Посадова інструкція помічника керівника підприємства (установи, організації)

 

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

Посадова інструкція  помічника керівника

підприємства (установи, організації)

(код КП 3436.1)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність помічника керівника (директора) підприємства.

1.2. Помічник керівника підприємства належить до професійної групи «Фахівці».

1.3. Помічник керівника підприємства призначається на посаду та звільняється з неї наказом керівника підприємства.

1.4. Помічник керівника підприємства безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства.

1.5. У своїй діяльності помічник керівника підприємства керується чинним законодавством України, установчими документами підприємства, локальними нормативними актами підприємства, у т. ч. правилами внутрішнього трудового розпорядку, положеннями про структурні підрозділи підприємства, а також наказами і розпорядженнями керівника підприємства, нормативними і методичними документами щодо організації діловодства, інструкціями з охорони праці, цією посадовою інструкцією.

1.6. Головна функція помічника керівника підприємства (мета діяльності на посаді) – допомога керівнику підприємства з окремих питань управлінської діяльності і створення умов, що забезпечують максимальну ефективність праці керівника підприємства.

1.7. Робоче місце помічника керівника підприємства знаходиться в окремому кабінеті (приймальні керівника підприємства) адміністративного офісу підприємства та обладнане відповідними засобами зв'язку, персональним комп'ютером, який підключено до локальної мережі підприємства та Інтернету, а також відповідною оргтехнікою, місцями зберігання документації (сейфом).

1.8. У разі відсутності помічника керівника підприємства на робочому місці (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов'язків забезпечує у межах компетенції інший працівник підприємства відповідної кваліфікації (наприклад, референт, секретар керівника підприємства, завідувач канцелярії, загального відділу тощо) за розпорядженням керівника підприємства. У свою чергу помічник керівника підприємства може тимчасово у межах компетенції за розпорядженням керівника підприємства заміняти іншого працівника апарату управління підприємства у разі його тимчасової відсутності на робочому місці.

1.9. Оригінал цієї посадової інструкції зберігається у відділі кадрів підприємства, 1-а копія у керівника підприємства, 2-а копія – у помічника керівника підприємства.

1.10. У разі перерозподілу обов'язків між працівниками підприємства до цієї посадової інструкції за наказом керівника підприємства можуть бути внесені зміни або доповнення відповідно до чинного законодавства.

 

2. Завдання та обов'язки

Помічник керівника підприємства виконує такі функціональні завдання та обов'язки:

2.1. Забезпечує ефективну організацію робочого часу керівника підприємства, за необхідністю оперативно корегує програми та розклад його роботи.

2.2. Планує робочий день керівника підприємства (зустрічі, телефоні дзвінки, прийом відвідувачів тощо).

2.3. Здійснює контроль за своєчасним виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень керівника підприємства; розробляє методики такого контролю і веде картки обліку (у тому числі в електронній формі) виконання наказів, розпоряджень і доручень керівника підприємства.

2.4. Формує пакет необхідних документів для проведення керівником підприємства різних, нарад, переговорів, зустрічей тощо.

2.5. Оформлює необхідні документи для службових відряджень керівника підприємства, за необхідності супроводжує його під час таких відряджень або інших поїздок, ділових зустрічей тощо.

2.6. За результатами проведених переговорів оформлює протокольні доручення та інформує керівника підприємства щодо їх виконання.

2.7. Збирає, аналізує та обробляє необхідну керівникові підприємства інформацію, готує для нього відповідні інформаційні матеріали, проекти виступів, доповідей, розпоряджень тощо.

2.8. За дорученням керівника підприємства узгоджує або вирішує окремі питання з керівниками і працівниками структурних підрозділів підприємства, контролює виконання ними окремих доручень і наказів керівника підприємства, а також отримує від них необхідну інформацію і матеріали.

2.9. Виконує окремі доручення керівника підприємства щодо управління персоналом, здійснює контроль за роботою окремих категорій працівників.

2.10. Допомагає керівнику підприємства, за необхідності у взаємодії з іншими відповідними фахівцями підприємства, у підготовці до проведення прес-конференцій, брифінгів,  зустрічей з представниками засобів масової інформації та громадськості

2.11. Забезпечує рішення усіх організаційних питань, що пов’язані з участю керівника підприємства в офіційних заходах, зустрічах, переговорах.

2.12.           Здійснює технічне забезпечення діяльності керівника підприємства (замовлення транспорту, бронювання місць у готелях тощо).

2.13. За необхідності здійснює короткочасні службові відрядження за вказівкою керівника підприємства для вирішення окремих питань

2.14.           Підтримує зв'язок з іншими організаціями і підприємствами, а також державними органами і вирішує у межах компетенції справи, які не потребують особистої присутності керівника підприємства.

2.15. Веде запис на прийом до керівника підприємства і здійснює його організацію

2.16. Здійснює роботу з обліку, вивчення та ведення документації, яка надходять на ім’я керівника підприємства та виходить за його підписом, за необхідності редагує її, у межах компетенції готує проекти відповідей або рішень.

