Електронне звільнення: фіксація, підтвердження та ведення обліку

Видати копію наказу про звільнення можна в електронній формі через iDoc із КЕП та зафіксувати виконання ст. 47 КЗпП журналами/службовими позначками й технічними квитанціями системи, але для Особової картки П-2 потрібен окремий запис про звільнення з підписом працівника, який у «класичному» підході має бути власноручним на папері, тому за дистанційної роботи доцільно або організувати отримання такого підпису, або документально зафіксувати факт ознайомлення в електронній формі як вимушену особливість воєнного часу.

Обґрунтування

1. Електронна копія наказу про звільнення може вважатися виданою в день звільнення. Вимога видати копію наказу та письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми прямо встановлена ст. 47 КЗпП, яка зобов’язує роботодавця зробити це в день звільнення з дотриманням строків розрахунку, визначених ст. 116 КЗпП (ст. 47 КЗпП, ст. 116 КЗпП). Електронний документ з накладеним КЕП має таку саму юридичну силу, як паперовий документ з власноручним підписом, тому направлений у день звільнення файл наказу через електронну систему з КЕП (аналогічно «Вчасно») вважається належним виконанням обов’язку видати копію наказу.

2. Як зафіксувати виконання ст. 47 КЗпП в електронному середовищі. Умови електронної комунікації з працівником потрібно закріпити в трудовому договорі чи внутрішньому акті роботодавця, спираючись на норми про електронний документообіг у трудових відносинах та можливість альтернативних електронних способів ознайомлення з документами (зокрема через засоби електронних комунікацій з КЕП) (ст. 29 КЗпП, Порядок № 839-21). Для фіксації виконання ст. 47 КЗпП доцільно: сформувати і підписати наказ КЕП у iDoc; надіслати його працівнику через погоджений канал (iDoc / e‑mail, якщо він прямо визначений як службовий); зберегти технічні квитанції про доставку та підпис працівником; у разі потреби оформити службову відмітку чи акт про дату та спосіб направлення й отримання документа. За аналогією з сервісом «Вчасно», підписаний КЕП електронний наказ плюс підтвердження його отримання у системі є належним підтвердженням видачі копії наказу в день звільнення.

3. Чи достатня квитанція/протокол підписання наказу в iDoc як доказ вручення копії. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена лише через електронну форму, а електронний документ з кваліфікованим електронним підписом визнається рівнозначним паперовому документу з власноручним підписом (ст. 8 Закону № 851-IV). Лог-файли, квитанції, протоколи підписання в електронній системі фіксують час надсилання, отримання та накладення підписів, тому можуть використовуватись як доказ того, що працівник отримав копію наказу та повідомлення про нараховані суми в день звільнення. Рекомендовано роздруковувати або зберігати електронні протоколи й долучати їх до особової справи, а також дублювати інформацію коротким записом у внутрішньому журналі/акті видачі копій наказів.

4. Порядок внесення відомостей про звільнення до особової картки П‑2 і роль підпису працівника. Особова картка П‑2 ведеться на всіх працівників, а при звільненні заповнюють розділ «Дата та причина звільнення», де зазначають дату звільнення за наказом і причину із посиланням на норму КЗпП, причому цей запис обов’язково підтверджується підписом працівника (п. 2.5 Інструкції № 58, наказ № 495). Норма сформульована виходячи з паперової моделі: працівник власноруч підписує запис в особовій картці. Формально замінити цей підпис електронним у П‑2 на папері Інструкція № 58 не описує, тому «класична» правова позиція – потрібен власноручний підпис в картці. В умовах віддаленого кадрового обліку, коли отримати фізичний підпис у день звільнення неможливо, практично застосовують компромісний підхід: працівника ознайомлюють з наказом і фактом звільнення в електронній формі (з КЕП), це підтвердження долучають до особової справи, а в П‑2 роблять запис про дату та причину звільнення і службову відмітку про дистанційне ознайомлення, додаючи посилання на електронні документи. Після появи можливості отримати паперовий підпис працівника (наприклад, при видачі архівних довідок) підпис у П‑2 можна добрати. Це не ідеальне виконання букви п. 2.5 Інструкції № 58, але дозволяє мінімізувати ризики в умовах, коли трудові відносини вже припинені та фізичний контакт з працівником утруднений.

5. Гібридний документообіг і дублювання електронних документів у паперовій частині особової справи. Якщо роботодавець запроваджує електронний документообіг у трудових відносинах, він має наказом визначити перелік документів, які ведуться в електронній формі, і порядок їх створення, передачі, зберігання тощо (п. 1, 3 Порядку № 839-21). При цьому кадрові документи можуть створюватися в електронній формі, а окремі з них (постійного і тривалого зберігання) мають дублюватися засвідченими паперовими копіями для архіву, причому не допускається паралельний «двійниковий» рух одного й того ж документа в діловодстві як електронного й паперового; паперова форма вважається засвідченою копією, а не окремим документом (Порядок № 1886/5). Для П‑2 це означає, що картка, як архівний документ тривалого зберігання, має залишатися в паперовому вигляді, але може доповнюватися роздрукованими копіями електронних наказів, протоколів підписання тощо як додатковими доказами ознайомлення при звільненні.

У вашій ситуації безпечним буде поєднати електронне підтвердження (КЕП + протоколи iDoc) з паперовою П‑2, де робиться запис про звільнення з максимально детальною службовою приміткою про дистанційне ознайомлення та посилання на електронні документи.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?