ТОП 7 помилок при заповненні табеля обліку робочого часу: як уникнути штрафу

Чи впевнені ви, що ваш табель обліку робочого часу відповідає вимогам законодавства? Навіть невеликі помилки можуть призвести недоплат або порушення прав працівників що з рештою вестиме до штрафів. У цьому мінікурсі ми розглянемо ключові помилки, яких слід уникати, щоб убезпечити своє підприємство.

 

Хто зобов’язаний вести табель обліку робочого часу

Усі роботодавці, які використовують найману працю, зобов’язані вести табель обліку робочого часу – незалежно від форми власності та кількості працівників, у тому числі й фізичні особи-підприємці. Цей обов’язок прямо передбачений у ст. 30 Закону України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці». Табель відображає фактично відпрацьований час та слугує підставою для нарахування зарплати.

Тож хоч ми й говоримо про 7 помилок під час заповнення табеля, не можемо не згадати й про таку помилку, як власне не ведення табеля.

 

Відповідальність за помилки у табелі

Як свого часу наголошувало Головне управління Держпраці у Львівській обл., роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи й бухгалтерський облік витрат на оплату праці. Така вимога встановлена ст. 30 Закону про оплату праці, і це перевіряє Держпраці.

Проте у табелі часто припускаються помилок, які можуть дорого коштувати підприємству – від недонарахування зарплати до штрафів Держпраці.

За порушення обліку робочого часу передбачені штрафи як для роботодавців, так і для відповідальних осіб. Наприклад, неведення або неналежне ведення обліку кваліфікують як порушення інших вимог трудового законодавства за ст. 265 Кодексу законів про працю України. Штраф за таке порушення – одна мінімальна зарплата за кожен випадок, а за повторне порушення – дві мінімальні зарплати.

Відеокурси, курси-професії, відео з підсумками тижня – і це все в одному місці! Завітайте до розділу Відео, щоб першими подивитися свіженький відеоконтент!

Проте, у період воєнного стану штрафу можна уникнути, якщо в повному обсязі усунути порушення у строки, визначені приписом Держпраці.

 

Поширені помилки під час заповнення табеля обліку використання робочого часу

Далі розглянемо сім поширеніших помилок при заповненні табеля та способи їх уникнення.

 

Помилка 1. Відсутність положення про табельний облік

Однією з помилок є відсутність положення про табельний облік. Це часто пов’язано з тим, що роботодавці вважають достатнім просто заповнювати табель за типовою формою П-5. Однак законодавство не зобов’язує використовувати саме цю форму – вона лише рекомендаційна. Підприємство має право розробити власний зразок табеля та визначити правила його ведення з урахуванням особливостей підприємства. І тут без внутрішнього положення про табельний облік не обійтися. Відсутність положення не тягне за собою автоматичного накладення штрафу, проте створює хаос: незрозуміло, хто відповідає за ведення табеля, у які строки його подавати до бухгалтерії, як виправляти помилки та оформлювати коригуючі табелі. У результаті зростає ризик неправильного обліку робочого часу та нарахування зарплати, що може обернутися штрафом.

 

Помилка 2. Заповнення табеля без підтверджуючих документів

Ще одна типова помилка – заповнення табеля без підтверджуючих документів. Табель має вестися виключно на підставі належним чином оформлених наказів, лікарняних, довідок тощо. Якщо працівник відсутній, а документального підтвердження немає, не варто покладатися на усні пояснення працівника чи «довіряти на слово».

У таких випадках у табелі проставляють код НЗ – «неявка з нез’ясованих причин». Після отримання підтвердних документів формують коригуючий табель – окремий документ, де зазначають дату складання та період, що підлягає виправленню. Він стає підставою для перерахунку зарплати та допомагає уникнути наступної поширеної помилки – підчистки та виправлення у самому табелі, які категорично заборонені.

 

Помилка 3. Виправлення або закреслення у табелі

При роботі з табелем не можна робити підчистки, виправлення або закреслення. Правильний порядок внесення виправлень доцільно закріпити у Положенні про табельний облік, адже нормативно така процедура не визначена. Це ще один аргумент на користь наявності Положення про табельний облік на підприємстві.

