Внесення змін до наказу та табелю після навчання працівника

Необхідно видати окремий наказ про внесення змін до первісного наказу про навчання і, на його підставі, скоригувати табель за період з 21.09 до 16.10 відповідно до фактичного перебування працівника на навчанні.

Обґрунтування

1. Як оформити зміни до наказу. Підписаний розпорядчий документ не виправляють підчищенням чи закресленням, зміни до нього оформлюють новим наказом про внесення змін, у якому зазначають, що такого-то працівника вважати направленим на навчання в період з 21.09 до 16.10 із посиланням на сертифікат/довідку про навчання. Такий підхід відповідає вимогам до зміни розпорядчих документів, закладеним у Правилах організації діловодства, затверджених наказом Мін’юсту №1000/5 (Правила №1000/5), та Типовій інструкції з діловодства, де порядок внесення змін до наказів визначено у п. 93 (постанова КМУ від 17.01.2018 №55).

2. Принцип виправлення табеля. Табель має відображати фактичні обставини і заповнюється на підставі належним чином оформлених документів (наказів, довідок, посвідчень тощо), а у разі виявлення помилки виправляють саме той документ, що не відповідає фактам: якщо наказ уже приведено у відповідність, то табель коригують на його підставі. Такий алгоритм випливає з підходу до розбіжностей між наказом і табелем та обов’язку роботодавця забезпечити достовірний облік робочого часу за ст. 30 Закону «Про оплату праці» (Закон №108/95-ВР).

3. Як технічно виправити табель. За період з 21.09 до 16.10 у табелі слід: встановити фактичні дні й години перебування на навчанні, визначити відповідний код явки/неявки згідно з вашим Положенням про табельний облік, замінити помилкові позначки цим кодом. Якщо табель паперовий, неправильні записи закреслюють однією рискою, поруч роблять правильний запис, ставлять позначку «Виправлено», дату й підпис відповідальних осіб, як це передбачено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну №88 (Положення №88). В електронному табелі зміни вносять зі збереженням попередніх даних, дати коригування та ідентифікації особи, що внесла зміни.

4. Коригуючий табель за минулий період. Якщо за період навчання вже подано табель до бухгалтерії і нараховано зарплату, доцільно сформувати коригувальний табель по цьому працівнику за відповідний місяць, де відобразити правильні коди і години та зазначити документ-підставу (оновлений наказ, сертифікат). Такий коригувальний табель передають до бухгалтерії для за потреби перерахунку виплат, що узгоджується з підходом до виправлення табелів як первинних документів обліку робочого часу.

Зміни до наказу і табеля слід оформити так, щоб обидва документи узгоджено відображали фактичний період навчання працівника.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?