Посадова інструкція менеджера з персоналу (який є відповідальним за ведення військового обліку)

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

менеджера з персоналу

(Код КП - 1477.1)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність менеджера з персоналу.

1.2. Мета роботи менеджера з персоналу — робота з працівниками (далі — персонал) відповідно до цілей і стратегії підприємства.

Менеджер з персоналу:

1.3. Призначається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства.

1.4. Безпосередньо підпорядковується директору підприємства.

1.5. У роботі керується законодавством України, локальними документами підприємства, правилами внутрішнього трудового розпорядку, положенням про комерційну таємницю, порядком обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів, іншими організаційно-розпорядчими документами підприємства та цією посадовою інструкцією.

1.6. Очолює Службу персоналу.

1.7. За відсутності менеджера з персоналу (хвороба, відпустка, відрядження тощо) його обов’язки виконує (вказати назву посади) або інший працівник призначений у порядку, передбаченому законодавством.

 

2. Завдання та обов’язки

2.1. Підбирає персонал на підприємство відповідно до цілей розвитку, виробничої програми та кадрової політики підприємства.

2.2. Визначає вимоги до компетенцій персоналу відповідно до посадових, робочих інструкцій, кваліфікаційних характеристик професій.

2.3. Аналізує кадровий потенціал підприємства відповідно до структури управління (вище керівництво, керівники структурних підрозділів, працівники).

2.4. Оцінює кадровий потенціал підприємства, визначає рівень відповідності персоналу вимогам посади/робочого місця.

2.5. Організовує дослідження з використання кадрового потенціалу на основі:

●                    укомплектованості кадрового складу, його структури у цілому та окремих професійних груп (керівників, професіоналів, фахівців тощо);

●                    якісного складу персоналу відповідно до рівня та напряму освіти, спеціальності/професії, посади/робочого місця;

●                    показників плинності кадрів;

●                    використання робочого часу, навантаження і трудомісткості робіт відповідно до посадових/робочих інструкцій персоналу за певний період часу.

2.6. Подає керівництву пропозиції щодо розстановки персоналу, визначення дільниць, структурних підрозділів із надлишком або дефіцитом працівників, чисельності працівників за певними професійними групами, внесення змін та доповнень до посадових та робочих інструкцій, положень про структурні підрозділи, змін до порядку службових взаємовідносин за посадою тощо.

2.7. Бере участь у розробленні бізнес-планів у частині забезпечення персоналом, мотивації праці з урахуванням програм розвитку підприємства, упровадження нової техніки і технологій.

2.8. Вивчає ринок праці з метою визначення можливих джерел забезпечення підприємства персоналом.

2.9. Організовує роботу щодо працевлаштування, звільнення або переведення персоналу.

2.10. Організовує ведення, облік, зберігання особових справ, трудових книжок персоналу, підготовку графіків відпусток, документів, необхідних для призначення пенсійного забезпечення, а також видачу службових посвідчень тощо.

2.11. Консультує вище керівництво та керівників структурних підрозділів з питань управління персоналом.

2.12. Очолює роботу з організації навчання, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу, а також із мотивації та ділової кар’єри.

2.13. Керує оперативними й адміністративними процедурами управління персоналом та впроваджує відповідні методичні й нормативні розробки.

2.14. Контролює виконання керівниками структурних підрозділів постанов, наказів та розпоряджень із питань роботи з персоналом.

2.15. Бере участь у плануванні соціального розвитку персоналу, у вирішенні трудових спорів та конфліктів.

2.16. Забезпечує дотримання стандартів підприємства і законодавства в частині прав  персоналу, забезпечення рівних можливостей у сфері праці, здоров’я та безпеки, а також інших, пов’язаних з ними проблем.

2.17. Організовує створення та ведення банку даних персоналу, стандартизації та уніфікації кадрової документації, застосування засобів обчислювальної, оргтехніки, комунікацій та зв’язку.

2.18.Організовує табельний облік, складання і виконання графіків відпусток, контролює стан трудової дисципліни і дотримання персоналом правил внутрішнього трудового розпорядку.