Наприклад, працівник перебуває у щорічній основній відпустці з 18 по 31 серпня. За три дні до закінчення відпустки він захворів і надав листок непрацездатності після закриття табеля. Дні хвороби не включаються у відпустку, а сама відпустка переноситься або продовжується на кількість календарних днів, що дорівнює тривалості хвороби. Прийнято рішення про продовження відпустки. Тож працівник має вийти на роботу четвертого вересня. Відповідальна особа готує коригуючий табель за період із двадцять дев’ятого по тридцять перше серпня, змінюючи код «08» або «В» на код 26 або ТН – «оплачувана тимчасова непрацездатність», і передає документ до бухгалтерії. При цьому попередній табель зберігається.

 

Помилка 4. Некоректне табелювання мобілізованих працівників

Наступна актуальна помилка у період воєнного стану – некоректне табелювання мобілізованих працівників, коли їх відсутність відображають як робочі години та продовжують нараховувати зарплату. Згідно зі ст. 119 Кодексу законів про працю України, за мобілізованим працівником зберігаються місце роботи та посада, але не середній заробіток. До отримання підтвердних документів відсутність працівника в табелі слід позначати кодом «НЗ» – неявка з нез’ясованих причин. Після надання документів видають наказ про увільнення через мобілізацію та формують коригуючий табель, замінюючи код «НЗ» на «ІН» – інші види неявок, що передбачені законодавством.

 

Помилка 5. Днем звільнення (не) є останній робочий день

Ще одна поширена помилка – некоректне визначення останнього дня роботи працівника. Згідно з Інструкцією № 58, днем звільнення вважається останній робочий день, зазначений у наказі. Якщо в наказі зазначено дату звільнення, наприклад, 4 вересня, останнім робочим днем працівника буде саме 4 вересня, а з 5 вересня трудові відносини між ним і роботодавцем припиняються. В окремих випадках, наприклад при звільненні через смерть або прогул, останнім робочим днем вважається фактичний останній день роботи або дата смерті, незалежно від дати видання наказу.

Якщо працівник відсутній понад чотири місяці, днем звільнення вважається дата наказу, але видати його можна не раніше ніж через чотири місяці від першого дня неявки без відомостей.

 

Помилка 6. Щорічна основна відпустка у табелі – усі календарні дні з урахуванням особливостей воєнного стану

Ще одна помилка – відмічати у табелі щорічну основну відпустку лише за робочі дні.

Насправді код «В» або «08» ставиться за всі календарні дні відпустки, адже її тривалість визначається саме в календарних днях. При цьому, святкові дні під час відпустки не враховуються у мирний час, але у воєнний час вони вважаються звичайними робочими або вихідними днями, залежно від графіка роботи. Тож і під час щорічної основної відпустки святкові дні слід помічати як дні відпустки.

Схожа ситуація до речі й щодо часу тимчасової непрацездатності та періоду відпустки по вагітності та пологах.

 

Помилка 7. Облік робочого часу за основним місцем роботи та сумісництвом ведемо окремо

Ще один момент, де часто трапляються помилки при заповненні табеля, коли в одному рядку обліковують і основне місце роботи, і сумісництво.

Сумісників (внутрішніх та зовнішніх) завжди обліковуйте окремим рядком. Тож якщо працівник працює у вас як внутрішній сумісник слід заповнювати два окремі рядки:

• окремо для обліку за основним місцем роботи;
• окремо – для роботи за сумісництвом.

 

Висновки

1. Табель – ключовий документ для правильного нарахування зарплати, доплат і надбавок, який зобов’язані використовувати всі роботодавці.
2. Форму табеля, умови та порядок його ведення краще розробляти під своє підприємство та закріпити у Положенні про табельний облік.
3. Табель слід заповнювати лише на підставі підтвердних документів, а всі зміни оформлювати коригуючим табелем, без закреслень та ручних виправлень.
4. Правильне визначення останнього дня роботи працівника впливає на нарахування зарплати та виплату компенсації за невикористану відпустку.
5. Щорічна основна відпустка у табелі відображається за всі календарні дні, у період воєнного стану – з урахуванням святкових та неробочих днів.
6. Облік робочого часу за основним місцем роботи та сумісництвом ведеться окремо.
7. За порушення обліку робочого часу передбачені штрафи, уникнути яких можна, усунувши виявлені порушення у встановлені строки.

 

Шаблони та зразки документів:

Табель обліку використання робочого часу

Положення про облік робочого часу

 

Довідник кадровика:

Відмітки у табелі

 

Статті на тему:

Табель обліку використання робочого часу: важливі акценти для 2025 року

Положення про оплату праці: розробити та затвердити

Електронний документообіг для кадровика

Відпустки без збереження зарплати: табелюємо правильно