Заголовок тимчасово відсутній

Вітаю! ПФУ надсилає листи в нашу організацію і наполягає, щоб наші кадровики сканували та надсилали скан-копії трудових книжок працівників. Всі книжки, які в нас були на підприємстві ми сканували та направляли. Залишилися ті, хто зберігає трудові в дома або знаходяться за кордоном. Чи мають право ПФУ вимагати від роботодавця сканування та надсилання їм трудових книжок? Чи має право роботодавець відмовити ПФУ?

Христина, консультант

експерт

24.07.2023 | 01:57

Очікує відповідь

Законодавство НЕ ЗОБОВ’ЯЗУЄ РОБОТОДАВЦЯ СКАНУВАТИ і передавати відомості про трудову діяльність працівника до моменту звільнення.
Скани трудових книжок, що містять відомості про трудову діяльність, подає або роботодавець, або сам працівник (п. 3 Порядку № 11-1).
Законодавці не визначили чіткого обов’язку щодо подання відомостей, а лише передбачили право подання інформації до ПФУ. Тож далі — кілька можливих ситуацій та наші пропозиції щодо їхнього вирішення.
Ситуація 1. Працівника прийнято до 10.06.2021 р., і він продовжує працювати.
Якщо особа працюватиме на підприємстві 6 років, що відлічуватимуться з 10.06.2021 р., то подати відомості до ПФУ із цієї ТК зобов’язаний саме роботодавець.
Після подання відомостей (та їхнього прий¬няття ПФУ) роботодавцеві, на наше переконання, слід видати працівникові його ТД. Підтверджує це абз. 2 п. 2 р. ІІ Закону № 1217, у якому закарбовано: після завершення цих робіт наявні ТК видаються працівникам особисто під підпис. А в абз. 1 мовиться про включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціаль¬ного страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників. Тобто після того, як відомості з ТК прийняв ПФУ і включив їх до реєстру застрахованих осіб, ТК можна сміливо віддавати працівникові.
Під час видачі ТК працівникові в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (ф. № П-10) в графі 12 “Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні”, на наше переконання слід зробити посилання на Закон України від 05.02.2021 р. № 1217 і отримати підпис працівника в графі 13 Книги. Також може бути посилання на відповідний наказ, яким кад¬ровик був би уповноважений оцифрувати ТК і подати дані до ПФУ.
Ситуація 2. Працівника прийнято до 10.06.2021 р., але він звільняється протягом 5 років.
У разі звільнення особи впродовж 5 років, що відлічуватимуться з 10.06.2021 р., подати ТК до ПФУ може роботодавець. Утім, він так само може видати працівникові під час звільнення належно оформлену ТК. І тоді подання відомостей до ПФУ стане проблемою самої фіз¬особи. Звісно, роботодавець перед звільненням може сформувати та подати необхідну інформацію до ПФУ.
Ситуація 3. Працівника прийнято на роботу після 10.06.2021 р.
У такому разі запис про прийом на роботу вносять до ТК виключно за бажанням працівника. До того ж сама ТК зберігається в працівника. Тож логічним є висновок, що оцифровувати ТК фізособі слід самостійно. Але роботодавець має право пристати на прохання працівника (який, скажімо, немає електронного підпису) та подати за нього відомості до ПФУ.
Ситуація 4. Працівник трудиться у приватного підприємця.
Незалежно від того, коли працівника прийнято на роботу, ТК зберігається в нього. А отже, про оцифровування даних ТК радимо подбати саме працівникові, адже в роботодавця ТК не зберігається. Одначе не виключаємо, що деякі підприємці-роботодавці (які мають електрон¬ний підпис) згодяться подати до ПФУ ТК, завіривши її своїм підписом.
Ситуація 5. Фізособа є підприємцем.
Такі фізособи мають змогу подати відомості про свою трудову діяльність самостійно, як й інші застраховані особи. Вони також можуть подати інформацію про період підприємницької діяльності. Раді допомогти, звертайтесь ще

ВА

Валентина

25.05.2026 | 18:17

Трудові книжки

Відповідь надано