2.19. Веде персональний військовий облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що працюють на підприємстві, за списками персонального військового обліку (в електронних та паперових формах) та на підставі даних паспорта громадянина України та військово-облікових документів (військово-обліковий документ, форма якого затверджена постановою КМУ «Про затвердження Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа» від 16.05.2024 № 559, посвідчення про приписку до призовної дільниці, військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного).

2.20. З метою ведення персонального військового обліку:

— роздруковує Правила військового обліку, вивішує їх на видному місці в загальнодоступних приміщеннях підприємства, розміщує на корпоративному сайті та контролює виконання їх вимог призовниками, військовозобов’язаними та резервістами;

— допомагає інспектору з кадрів проводити перевірку у громадян України під час прийняття на роботу наявності військово-облікового документа (в електронній формі або в паперовій формі) та відповідності відомостей, зазначених у такому документі, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, на основі військовооблікового документа в електронній формі, сформованого засобами Державного вебпорталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони (далі — Портал) або засобами Порталу Дія, зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія), не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу (навчання), крім військовозобов’язаних та резервістів СБУ, розвідувальних органів, стосовно яких перевірка відповідності відомостей, зазначених у військово-обліковому документі в паперовій формі, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, не здійснюється, а також факт взяття громадян на військовий облік у ТЦК та СП (прийняття на роботу без цього не допускається);

— подає до ТЦК та СП повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу (навчання), звільнення з роботи, завершення навчання (відрахування із закладу освіти);

— надає до ТЦК та СП на їх вимогу відомості про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на персональному військовому обліку;

— доводить до призовників, військовозобов’язаних та резервістів Правила військового обліку під особистий підпис під час прийняття на роботу;

— проводить роз’яснювальну роботу серед призовників, військовозобов’язаних та резервістів щодо виконання ними Правил військового обліку;

— взаємодіє з ТЦК та СП щодо строків та способів звіряння даних списків персонального військового обліку, внесення відповідних змін до них, а також щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК та СП;

-                      проводить періодичне звіряння даних списків (не рідше одного разу на рік) персонального військового обліку із відомостями у військово-облікових документах призовників, військовозобов’язаних та резервістів, сформованих засобами Порталу або засобами Порталу Дія на дату звіряння, або із відомостями, що зазначені у військово-облікових документах в паперовій формі. Не рідше одного разу на рік проводиться звіряння даних списків персонального військового обліку з обліковими відомостями (документами) відповідних районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів

— вносить у п’ятиденний строк з дня подання відповідних документів (відображення в електронній формі інформації, що міститься у таких документах, які можуть пред’являтися (надаватися) з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія) зміни до списків персонального військового обліку щодо прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон, адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади, а також надсилає щомісяця до 5 числа до ТЦК та СП повідомлення про зміну таких облікових даних;

— інформує ТЦК та СП про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які порушують Правила військового обліку;

— веде та зберігає журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку;

— вносить відмітку «Виключено з військового обліку за віком» у 18 графі списків персонального військового обліку у разі досягнення граничного віку перебування у запасі для військовозобов’язаних та резервістів;

— вносить відмітку «Звільнено з роботи, завершено навчання (відраховано)» у 18 графі списків персонального військового обліку у разі звільнення з роботи завершення навчання або відрахування із закладу освіти військовозобов’язаного, резервіста. У разі увільнення від роботи у зв’язку з призовом (прийняттям) їх на військову службу під час дії особливого періоду, робить відмітку “Військовослужбовець з «_____» ______________.

2.21. Складає списки персонального військового обліку.

2.22. Вносить інформацію про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів до відомості оперативного обліку зазначених категорій (в електронній та паперовій формі), яку зберігає разом із списками персонального військового обліку.

2.23. Під час складання та ведення списків персонального військового обліку забезпечує:

— облік осіб, які проходять службу у військовому резерві, як військовозобов’язаних, яким видано мобілізаційні розпорядження;

— внесення до списків, а також до відомості оперативного обліку у п’ятиденний строк інформації про прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних або резервістів, їх звільнення з роботи, а також про зміну облікових даних;

— збереження у списках до кінця поточного року відомостей щодо осіб, виключених з персонального військового обліку (звільнених з роботи, таких, що завершили навчання (відрахованих із закладу освіти), а також увільнених від роботи у зв’язку з призовом (прийняттям) їх на військову службу під час дії особливого періоду), зберігаються у списках персонального військового обліку до кінця поточного року з відображенням відповідної інформації про їх чисельність у відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Та призовників, військовозобов’язаних та резервістів, з якими призупинено дію трудового договору відповідно до статті 13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», залишає у списках персонального військового обліку.

