретні обов’язки в посадовій інструкції.

Зокрема, роботодавець до 1 грудня поточного року складає Перелік категорій працівників, які підлягають ОМО, та погоджує його з лікарем з гігієни праці територіального органу Держпраці. На підставі цього Переліку роботодавець складає поіменний список працівників, які підлягають періодичному ОМО, погоджує його та затверджує графік проходження ОМО з надавачем відповідних послуг.

Тому служба охорони праці доцільно може бути залучена до організації ОМО в частині, пов’язаній саме з охороною праці: визначенням категорій працівників, які підлягають медоглядам з урахуванням умов праці та виробничих факторів, участю у складанні Переліку та Списку працівників, взаємодією з Держпрацею та закладом охорони здоров’я.

Водночас кадрова служба може здійснювати кадровий супровід цього процесу: надавати інформацію про працівників, які приймаються, переводяться або звільняються, оформлювати та видавати направлення на ОМО, вести персональний облік проходження ОМО та контролювати строки їх проходження. Однак такі функції не є автоматично встановленими саме для кадрової служби законодавством. Їх потрібно передбачити у посадовій інструкції, наказі про розподіл обов’язків.

Щодо направлення на медичний огляд, п. 11 розд. III Порядку № 1393 встановлює, що під час прийняття на роботу осіб, які належать до категорій, визначених Порядком, роботодавець надає працівнику направлення на ОМО за формою, наведеною в додатку 3. При цьому Порядок не визначає, який саме структурний підрозділ роботодавця має фізично оформлювати та видавати це направлення. Тому роботодавець може покласти таку функцію на кадрову службу, службу охорони праці або іншу визначену наказом особу.

Після проходження попереднього ОМО працівник отримує від медичної комісії оформлене направлення з висновком щодо професійної придатності та довідку за формою № 025-9/о. Направлення працівник повертає роботодавцю, а довідку надає лікарю первинної медичної допомоги. Форма № 025-9/о заповнюється головою медичної комісії, а не кадровою службою чи службою охорони праці.

Не слід вважати, що закон прямо зобов’язує кадрову службу вести саме «реєстр медичних довідок». Якщо підприємство запроваджує такий облік, у наказі можна визначити відповідальну особу та порядок контролю строків проходження ОМО.

Таким чином, якщо на підприємстві є і служба охорони праці, і відділ кадрів, доцільно наказом роботодавця розподілити між ними функції, наприклад:

служба охорони праці — участь в організації ОМО, визначення категорій працівників, які підлягають ОМО, участь у складанні Переліку та Списку працівників, взаємодія з Держпрацею та закладом охорони здоров’я;

відділ кадрів — кадровий супровід ОМО, надання інформації про працівників, оформлення та видача направлень, персональний облік проходження ОМО та контроль строків наступного медогляду — якщо такі функції покладено на кадрову службу наказом роботодавця або передбачено її посадовими інструкціями.

Отже, відповідь на запитання «хто на фірмі має відповідати за медичні довідки, хто видає направлення і хто контролює строки їх поновлення?» — безпосередньо закон не визначає конкретний підрозділ. Загальна відповідальність покладається на роботодавця, який за участі служби охорони праці призначає відповідальних осіб за організацію ОМО. Конкретний розподіл обов’язків між охороною праці та кадровою службою роботодавець визначає наказом та посадовими інструкціями.

Буде корисною стаття "Новий порядок обов'язкових медоглядів працівників: зміни та вимоги для роботодавців" https://kadroland.com/news/7365-novii-poryadok-obovyazkovix-medoglyadiv-pracivnikiv-zmini-ta-vimogi-dlya-robotodavciv

Раді допомогти, звертайтесь ще!