2.17. Контролює своєчасний розгляд пропозицій, заяв та скарг, що надходять на ім’я керівника підприємства, а також виконання його вказівок і доручень.

2.18. Узагальнює матеріали про хід виконання відповідних документів, розпоряджень, доручень тощо.

2.19. Здійснює роботу з ведення діловодства, зберігання документів та справ, своєчасної підготовки та подання встановленої звітності.

2.20. Бере участь у впровадженні системи взаємозв'язків між органами управління, структурними підрозділами підприємства.

2.21. Виконує інші завдання керівника підприємства у межах своєї компетенції.

2.22. Згідно із встановленим порядком підвищує свою професійну кваліфікацію.

2.23. Дотримується правил і норм охорони праці, пожежної безпеки.

 

3. Права

Для виконання своїх функцій помічник керівника підприємства має право:

3.1. Запитувати інформацію від виконавців про хід виконання розпорядчих документів,

3.2. Вносити пропозиції керівнику підприємства щодо покращення ефективності своєї роботи..

3.3. Отримувати у встановленому порядку від інших працівників підприємства матеріали та інформацію, необхідну для виконання своїх посадових обов'язків, залучати їх у встановленому порядку до виконання окремих завдань.

3.4. У межах компетенції та/або за дорученням представляти інтереси підприємства перед сторонніми підприємствами, установами, організаціями, взаємодіяти з їх представниками, вести з ними переговори та ділове листування..

3.5. Підписувати та візувати документи у межах своєї компетенції.

 

4. Відповідальність

4.1. Помічник керівника підприємства несе відповідальність за:

4.1.1. Неналежне виконання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його сфери діяльності.

4.1.2. Невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов'язків згідно з цією посадовою інструкцією.

4.1.3. Перевищення своїх повноважень визначених цією посадовою інструкцією та відповідними організаційними документами підприємства.

4.1.4. Вчинення матеріальних збитків підприємству з власної провини у межах, встановлених чинним законодавством України.

4.1.5. Недотримання правил і норм охорони праці, пожежної безпеки..

4.2. Оцінювання роботи помічника керівника підприємства здійснює безпосередньо керівник підприємства. Основними показниками при оцінюванні роботи помічника керівника підприємства є своєчасність, якість та повнота виконання ним своїх посадових обов'язків, а також відповідних наказів, розпоряджень, доручень та вказівок керівника підприємства, дотримання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства зі свого напрямку діяльності.

 

5. Повинен знати

Помічник керівника підприємства повинен знати:

5.1. Конституцію України, чинне законодавство України щодо відповідних сфер діяльності;

5.2. постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи стосовно діяльності підприємства та ведення діловодства;

5.3. політику і цілі діяльності підприємства;

5.4. організаційну, виробничу й соціальну структуру підприємства;

5.5. основи економіки, організації праці, виробництва;

5.6. правила користування комп’ютерною й офісною технікою, відповідні прикладні програмні засоби;

5.7. технічні засоби передавання, реєстрації та оброблення інформації;

5.8. правила, норми і етикет організації проведення ділових заходів, зустрічей, прийомів, нарад тощо;

5.9. основи етики професійних взаємовідносин;

5.10. основи адміністративного права, законодавства про працю, або іншого спеціалізованого законодавства, а також встановленні стандарти, норми, правила, методики, процедури тощо, що стосуються окремих видів (спеціалізації) допомоги керівнику підприємства (у випадку спеціалізації помічника на окремих додаткових видах діяльності поза рамками здійснення функцій з адміністративної підтримки діяльності керівника підприємства);

5.11. державну мову;

5.12. інструкцію з діловодства на підприємстві, правила ведення встановленої документації та подання звітності;

5.13. правила і норми охорони праці, пожежної безпеки.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Перший (бакалаврський) рівень або початковий рівень (короткий цикл) вищої освіти відповідного напряму підготовки (галузі знань). Стаж роботи за спеціальністю для молодшого спеціаліста (молодшого бакалавра) - не менше 1 року, бакалавра - без вимог до стажу роботи.

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

Для виконання обов'язків та реалізації своїх прав помічник керівника підприємства взаємодіє із:

7.1. іншими працівниками апарату управління підприємством з питань, що пов'язані з виконанням своїх посадових обов'язків;

7.2. керівниками або відповідними працівниками структурних підрозділів підприємства з питань, що пов'язані з необхідністю отримання від них потрібної інформації, контролю виконання ними окремих доручень, організації нарад тощо;

7.3. представниками інших підприємств, установ, організацій з питань узгодження та/або організації зустрічей, переговорів, відвідувань тощо;

7.4. представниками транспортних організацій та організацій у сфері готельного господарства з питань організації і здійснення службових відряджень;

7.5. представниками інших підприємств, установ, організації у межах компетенції з питань, що представляють спільний інтерес для них і підприємства або у зв'язку з відповідними повноваженнями зазначених організацій.