2.24. Формує:

— списки у справу, які зберігаються разом із копіями військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— окрему справу, у якій зберігає копії військово-облікових документів громадян, які були виключені (зняті) з військового обліку районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, органами СБУ, відповідними підрозділами розвідувальних органів, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі.

2.25. Підписує сам, а також подає на підпис директору підприємства списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів щороку до 25 січня (станом на 1 січня).

2.26. Реєструє списки персонального військового обліку, а також відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів у відділі діловодства підприємства.

2.27. Повідомляє ТЦК та СП про призначення або звільнення (увільнення) керівників та інших працівників підприємства, відповідальних за організацію та ведення військового обліку, у семиденний строк з дати видання наказу про призначення, звільнення (увільнення) зазначених осіб.

2.28. Подає на затвердження директору підприємства графіки звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з відповідними військово-обліковими документами, а також здійснює зазначене звіряння згідно з графіками, зокрема:

— під час звіряння перевіряє наявність та стан військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

2.29. Звіряє дані списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємстві обліковими відомостями (документами), які зберігаються у відповідних районних (міських) територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, на території відповідальності яких вони перебувають, органах СБУ, відповідних підрозділах розвідувальних органів, здійснюється згідно з графіком звіряння, затвердженим розпорядженням голови відповідної районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації (військової адміністрації), міського голови. Державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації, які не включені до такого графіка, проводять звіряння у строки, погоджені з відповідним районним (міським) територіальним центром комплектування та соціальної підтримки, органом СБУ, відповідним підрозділом розвідувального органу. Проводить звіряння даних списків персонального військового обліку з обліковими відомостями (документами), які зберігаються у районних (міських) територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, засобами Порталу Дія у спосіб, визначений 4 додатком 28¹ , або через кабінет персонального обліку, а у разі відсутності технічної можливості — особисто подають списки персонального військового обліку (зокрема копії військово-облікових документів) згідно з графіком звірянь або в узгоджені строки до районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки в межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці. З органами СБУ, відповідними підрозділами розвідувальних органів звіряння даних списків персонального військового обліку з обліковими відомостями (документами) здійснюється шляхом надсилання засобами поштового зв’язку рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення у двох примірниках витягів із списків персонального військового обліку і копій військово-облікових документів— на території відповідальності якого воно перебуває, для чого у визначені графіком звіряння строки прибуває до зазначеного ТЦК та СП;

— що розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, здійснюється у строки, погоджені з відповідними районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, але не пізніше 1 грудня поточного року. Звіряння даних списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють (навчаються), з обліковими відомостями (документами), які зберігаються у районних (міських) територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, що розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, здійснюється засобами Порталу Дія у спосіб, визначений додатком 28¹, або через кабінет персонального обліку, а в разі відсутності технічної можливості — шляхом надсилання у двох примірниках витягів із списків персонального військового обліку, а також копій військово-облікових документів до таких районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.

2.30. Вносить результати звіряння до журналу обліку результатів перевірок стану військового обліку (після проведення звіряння і отримання (повернення) від ТЦК та СП одного примірника витягу із списків персонального військового обліку з відміткою про звіряння з підписом посадової особи, яка здійснила звіряння та гербової печаткою).

