Оплата лікарняних: коли відображати в бухгалтерському обліку

Нараховані та виплачені у вересні лікарняні за період 17.08–13.09 правильно показувати в об’єднаній звітності саме за вересень, не чекаючи жовтня і закриття всього страхового випадку.

Обґрунтування

1. Лікарняні беруть у роботу лише після статусу «Готово до сплати». Після набуття статусу «готовий до сплати» роботодавець приймає рішення про оплату і нараховує допомогу, а далі подає заяву-розрахунок та отримує фінансування від ПФУ протягом установлених строків, не чекаючи закінчення всієї хвороби, що прямо випливає із порядку формування е-лікарняних та рішень страхувальника за ст. 24 Закону №1105-XIV.

2. Місяць відображення в Додатку 1 = місяць нарахування в обліку. В об’єднаній звітності нарахування відображають у тому самому місяці, в якому вони проведені в бухобліку, а суми лікарняних показують окремими рядками з кодами категорії застрахованої особи 29 (або 36) у частині, що припадає на відповідний місяць, за правилами Порядку заповнення Податкового розрахунку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (п. 1 розд. IV Порядку №4).

3. Перехідні лікарняні в Д1: один місяць нарахування, кілька рядків за періодами. Якщо лікарняні за період 17.08–13.09 нараховані у вересні, у Додатку 1 за вересень їх відображають:

   • окремим рядком за серпень (гр.10 – «08.2026», гр.12 – кількість днів серпня, гр.16–17 – сума за ці дні);
   • окремим рядком за вересень (гр.10 – «09.2026», гр.12 – кількість днів вересня, гр.16–17 – сума за ці дні).
     Це узгоджується з вимогою Порядку №4 показувати в одному звітному місяці всі нарахування, але з прив’язкою до місяців хвороби.

4. Додаток 4ДФ: лікарняні – у місяці нарахування, разом із зарплатою. Для цілей оподаткування лікарняні прирівнюються до заробітної плати, тому в Додатку 4ДФ вони відображаються в місяці нарахування в обліку одним рядком разом із зарплатою з ознакою доходу «101», а не розносяться за місяцями хвороби, що відповідає підходу ПКУ до відображення зарплатних доходів та закріпленій у Порядку №4 логіці заповнення додатка 4ДФ.

5. Наступні «продовження» лікарняного відображаєте за тим самим принципом. Кожне продовження, яке набуде статусу «Готово до сплати» у жовтні, ви нараховуєте і відображаєте в об’єднаній звітності за жовтень:

   • у Д1 – окремими рядками за вересень/жовтень (за потреби) з КЗО 29(36);
   • у 4ДФ – у складі доходу жовтня.
     Дочікуватися виходу працівника на роботу для відображення вже нарахованих та виплачених сум не потрібно.

Коректно орієнтуйтеся на місяць нарахування в бухобліку, а в Д1 додатково розбивайте суми за місяцями, на які припадають дні хвороби.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?