Відповідно до п. 12 гл. 2 р. IV Правил№1000/5 серед переліку документів особової справи є особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Правилами №1000/5 не затверджено типових форм цих двох документів. Але деякими правилами діловодства, які передбачені для певних галузей, для певних видів економічної діяльності, форми таких документів можуть встановлюватись.Щодо особового листка з обліку кадрів, то кадрова практика виходить з того, що наводиться інформація про працівника, який прийшов до вас на роботу і загальна інформація щодо його віку, освіти, можливо, щодо тих місць роботи, де він раніше працював до вас. А от доповнення до особового листка з обліку кадрів, як окремий документ, зазвичай починають з інформації, яка пов’язана з прийняттям працівника на роботу, з переведенням з посади на посаду та звільненням.Поряд із цим до доповнення до особового листка обов’язково вноситься інформація, яка передбачена Правилами №1000/5. Це, зокрема, відомості про стягнення, заохочення. Причому мається на увазі не повністю всі премії, які виплачуються працівнику, а лише ті заохочення, що є іншими заохочувальними та компенсаційними виплатами у складі фонду заробітної плати. Приміром, це може бути якась премія до його ювілею, або премія до ювілею фірми, до свята фірми, або до якогось професійного свята. Так само вносяться відомості про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника та заміщення вакантної посади. Трудове законодавтво не містить штрафі за неправильне ведення кадрового діловодства. Тобто за відсутність або неправильне оформлення особового листка немає штрафів. До 25.07.2018 р. у цьому пункті зазначалося, що особові справи формуються на посадових осіб установи. Виходячи із цього, а також спираючись на п. 493 Переліку № 578/5, можна було дійти висновку про те, що в обов’язковому порядку особові справи заводять на керівників організацій, службовців, професіоналів і спеціалістів. Тобто на тих працівників, код професії (посади) яких згідно з Класифікатором професій починається із цифри 1 — керівники, 2 — професіонали, 3 — спеціалісти або 4 — технічні службовці. Що стосується працівників інших професій, код яких починається із цифр 5, 6, 7, 8 і 9, то установа самостійно вирішувала, оформляти на них особові справи чи ні.

З 25.07.2018 р. до п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5 були внесені зміни наказом Мін’юсту від 04.07.2018 р. № 2277/5. Тепер у цьому пункті зазначено, що особова справа формується «протягом усього часу роботи працівника в установі». Це означає, що нині особові справи необхідно заводити на всіх працівників установи, а не тільки на посадових осіб.

Раді допомогти, звертайтесь ще!