2.31. У разі надходжень на підприємство розпоряджень ТЦК та СП щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик:

— готує проєкт наказу про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— після підписання зазначеного наказу забезпечує його доведення до відома відповідних осіб під особистий підпис, а в разі виконання такими особами дистанційної, надомної роботи, у період їх тимчасової непрацездатності, перебування у відпустці або у відрядженні — рекомендованим поштовим відправленням, поштовим відправленням з оголошеною цінністю з описом вкладення у частині, що стосується їх прибуття до ТЦК та СП у визначені ним строки;

— надсилає до ТЦК та СП копію зазначеного наказу та підтвердну інформацію або документи про здійснення оповіщення в триденний строк;

— забезпечує в межах компетенції вручення призовникам, військовозобов’язаним та резервістам повістки про явку за викликом до ТЦК та СП (за наявністю);

— готує письмове повідомлення до ТЦК та СП з наданням витягів з наказів про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які тимчасово непрацездатні, (перебувають у відпустці, у відрядженні тощо) та направляє його до ТЦК та СП;

— контролює за результатами оповіщення та прибуттям призовників, військовозобов’язаних та резервістів до ТЦК та СП.

2.32. Готує проєкт повідомлення про жінок, які працюють на підприємстві та які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю і не перебувають на військовому обліку в ТЦК та СП, та направляє його до ТЦК та СП.

2.33. Бере участь в усуненні виявлених недоліків ТЦК та СП під час проведення перевірки стану військового обліку підприємства, а також готує відповідну інформацію для директора підприємства.

2.34. Забезпечує складання звітності з обліку персоналу та роботи з ним.

 

3. Права

Має право:

3.1. Отримувати від структурних підрозділів підприємства матеріали та інформацію, необхідні для виконання посадових обов’язків.

3.2. Давати підлеглим доручення і завдання, вимагати їх виконання.

3.3. Візувати документи, подавати клопотання керівництву підприємства про сприяння у виконанні посадових обов’язків.

3.4. Брати участь у підготовці організаційно-розпорядчих документів підприємства щодо розвитку персоналу.

3.5. Представляти інтереси підприємства у відносинах зі сторонніми підприємствами з питань, що належать до його компетенції.

3.6. Оцінювати роботу підлеглих, подавати пропозиції керівництву підприємства щодо їх заохочення або накладення стягнень, відповідно до встановленого порядку.

 

4. Відповідальність

Може бути притягнутий до відповідальності за:

4.1. Неналежне виконання посадових обов’язків, передбачених посадовою інструкцією.

4.2. Розголошення комерційної таємниці, персональних даних, які довірено або стали відомі у зв’язку з виконанням посадових обов’язків.

4.3. Недостовірну інформацію про виконання робіт з управління персоналом.

4.4. Невиконання наказів і розпоряджень директора підприємства.

 

5. Повинен знати

5.1. Законодавчі та нормативно-правові акти, методичні матеріали, які регламентують діяльність підприємства з управління персоналом.

5.2. Цілі, стратегію розвитку та бізнес-план підприємства.

5.3. Трудове законодавство.

5.4. Основи ринкової економіки, підприємництва та ведення бізнесу.

5.5. Кон’юнктуру ринку праці та освітніх послуг.

5.6. Методику планування і прогнозування потреби у персоналі.

5.7. Методи аналізу кількісного та якісного складу персоналу.

5.8. Сучасні концепції управління персоналом.

5.9. Основи технології виробництва та перспективи розвитку, структуру управління та кадровий склад підприємства.

5.10. Сучасні методи управління персоналом, стандарти та уніфіковані форми кадрової документації.

5.11. Основи соціології та психології праці.

5.12. Правила ділового етикету та спілкування.

5.13. Методи оброблення інформації із застосуванням сучасних технічних засобів комунікацій та зв’язку, обчислювальної техніки.

5.14. Правила та норми охорони праці, пожежної безпеки та виробничої санітарії.

5.15. Нормативно-правові акти, що стосуються ведення військового обліку, а також норми КЗпП.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

На посаду менеджера з персоналу призначають особу, яка має вищу освіту другого (магістерського) рівня за напрямом «Управління та адміністрування», стаж роботи за фахом — не менше 2 років та післядипломну освіту за спеціальністю «Менеджмент». Підвищення кваліфікації з військового обліку не рідше одного разу на п’ять років.

 

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою

7.1. Взаємодія з керівниками структурних підрозділів, працівниками відділу кадрів, іншими службами підприємства.

7.2. Взаємодіє з представниками ТЦК та СП — з питань військового обліку, що належать до його компетенції.