Якщо підприємство вирішило використовувати для кадрового документообігу сервіс ЕДО, наступним кроком для нього буде вибір сервісу (Вчасно, Медок, Дія) і реєстрація в ньому співробітників.
Перед тим, як перейти на електронний формат кадрових документів, потрібно створити внутрішні інструкції та положення по підприємству. В них слід описати процеси, пов’язані з електронними документами.
Міністерство економіки України в коментарі від 19.07.2022 р. рекомендує сторонам письмово зафіксувати домовленість про використання електронного кадрового документообігу. У письмовій згоді слід подати посилання на сервіс ЕДО, який планує використовувати підприємство, вказати адресу чи номер телефону співробітника, що буде використовуватися для офіційного інформування з кадрових питань або інші способи електронної комунікації.
Судова практика також підтверджує необхідність попередньої згоди сторін про впровадження електронного кадрового документообігу. Зокрема, це зазначено в постанові Верховного суду № 686/21222/16-ц від 03.12.2018 року.
Я Вам даю офіційне посилання на провайдерів, які, наприклад, долучилися до тестування по е-ТТН e-ttn.miu.gov.ua/provider/ , серед них Ви теж можете обирати платформу для кадрового документообігу. Проте це не вичерпний перелік. Кожен з них Вас додатково проконсультує по КЕП, а головне по сумах впровадження такого процесу у Вас на підприємстві. Раді допомогти, звертайтесь ще!