Відповідно до п.12 глави 2 розділу IV Правил 1000/5 zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, наступні документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення): заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, ПРЕМІЮВАННЯ), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи. Накази і заяви на відпустку, а також на дистанційну роботу зберігаються у справах. Справи можете формувати за будь-яким принципом (поєднувати документи), проте важливо не змішувати документи тимчасового і тривалого строку зберігання. Вони повинні бути в окремих справах. Раді допомогти, звертайтесь ще!